Office 365 : comment maîtriser ses coûts de licences

Un seul type de licence Office 365 ne convient pas à tous les profils

Il est naturel pour un administrateur de partir du présupposé que tout le monde a besoin d'une boite mail, de SharePoint, de Teams et de OneDrive. Il est donc tentant d'attribuer à tout le monde la même licence (SKU), une E1 ou une E3, mais c'est en vérité l'une des façons les plus courantes de gaspiller de l'argent.

Les différences de prix sont très significatives entre les plans Office 365. Vous pouvez payer aussi bien 4 $ (par mois et par utilisateur) pour l'offre F1 que 35 $ pour le plan E5.

C'est l'un des premiers domaines sur lequel les administrateurs devront donc se pencher. Ils pourront définir les exigences des utilisateurs vs. chaque licence en construisant une matrice qui croise, d'un côté, les services et les fonctionnalités nécessaires à chaque type d'employé et/ou de fonction, et qui, de l'autre, les fassent correspondre aux fonctionnalités de chaque licence pour attribuer celle qui semble la plus correcte à chaque profil.

Pour les organisations qui utilisent déjà Office 365, Microsoft fournit des rapports très utiles dans le portail d'administration avec des détails sur les utilisateurs. Le reporting sur l'utilisation du produit donne une vue en profondeur du volume d'activités de chaque service. En clair, les rapports de cette section détaillent comment vos collaborateurs utilisent réellement Office 365.

Un rapport d'activation suit les activations d'Office 365 ProPlus, de Project et de Visio dans votre entreprise. Chaque personne titulaire d'une licence Office peut installer des produits sur un maximum de cinq appareils. Les rapports de cette section indiquent aussi les types de périphériques sur lesquels les utilisateurs ont installé ces applications Office.

Groupez vos licences dès que c'est possible

Dès qu'une organisation commence à être un gros utilisateur des produits Microsoft, il existe souvent des opportunités de « bundle » et de réduction des coûts.

Par exemple, une entreprise qui utilise Windows 10, Office 365 et des outils comme Intune et les services Azure AD Premium peut regarder du côté de Microsoft 365 Business (20 $ par utilisateur et par mois) ou Enterprise (57 $) qui regroupent toutes ces licences mais à un prix inférieur à celui de la somme de chaque licence prise séparément.

Les administrateurs Exchange peuvent se concerter avec les administrateurs système pour identifier les utilisateurs susceptibles de bénéficier de ces offres groupées et les faire passer à ce modèle de licence.

Activité et activation réelles pour éviter les licences excédentaires inutiles

Pour les organisations de 300 employés et plus, les coûts d'Office 365 peuvent facilement dépasser 64 000 $ par an pour un plan E3. Chaque entreprise fait face au renouvellement de son personnel ; certains employés quittent l'entreprise alors que d'autres arrivent ou que les utilisateurs existants changent de service. Ces changements exigent de la part de l'équipe IT qu'elle reste souple pour supprimer les licences Office 365 et attribuer les licences appropriées aux personnes concernées.

Les administrateurs d'Office 365 devront évaluer les rapports d'adoption des applications pour les guider dans l'attribution des licences appropriées à chaque employé. Microsoft fournit des services PowerBI sous la forme d'un add-on gratuit à cette fin.

Rationaliser l'arrivée et le départ des salariés

L'un des domaines clefs pour contrôler ses coûts est la méthode avec laquelle l'IT gère les licences des employés qui partent. Dans la plupart des cas, les administrateurs disposent d'un workflow qui va de la désactivation du compte, à la conversion de la boîte aux lettres en une boîte mail partagée, puis à l'effacement des données de l'entreprise sur les appareils mobiles et qui se termine par la révocation de la licence de l'utilisateur.

Mais le service IT pourra avantageusement ajouter une étape de vérification en passant par le portail d'administration, dans la section Users (Utilisateurs), et en affichant à partir de cet écran, les nom, les licences et les états de chaque employés. De cette façon, on peut déterminer rapidement si des utilisateurs « bloqués » ont encore des licences attribuées et actualiser les licences.

Contrôler les coûts persistants des extensions et des applications tierces

Une autre dépense courante peut vite devenir incontrôlable : les abonnements associés aux extensions et aux applications Office 365 tierces accessibles depuis le Microsoft AppSource.

Les utilisateurs peuvent utiliser le portail AppSource pour souscrire à différentes applications qui peuvent compléter les composants  de Microsoft Office. Certaines sont gratuites, mais les utilisateurs autorisés peuvent aussi ajouter des applications payantes, soit pour un prix fixe soit par abonnement.

La Marketplace de Microsoft donne accès à des milliers d'add-ins tiers qui facturent le client sur une base mensuelle. Les administrateurs s'assureront donc de surveiller régulièrement ces add-ins et ces applications tierces pour les limiter à celles approuvées par l'entreprise. Dans le portail d'administration d'Office 365 sous « Services & add-ins », un administrateur peut voir et gérer ces applications.

Office 365 fournit plusieurs leviers aux administrateurs et aux responsables pour voir ce qu'ils paient, pour qui, comment, et pour quel usage réel. Avec le passage au cloud, de nombreuses organisations chargeront l'IT de créer des procédures opérationnelles normalisées et d'effectuer des audits réguliers pour éviter de payer des licences inutilisées ou trop chères pour ce qu'en font les employés. Si vous êtes administrateur ou responsable IT, autant être proactif dès aujourd'hui.