Migrer vers SharePoint Online : quelles sont les difficultés

Ces dernières années, les équipes marketing de Microsoft ont redoublé d’effort à convaincre les clients de migrer vers le Cloud d’Office 365. Et cela semble porter ses fruits, si l’on en croit le cabinet d’étude Gartner. Selon son dernier comptage, presque 78% des 461 répondants à un sondage étaient soit prêts à utiliser Office 365, soit s’apprêtaient à migrer dans un  futur proche.

A lui seul, SharePoint Online représente une raison de passer à Office 365. Pour les novices, migrer vers SharePoint peut soulager les administrateurs des opérations de mises à jour et de patch des serveurs. Microsoft prend en charge la maintenance de la solution.

SharePoint Online est aussi souvent intégré à d’autres produits Office 365, comme OneDrive for Business, Skype for Business, Office Applications ainsi que les solutions entreprise, comme Exchange Server.

Pourtant, il reste encore certains défis à relever pour entamer une migration vers la solution de Microsoft.

Le principal problème porte sur la migration des données. Une entreprise peut en effet considérer que sa structure en place, de son site, de ses permissions, ainsi que son modèle de gouvernance ne sont pas propices à un usage de SharePoint Online. Il est ainsi important d’évaluer objectivement son installation de SharePoint pour déterminer si oui ou non un changement de structure est requis avant migration.

L’autre verrou à faire sauter est celui du coût : si Microsoft propose un modèle de souscriptions, les coûts varient en fonction du plan Office 365 mis en place par l’entreprise. Les tarifs semblent raisonnables, mais une souscription représente toujours une dépense courante. Les abonnés louent donc des serveurs et des licences, mais ne les achètent pas. S’il est vrai que cela permet de réduire les  investissements en Capex, un abonnement à SharePoint Online finira probablement par coûter plus cher qu’un déploiement sur site, sur le long terme.

Une migration vers SharePoint Online peut également être l’objet de problèmes techniques. Une première étape consiste par exemple à vérifier le domaine. Microsoft vérifie en fait que le domaine appartient bien à l’entreprise. L’éditeur demande à l’entreprise de créer une entrée sur le serveur DNS, associée au domaine. Microsoft vérifie ensuite l’existence de cet enregistrement et en fait une preuve de la propriété du domaine.

Cette procédure s’effectue généralement sans encombre mais, dans certaines situations, un nom de domaine peut par exemple avoir été associé à un abonnement d’Office 365 ou d’Azure dans une version de test, souscrit auparavant par l’entreprise. Dans ce cas, il peut être difficile de récupérer le nom de domaine pour l’utiliser avec SharePoint Online.

Mais l’un des plus gros problèmes, qui risque de faire dérailler une migration, est lié au directory. Migrer d’une installation sur site de SharePoint vers Office 365 implique de configurer des synchronisations de directories et de la fédération d’identité. Toutefois,  certains problèmes connus liés à Active Directory peuvent freiner la synchronisation de ces répertoires. Microsoft propose pour cela un outil gratuit nommé IdFix, qui peut être utilisé pour détecter et corriger ces problèmes.