Microsoft 365 : l’essentiel sur Copilot dans Teams

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Teams ?

Copilot utilise l’intelligence artificielle générative (GenAI) dans Teams pour :

• Faire des résumés automatiques de réunions.
• Avoir un chatbot qui permet aux participants d’une réunion de poser des questions ou de rattraper le début des échanges s’ils sont arrivés en retard.
• Créer automatiquement des ordres du jour en amont des réunions – à partir de tchats de Teams.
• Déterminer et attribuer des actions à entreprendre après la réunion.

Au-delà des réunions, Copilot propose également des fonctionnalités de GenAI pour les tchats et les appels dans Teams.

Par exemple, il résume les discussions, compose des messages et interroge les canaux de discussion pour extraire les points importants, les décisions et les actions à entreprendre.

Pour les entreprises qui ont Teams Phone, Copilot peut créer des récapitulatifs des appels.

Rappelons cependant que Copilot n’est pas une offre qui se limite à Teams. Une licence Copilot pour Microsoft 365 apporte également les fonctionnalités de résumé, de recherche et de création de contenu à toutes les applications de Microsoft 365.

Comment Copilot améliore-t-il l’ergonomie de Teams ?

Copilot agit comme un assistant virtuel au sein de Teams. Il permet de trouver rapidement des informations importantes disséminées dans les chats. Il peut également prendre des notes de réunion et déterminer des éléments d’action.

Du point de vue de l’interface, Copilot améliore grandement l’ergonomie générale de Teams en permettant aux collaborateurs de se concentrer sur les informations les plus pertinentes pour eux à un instant T.

Lors des réunions, par exemple, les participants peuvent rester concentrés sur la conversation sans être distraits par la prise de notes et risquer de manquer des points clés de ce qui est dit.

Ils peuvent également interroger et résumer rapidement de longs fils de discussion sans avoir à lire (ou relire) la totalité message.

Comment calculer le ROI de Copilot ?

Comme indiqué, Copilot peut améliorer la productivité en éliminant la prise de notes et en retrouvant des contenus importants dans les conversations et les transcriptions de réunions. Dans certains cas, l’utilisation de Copilot peut même éliminer certaines réunions ou raccourcir leurs durées.

D’ailleurs, la plupart des discussions sur le retour sur investissement (ROI) de Copilot prennent ces gains de temps comme metric principale (KPI).

Ce n’est pas une mauvaise idée, mais cette approche part du principe que le temps gagné équivaut systématiquement à un gain de productivité (et donc à une réduction de coûts ou à une amélioration du revenu). Or, de mon expérience, ce n’est pas toujours le cas. Il faut donc essayer d’identifier les processus qui peuvent réellement bénéficier de ce temps libéré par l’utilisation de Copilot. Par exemple :

• Un gain de revenus grâce à la réduction des cycles de vente et à la conclusion d’un plus grand nombre d’opportunités grâce à une meilleure réactivité.
• La rationalisation du temps consacré aux processus répétitifs comme la mise à jour de produits, la création de campagnes de marketing et de vente, ou les workflows Agiles comme les sprints.
• La réduction du turnover avec des employés moins stressés qui se sentent plus responsabilisés et engagés dans leur travail.

Le calcul du ROI demande donc un peu d’effort, mais il augmente la probabilité de tirer des bénéfices tangibles d’un investissement dans Copilot.

Comment s’assurer que les utilisateurs tirent parti de Copilot ?

Former les collaborateurs est le meilleur moyen de garantir une expérience réussie avec Copilot. Les utilisateurs doivent savoir ce que Copilot peut (et ne peut pas) faire, et comment structurer correctement des prompts pour en tirer le meilleur parti.

Dans plusieurs de mes entretiens lors de mes recherches, j’ai entendu la même histoire d’utilisateurs qui s’attendaient à ce que Copilot crée un contenu que l’outil n’était pas encore capable de créer. Souvent, cette « mauvaise » expérience (en fait des attentes irréalistes) amène les collaborateurs à conclure que Copilot n’a pas de valeur pour leur métier. Et ils ne font alors plus aucun effort pour l’utiliser.

Pourtant, les organisations qui prennent le temps de former leurs employés à la création de prompts sont celles qui sont le plus susceptibles de trouver la plus grande valeur de Copilot, malgré ses limites.

Irwin Lazar est président et analyste principal chez Metrigy, où il dirige la division Digital Workplace. Ses recherches portent sur les communications unifiées, la VoIP, la vidéoconférence et la collaboration d’équipe.