Mise à niveau d'Oracle E-Business Suite R12 à l'aide de listes de contrôle

Par où commencer ma mise à niveau d'Oracle E-Business Suite (EBS) R12 et comment optimiser son efficacité ? 

Pour ceux qui commencent tout juste, ce sont les questions auxquelles nous tentons de répondre au cours de nos séances de planification. Beaucoup ont déjà eu à appliquer des mises à niveau antérieures d'Oracle EBS, mais la R12 est d'une telle ampleur qu'il s'agit d'une expérience radicalement différente, exigeant une approche entièrement nouvelle. 

En échangeant avec de nombreuses entreprises sur les leçons qu'elles en avaient tirées, un détail m'a toujours marquée : la difficulté à créer cette première instance utilisable et à résoudre les erreurs rencontrées par certains, même dans leur instance de production. Comment prévoir et limiter les problèmes pouvant survenir lors de la création de l'instance de mise à niveau ? 

Quand vous créez ce premier clone de votre environnement 11i, les administrateurs de base de données (DBA) sont souvent chargés de compiler une liste de contrôle et de procéder à la mise à niveau technique en suivant cette liste pour que les correctifs et étapes de mise à niveau soient appliqués dans le bon ordre. L'important, contrairement aux mises à niveau précédentes, est de créer et de suivre également une liste de contrôle fonctionnelle comprenant des étapes avant et après la mise à niveau. Cette liste permettra de configurer l'application de façon à réduire les problèmes. 

Alors, où se procurer des informations pour créer une liste de ce type ? Plusieurs sources sont possibles. Tout d'abord, Oracle fournit EBS R12.1 Information Center (ID 806593.1) sur My Oracle Support, qui contient toute la documentation à jour de la version 12.1. Si vous passez de la 11i à la 12.1.3, vous pouvez consulter le guide Oracle E-Business Suite Upgrade Guide Release 11i to 12.1.3, qui contient des étapes fonctionnelles avant et après mise à niveau par module. Une autre option est d'utiliser Oracle Maintenance Wizard qui vous guidera dans les différentes étapes d'une mise à niveau. 

Une autre possibilité consiste à embaucher des consultants qui connaissent les étapes nécessaires grâce à leur expérience des mises à niveau. 

Les groupes d'utilisateurs Oracle, comme l'Oracle Applications Users Group (OAUG), ou l'un des nombreux groupes d'intérêts liés à votre secteur d'activité ou à des applications Oracle précises, peuvent être d'une aide précieuse pour la phase de planification. Ces groupes offrent de nombreux pistes à explorer au moment de planifier et d'exécuter la mise à niveau R12. C'est grâce à ces sources que j'ai pu déterminer l'importance d'une liste de contrôle avant et après mise à niveau et découvrir les outils nécessaires pour en créer une. 

Au Los Alamos National Laboratory, nous faisons feu de tout bois en nous aidant de ces trois sphères de connaissances afin de compiler la liste de contrôle la plus exhaustive possible. Dans le cadre de la recherche précédente, nous avons déterminé que pour nos besoins particuliers, les points suivants sont essentiels pour assurer un environnement exploitable après mise à niveau :

• Si vous utilisez Accounts Payable, il est indispensable d'exécuter la vérification 11i -- Payables Accounting Health Check (ID 416699.1) et de résoudre les problèmes inhérents aux données existantes de la version 11i en déposant des demandes d'assistance auprès du support technique Oracle avant de mettre à niveau les données dans R12. Dans 11i, cette vérification s'effectue via SQL PLUS sous la forme APAtgHealthCheck.sql. Une fois dans la version 12, elle est exécutée à partir de la responsabilité Oracle Diagnostics. Vous pouvez mettre à niveau sans exécuter la vérification d'état, mais celle-ci vous permet d'identifier et d'éliminer l'origine des problèmes de corruption de données dans votre environnement Accounts Payable au moment de la mise en production. En nettoyant ces données au préalable, vous réduisez les risques d'hériter de données AP altérées dans votre nouvel environnement R12.
• Avant la création du clone en vue de la mise à niveau, ou bien dans l'environnement cloné mais avant le début des opérations de mise à niveau technique, le personnel fonctionnel doit impérativement veiller à solder toutes les transactions financières des tables d'interface en exécutant les tâches appropriées et en résolvant les erreurs. 
• Pour respecter la condition précédente, il est préférable d'effectuer la mise à niveau en début d'exercice, afin de pouvoir clôturer entièrement le mois financier et solder toutes les transactions. Ainsi, la nouvelle période commence à zéro, ce qui évite les problèmes dus aux transactions transmises de la version 11i à la version 12. 
• Une décision fonctionnelle doit être prise au cours des étapes préalables à la mise à niveau quant à la quantité de données comptables auxiliaires (Subledger Accounting) à convertir. Par défaut, la mise à niveau convertit les données de l'exercice en cours plus les données nécessaires de l'exercice précédent, de façon à inclure six périodes. Si vous souhaitez convertir davantage de données, les DBA doivent appliquer le correctif 233248 au répertoire APPL_TOP de votre version 11i et lancer le programme SLA Pre-Upgrade.
• Supprimez les dossiers personnalisés des utilisateurs et responsabilités pour éviter toute corruption de ces dossiers dans l'environnement mis à niveau. Les utilisateurs devront recréer leurs dossiers personnalisés dans la nouvelle instance R12.
• Si vous exécutez Oracle Enterprise Asset Management, Install Base doit figurer dans votre environnement 11i avant le début de la mise à niveau.
• Identifiez les principaux rapports et requêtes Oracle à exécuter, qui serviront à la validation après la mise à niveau. Par exemple, il convient d'exécuter l'état de balance de vérification (Trial Balance Report) et les principales requêtes relatives aux factures impayées, aux commandes en cours, aux décomptes de fournisseurs, au nombre de projets, etc., sur votre environnement 11i, afin de les comparer ensuite aux requêtes exécutées sur l'instance R12 une fois la mise à niveau technique terminée.

Les opérations ci-dessus sont quelques-unes des tâches fonctionnelles clés à envisager pour préparer votre environnement à la mise à niveau. Il existe plusieurs façons d'élaborer la liste de contrôle, en fonction de la place occupée par EBS dans votre entreprise. Le principal est de dresser une liste détaillée de ces tâches en précisant le moment opportun pour chacune au cours de la mise à niveau. Cette liste pourra être réutilisée pour chaque instance R12 créée dans le cadre du projet.