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Quel ERP pour quels besoins ? Neuf cas d'usage typiques
Choisir le bon ERP nécessite la prise en compte d'un ensemble important de facteurs qui vont de la taille de l'entreprise cliente aux objectifs métiers visés. Il existe néanmoins des « profils types ». Voici neuf cas d'utilisation qui peuvent vous aider à simplifier votre sélection et votre décision d'achat.
La première étape du processus de sélection d'un ERP consiste à déterminer si l'entreprise... a réellement besoin d'un ERP. Si elle est confrontée à des problèmes d'incohérences entre ses données et ses systèmes, de problèmes de communication entre ses départements, d'inefficacité opérationnelle et de retards, la mise en œuvre d'un ERP constitue certainement une bonne solution.
La deuxième étape consiste à choisir le bon type d'ERP.
Or les solutions ERP sont extrêmement variées. Elles offrent presque toutes des niveaux de personnalisation poussée. Les entreprises bénéficient donc d'une grande flexibilité dans les options qu'elles ont à disposition, mais cette flexibilité et cette diversité rendent la décision d'achat d'autant difficile.
Pour simplifier ce choix, sachez néanmoins qu'il existe des profils types qui ont des besoins types. En voici neuf qui vous correspondront peut-être. Vous pourrez ensuite creuser plus en profondeur les ERPs qui sont le plus à même de répondre à votre profil.
1. Une petite entreprise veut les bénéfices d'un ERP, mais pas les coûts initiaux
Une petite entreprise (ou une filiale) veut améliorer ses processus métiers, éliminer les coûts liés aux incohérences entre données issues de plusieurs systèmes et améliorer son efficacité opérationnelle.
L'entreprise choisira avantageusement un ERP cloud. Cette option lui permettra de remplacer ses systèmes en évitant de faire de nouveaux investissements en matériel et en licences. Le fournisseur cloud gère le matériel et le logiciel que l'entreprise (ou la filiale) payera sous forme d'abonnement mensuel.
2. Une entreprise industrielle veut un ERP adapté à ses besoins spécifiques
Une entreprise d'un secteur industriel hautement spécialisé - par exemple, l'agroalimentaire - recherchera un ERP adapté à ses besoins et à ses contraintes métiers spécifiques.
L'entreprise choisira donc un ERP spécialement conçu - voire labellisé - pour son secteur d'activité. Ce type d'ERP permet à l'entreprise de gagner du temps en évitant d'avoir à personnaliser l'ERP à son environnement opérationnel. Il lui fournit également des « bonnes pratiques » éprouvées. Ce choix d'ERP spécialisé sera certainement le meilleur possible dans ce contexte.
3. Les grandes entreprises veulent intégrer de nouvelles filiales et de nouveaux bureaux
Une grande entreprise dispose déjà d'un système ERP sur site pour ses propres processus internes. Mais elle aura aussi besoin d'un moyen rapide d'intégrer de nouveaux bureaux un peu partout dans le monde ou des filiales nouvellement acquises.
L'entreprise pourra utiliser une approche ERP « duale » (dite « two-tier ») avec d'un côté une version cloud de son ERP historique sur site - ou un ERP SaaS d'un autre fournisseur compatible avec son existant - et de l'autre son ERP historique. L'ERP cloud devra pouvoir être adapté localement (localisé) pour les différents sites et les nouvelles activités dans différents pays. Ces nouveaux marchés et ces nouveaux bureaux peuvent démarrer sur le cloud, ce qui donne à la société mère le temps pour les intégrer à son ERP sur site. Si l'articulation entre le cloud et le sur site se passe bien, elle peut décider de garder cette structure duale. Elle peut aussi décider de transférer à terme ses filiales/bureaux dans son ERP sur site. Ou, plus radicale, de migrer elle vers la version cloud de l'ERP de ses filiales.
4. L'industrie manufacturière veut rationaliser ses opérations et ses coûts
Un manufacturier a besoin d'intégrer ses process de fabrication. L'entreprise veut également se débarrasser des incohérences des données et des coûts de licence liés à des systèmes disparates souvent utilisés par les différentes fonctions.
Ce type d'entreprise pourra commencer par un ERP spécialisé dans la planification des besoins en matériel qui peut résoudre les problèmes de suivi des commandes - en commençant par le passage et l'origination des commandes. L'entreprise peut alors commencer à traiter ces commandes, tout au long de la chaîne des opérations de fabrication, de distribution et de livraison, jusqu'à l'envoi de la commande et le paiement.
5. Les entreprises orientées clients veulent une solution orientée projet
Une entreprise qui réalise des projets pour ses clients a logiquement besoin d'un ERP qui peut suivre toutes les activités, les étapes et les ressources, ainsi que les coûts de chacun de ses projets. Ce type de système permettra en plus de prévoir les dépassements de coûts ou les pénuries de ressources.
Le meilleur choix d'ERP pour cette entreprise sera une solution avec une véritable visibilité de bout en bout des étapes de la réalisation du projet.
6. Les entreprises de services veulent une meilleure coordination et réduire les erreurs
Une entreprise de services veut mieux coordonner ses finances, ses ventes et ses opérations. Elle veut également réduire les erreurs et les dysfonctionnements opérationnels en s'assurant que tous utilisent les mêmes données.
Ce profil optera pour un ERP orienté services qui permet de suivre les engagements et d'enregistrer les activités, de gérer la consommation des ressources (humains et autres) et de contrôler les coûts au moment où ils sont générés.
7. Les grosses PME veulent améliorer l'analyse de leurs données
Une entreprise de taille moyenne souhaitera souvent optimiser son ERP pour améliorer ses analyses et son efficacité opérationnelle. Ce type d'entreprises pourra décider d'ajouter un module Business Intelligence à son ERP.
Elle souhaitera également raccourcir ses cycles de clôture financière et améliorer la qualité de sa comptabilité. Pour cela, elle voudra bénéficier d'outils de modélisation de scénarios financiers avancés et d'analyses d'évaluation des risques.
Ce profil d'entreprise aura tout intérêt à se tourner vers un ERP dotée de solides capacités de gestion financière.
8. Une petite PME a un CRM mais a besoin de plus de fonctionnalités
Une petite PME a souvent déjà mis en place un système de gestion de la relation client (CRM) pour ses ventes et son marketing, mais veut aller plus loin sur les fonctions comptables et la gestion des opérations.
La société sélectionnera un ERP centré sur les nouvelles fonctions qu'elle souhaite optimiser (principalement comptable donc) en prenant garde qu'il soit bien compatible avec son CRM.
9. Une société en croissance voudra un ERP flexible, évolutif et scalable
L'objectif de départ d'une entreprise est souvent de commencer avec un seul composant d'ERP, tel que le CRM ou la gestion du capital humain (HCM), pour répondre à son besoin prioritaire. Puis au fil de son évolution et de sa croissance, elle souhaitera souvent ajouter des modules fonctionnels au fur et à mesure de son expansion.
Certains ERP ont des modules individuels plus faciles à transformer à faire évoluer vers une suite ERP complète que d’autres. Pour cette raison, une société qui prévoit ou connait une forte croissance regardera soigneusement la flexibilité et l'évolutivité de la suite ERP complète qu'elle sélectionne, même si elle n'en prend qu'une brique et que toutes ses fonctions ne lui sont pas nécessaires dans l'immédiat.
Conclusion
Les différents cas d'utilisation des ERP sont complexes et la complexité augmente les risques de toute implémentation. Pour cette raison, avoir le bon partenaire métier ou le bon intégrateur pour vous aider dans l'implémentation de votre ERP est aussi important que de faire le bon choix d'ERP lui-même.
Étant donné le nombre d'options (cloud, sur site, hybride), de modules (CRM, HCM, Supply Chain, Compta, etc.), de fonctionnalités paramétrables, et de fournisseurs, il est facile de perdre de vue les objectifs initiaux de l'entreprise.
Il faudra donc vous efforcer de ne pas les oublier lors du choix, de vous assurer qu'il est fait pour et fonctionnera en adéquation avec vos besoins.
Ces différents points devraient aider votre projet ERP à réussir après la sélection de la solution.
