Quand faut-il changer d’ERP ? Quand faut-il le faire évoluer ?

Pourquoi faire évoluer un ERP ?

Revenons tout d’abord sur les signes et les problèmes qui montrent qu’il devient nécessaire d’envisager de moderniser un PGI. Dans cette checklist de raisons, on trouve couramment :

• Intégration limitée avec les systèmes tiers externes des partenaires et des fournisseurs. Par exemple, les utilisateurs doivent saisir manuellement les commandes, ce qui entraîne souvent des erreurs et une duplication des efforts.
• Problèmes de performance du système ERP. Les problèmes de performance peuvent créer de la frustration chez les employés et réduire la productivité.
• Pas d’application mobile. Le manque d’application mobile – ou tout du moins d’une version des écrans de l’ERP adaptée aux smartphones et aux tablettes – peut ralentir les opérations. Par exemple, en empêchant de faire un inventaire dans un entrepôt grâce à ces appareils.
• L’absence de verticaux. L’absence de fonctionnalités spécifiques spécialement conçues pour certains secteurs (l’hôtellerie, l’aérospatiale, la grande distribution n’ont pas les mêmes problématiques métiers) peut empêcher certaines organisations de gérer des processus cruciaux, comme la sécurité sanitaire des matières premières pour l’industrie agroalimentaire ou la planification proactive des besoins en matériaux pour les entreprises manufacturières.
• Difficulté à scaler. La conception initiale des applications de la suite ERP peut rendre difficiles leurs évolutions et leur passage à l’échelle pour supporter plus d’utilisateurs ou pour ingérer et gérer plus de données.
• Absence de support pour plusieurs filiales et plusieurs sites. L’incapacité à prendre en charge plusieurs sites, plusieurs entreprises ou plusieurs filiales peut entraver la croissance d’une organisation.

Les entreprises, qui rencontrent un ou plusieurs de ces problèmes, envisageront certainement de les résoudre et de passer à un ERP plus moderne. Mais la mise à niveau (upgrade) d’un PGI – c’est-à-dire faire évoluer un ERP – est un projet long et coûteux. Un changement – c’est-à-dire un remplacement – l’est encore plus.

Le processus de décision impliquera en tout cas plusieurs dirigeants et peut même nécessiter l’analyse extérieure de consultants. Quelques éléments de comparaison permettent néanmoins de se faire une idée de l’approche qui correspond le mieux à votre stratégie.

Quand faire évoluer son logiciel ERP ?

La mise à niveau d’un ERP vieillissant est probablement la meilleure solution pour de nombreuses entreprises. Cette option peut être plus adaptée que de remplacer un PGI quand le changement de versions ou l’ajout de modules fonctionnels (add-on) suffit à :

• Corriger les limitations principales de l’ERP. Par exemple, une nouvelle version d’un logiciel ERP peut inclure un module de gestion d’entrepôt qui manquait dans l’ancienne version et qui était devenu essentiel à la gestion opérationnelle quotidienne.
• Améliorer l’expérience utilisateur du PGI avec un nouveau design, de nouvelles interfaces, de nouveaux écrans, et une navigation plus facile.

Cette option est aussi valable quand un changement d’infrastructure (de serveurs ou un transfert vers le cloud) ou de la base de données sous-jacente résout les problèmes de performances. Le changement de version peut aussi permettre à l’ERP de fonctionner sur de nouveaux OS, nécessaires pour évoluer sur de nouvelles infrastructures.

On préféra également faire évoluer plutôt que de changer l’ERP quand :

• Remplacer un système ERP est trop coûteux pour le budget que vous avez décidé d’allouer au projet. Les licences des upgrades sont généralement moins chères que l’achat d’un système entier. Un projet de mise à niveau est également moins complexe qu’une migration complète vers un nouvel ERP, comme le SaaS, les mauvaises surprises moins probables et les dépassements moins importants.
• Le logiciel ERP actuel fonctionne bien, mais le support prend fin pour cette version. Un upgrade peut s’avérer nécessaire pour continuer à bénéficier de l’assistance technique de l’éditeur et éviter ainsi les problèmes (patch de sécurité, etc.). Les temps d’interruptions sont également souvent plus courts avec le support de la plateforme. À noter que dans le cas précis de la fin du support officiel, il existe une autre option : contracter un support tiers.

Quand changer d’ERP ?

Les étapes d’un changement d’ERP sont plus nombreuses. Mais dans certains cas, une simple mise à jour du PGI n’est pas suffisante pour résoudre les problèmes. Un remplacement, c’est-à-dire une migration complète, s’avère alors la seule solution envisageable.

Changer d’ERP est une bonne option quand :

• Un simple changement de version ne répond pas aux nouveaux besoins spécifiques du secteur. Les secteurs de la santé, de l’industrie pharmaceutique, des services et de l’alimentation, entre autres, ont besoin d’un logiciel ERP qui réponde à leurs contraintes opérationnelles et légales spécifiques. Par exemple, une entreprise de l’agroalimentaire peut avoir besoin d’un ERP qui gère les allergènes, les entrepôts et les stocks, le suivi des dates de péremption, la méthode FIFO (« premier entré, premier sorti »), la planification des besoins en matériel, le suivi de la conformité ou encore la traçabilité des aliments et de la sécurité.
• Une entreprise est devenue trop grande pour son logiciel ERP actuel. Une entreprise prospère peut avoir besoin d’outils de gestion d’entrepôt ou de marketing pour la première fois, ce qui nécessite un changement d’éditeur ou de gamme d’ERP chez un éditeur.
• Une entreprise est l’objet d’une acquisition ou participe à une fusion, et la nouvelle société mère possède déjà un logiciel ERP et souhaite uniformiser ses systèmes IT et applicatifs.

Dans le cadre d’une transformation digitale d’envergure, la volonté stratégique de créer des avantages concurrentiels en tirant parti de l’intelligence artificielle dans l’ERP est également un facteur déterminant pour le choix de la migration.