Quelle version choisir entre SharePoint 2019 et SharePoint Online ?

Rappel historique sur SharePoint

SharePoint est un système professionnel de gestion de contenus (un ECM) et d’automatisation des processus métiers et documentaires lancé par Microsoft en 2001.

Il peut stocker différents types de contenu : documents, listes, images et vidéos. Il permet aux utilisateurs de collaborer, de rechercher et de partager du contenu entre eux. Il peut également utiliser des formulaires InfoPath ou HTML pour recueillir des informations auprès des employés.

À l’origine, Microsoft ne proposait SharePoint qu’en version sur site. En 2013, Microsoft a lancé une seconde version, entièrement cloud : SharePoint Online.

Au fur et à mesure de l’évolution de son ECM, Microsoft a remplacé certains composants importants de SharePoint par des services en ligne. Par exemple, Power Apps a remplacé InfoPath, Power BI a remplacé PerformancePoint et Power Automate a remplacé SharePoint Workflows.

Mais même si Microsoft a remplacé certaines briques de SharePoint, il propose toujours deux versions : SharePoint 2019 et SharePoint Online pour Microsoft 365.

Différences entre SharePoint 2019 et SharePoint Online

En tant que logiciel sur site, SharePoint 2019 diffère de SharePoint Online sur plusieurs points. Ces différences devraient déterminer la version de SharePoint qui répond le mieux à vos besoins.

Configuration requise et infrastructure

La mise en œuvre de SharePoint 2019 nécessite d’installer et de gérer une ferme de serveurs SharePoint, y compris des front-end Web, des bases SQL et des serveurs d’applications. Les organisations peuvent avoir besoin de plus de serveurs si elles ont besoin d’une redondance de base SQL et/ou d’autres services SharePoint.

À l’inverse, SharePoint Online ne nécessite aucun serveur ni hardware, Microsoft héberge le logiciel dans ses centres de données pour ses clients. La principale exigence technique de SharePoint Online est d’avoir un navigateur qui supporte HTML5.

Maintenance et montées de version

Un service IT peut trouver qu’héberger SharePoint 2019 sur une infrastructure propre, par exemple sur site ou dans un centre de données en colocation, représente une charge de travail trop importante, car nombre de ses composants nécessitent une maintenance et une assistance. Par exemple, les serveurs d’applications et de bases de données ont souvent besoin de correctifs et de mises à jour. Bien que l’IT puisse effectuer certains correctifs avec facilité, il doit garantir des sauvegardes système adéquates et un accès au support Microsoft en cas de besoin.

De plus, les fonctionnalités sont disponibles sur SharePoint Online avant de sortir dans la version sur site, ce qui peut laisser les utilisateurs sur site à la traîne en termes de nouveautés.

Les utilisateurs de SharePoint Online n’ont pas à se soucier de la maintenance (patch, mises à jour, montées de version). Mais en contrepartie Microsoft gère et programme ces actions à sa guise, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité avec les personnalisations faites par les clients.

Sécurité des données

La sécurisation des données de SharePoint est une préoccupation majeure pour toute organisation, qu’elle ait une plateforme en interne ou dans le cloud de Microsoft.

Les clients de SharePoint 2019 peuvent mettre en place des restrictions qui isolent totalement le système de l’extérieur. Les organisations ayant une version sur site de l’ECM de Microsoft ont une grande flexibilité dans le choix de leurs solutions de sécurisation (logicielles, matérielles, ou les deux).

SharePoint Online étant un outil SaaS, Microsoft exige que l’utilisateur s’authentifie pour accéder aux données. Cette version bénéficie de nombreuses fonctions de sécurité cloud de Microsoft, par exemple la protection contre les menaces avancées (ATP) et Azure Active Directory (AD). ATP peut détecter les anomalies de connexion en fonction de l’emplacement de l’utilisateur, et Azure AD Premium peut générer des rapports qui identifient les mauvais acteurs potentiels.

Modes de tarification

SharePoint 2019 et SharePoint Online ont des modèles économiques très différents, ce qui est souvent un facteur décisif pour les acheteurs.

SharePoint 2019 est commercialisé sous forme de licences (investissement de type Capex).

SharePoint Online est commercialisé « à l’usage » (« as a service »), en clair : sur abonnement. Le prix de l’abonnement mensuel (dépense de type Opex) dépend du type du « plan » et du nombre d’utilisateurs. La barrière à l’entrée est donc grandement diminuée par rapport à l’achat de plusieurs licences Sharepoint, même si le coût à long terme est à évaluer.

Comment choisir la bonne version de SharePoint

Avant d’acheter une version de SharePoint, il faut tenir compte de plusieurs facteurs clés comme les besoins de personnalisation et de conformité, le budget et les investissements d’infrastructure existants.

SharePoint 2019 ou une version ultérieure peut aider les organisations qui :

• doivent prendre en charge des applications qui ne peuvent pas s’exécuter dans des environnements cloud ;
• doivent se conformer à des exigences de conformité qui imposent à leurs bases de données de résider sur des réseaux privés ;
• veulent posséder leurs propres licences ;
• prévoient d’utiliser les investissements existants en matière d’infrastructure ;
• ont besoin d’avoir un haut degré de contrôles et de personnalisation de l’ECM.

SharePoint Online peut convenir aux organisations qui :

• veulent éviter de gérer des environnements sur site ;
• ont des contraintes qui les obligent à adopter un modèle d’abonnement ;
• prévoient de regrouper SharePoint avec d’autres abonnements à Microsoft 365 ;
• veulent intégrer SharePoint à d’autres services, comme Power Apps ;
• manquent de compétences en gestion de SharePoint et de bases SQL ;
• ont besoin d’accéder aux dernières fonctionnalités dès que Microsoft les sort ;
• utilisent déjà des outils de stockage et de synchronisation de fichiers en ligne.

En plus de SharePoint 2019 et de SharePoint Online, il existe une troisième possibilité : un mélange des deux, dans une approche hybride qui combine le meilleur des deux mondes en fonction du type de données à gérer (criticité, etc.).