Les fonctionnalités qui font les meilleurs ERP
Les solutions ERP ou PGI sont très diverses. Modulaires et plus ou moins personnalisables, les meilleures suites ont toutes en commun d’être adaptées aux besoins spécifiques d’une entreprise donnée.
L’ERP (Enterprise Resource Planning) – ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) – est un logiciel de gestion des processus d’une entreprise. Il se compose d’une suite d’applications, connectées les unes aux autres, qui reposent sur une base de données unique et centralisée, ce qui évite les risques d’erreurs (saisies multiples, réconciliation, etc.) et favorise la gestion des processus transverses.
Les organisations recourent à l’ERP pour rationaliser et améliorer l’efficacité de leurs fonctionnements. Avec ce type de logiciel de gestion d’entreprise, elles peuvent également normaliser et automatiser de nombreux processus métier.
L’ERP est par définition une solution complète de bout en bout, mais il est également très modulaire. Il n’existe donc pas à proprement dit de « meilleur ERP ». Les différents modules qu’une entreprise sélectionnera dans ces solutions de gestion dépendent des processus spécifiques qu’elle souhaite améliorer, de ce qu’elle vend (des produits ou des services), de son secteur d’activité, et de sa taille (PME, ETI, grand groupe).
Les entreprises qui commercialisent des produits ont par exemple des processus de fabrication, de chaîne logistique et de distribution, voire de e-commerce, que certains ERP sauront gérer et d’autres moins. Dans le cas de prestataires de services, d’autres fonctionnalités se révéleront particulièrement importantes comme la gestion de projet, ou la prise en charge d’interventions sur site (FSM).
Il n’en reste pas moins que les principaux éditeurs de logiciels ERP proposent quasiment tous les modules de base suivants.
Modules ERP les plus répandus
Finance
Le module de gestion financière permet d’enregistrer, de suivre et de consolider les informations commerciales et opérationnelles au sein d’un système comptable centralisé.
L’ERP offre cette possibilité grâce aux éléments classiques des outils de gestion comptable : grand livre, comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, gestion des immobilisations, gestion des achats (facturation, etc.), gestion de la paie, ou encore la gestion des taxes et la gestion des risques.
Ce module est au cœur des ERP, à tel point qu’on l’appelle souvent, par abus de langage « l’ERP financier ».
Ressources humaines
La plupart des logiciels ERP fournissent un système de gestion des ressources humaines (SIRH ou HCM en anglais). Ce module RH permet de suivre le temps de travail des employés, les congés, les évaluations de performances à l’échelle de l’entreprise, ainsi que de gérer les différentes prestations sociales, ou encore le développement des compétences et des talents.
Achat/approvisionnement
Ce module d’achat rationalise le processus d’approvisionnement, depuis l’émission de bons de commande et la gestion des fournisseurs jusqu’aux paiements et à la génération de rapports. Un ERP permet de faire remonter automatiquement les demandes d’approbations des bons de commande et des paiements aux décideurs concernés (voire d’automatiser la validation et de ne remonter que les cas qui peuvent poser problème).
Gestion de la relation client (CRM ou GRC)
La brique CRM des ERP est un référentiel centralisé des informations clients, auquel les services commerciaux de l’ensemble de l’entreprise ont accès et qu’ils peuvent exploiter.
Ce référentiel pour la gestion commerciale compulse et organise les interactions entre l’entreprise, ses partenaires, ses clients et ses prospects. Il permet de suivre toutes ces interactions à l’échelle des différents services en contact avec la clientèle, comme le marketing, les ventes et le service après vente (support et assistance).
Informatique décisionnelle (BI)
De plus en plus, les entreprises réclament des solutions analytiques et de Business intelligence qui leur permettent d’évaluer leurs performances et d’avoir une vision claire et synthétique de leurs KPI. Pour ce faire, les éditeurs ERP proposent des tableaux de bord, des rapports génériques et des rapports personnalisés sur les différentes activités de l’organisation.
Modules ERP dédiés à certaines industries et certains secteurs d’activité
En plus de ce « socle » commun, certains ERP proposent différents modules dédiés pour répondre aux besoins spécifiques des processus opérationnels de certains secteurs. Parmi ces modules on trouve notamment :
Gestion de la production (Manufacturing)
Le module de gestion de la production permet d’effectuer une analyse des goulots d’étranglement, des temps d’acheminement entre machines, des mouvements de matériels, de l’utilisation de la main-d’œuvre, de l’utilisation des installations et de l’équipement. Il peut également gérer la planification des interventions de maintenance.
Chaîne logistique (Supply Chain)
Avec ce module qui englobe les opérations liées aux partenaires et aux fournisseurs de la chaîne d’approvisionnement (matières premières, gestion des stocks, etc.), un ERP dédié à la production manufacturière offre une visibilité pour les processus de fabrication.
Distribution/gestion d’entrepôt/Inventaire
Des modules de gestion d’entrepôt et de gestion des stocks en temps réel permettent d’intégrer les commandes et les devis des clients directement aux systèmes comptables, de traitement et de gestion d’inventaire. L’entreprise a ainsi la garantie de voir les commandes traitées dans les délais.
Nombre d’ERP automatisent ces tâches et comprennent également des fonctions d’optimisation des stocks.
Un système de gestion d’inventaire en temps réel optimise, lui, la consommation et l’entreposage du stock. Il fournit des prévisions d’inventaire à la fois manuelles et automatiques. Les entreprises peuvent ainsi définir des politiques de commandes.
Le module génère également des rapports sur les exceptions et sur les situations potentielles de surapprovisionnement. Il permet en outre de suivre l’inventaire à l’échelle de plusieurs sites.
Dans la distribution, certains ERP ont des modules dédiés aux PoS (terminaux point de vente) pour connecter directement les magasins aux autres processus ci-dessus. Un module point de vente peut donner des informations sur un client (via le CRM), prendre en charge une vente, une commande (e-commerce, livraison à domicile ou dans le magasin), ou des demandes d’informations (disponibilité dans d’autres magasins).
Gestion de projets
Un module de gestion de projet prend en charge les appels d’offres, planification des ressources, les contrats et structures de répartition des tâches.
Ce type de module fournit, en outre, une visibilité sur toutes les ressources que consomme le projet (actifs, stock, matériels et main-d’œuvre). Il permet une facturation précise des coûts du projet sur tout son cycle de vie.
Les entreprises peuvent suivre la rentabilité du projet et contrôler les marges en cours d’exécution. Les responsables optimisent ainsi les performances du projet et s’assurent que les KPI sont bien atteints.
Gestion des services sur site (Field Service Management)
Un module FSM permet de suivre et de gérer les interventions sur site (réparations, livraisons, etc.), d’organiser des tournées, d’envoyer des informations aux agents de terrain, et de prendre en compte leurs remontées.
Possibilité de personnalisation de l’ERP
Historiquement, les ERP étaient des suites d’outils à déployer sur site. Bien que modulaires et paramétrables, ils nécessitaient souvent d’être modifiés pour répondre aux besoins spécifiques d’un client qui veut une suite « sur mesure ».
Ces développements, « les spécifiques », ont posé de nombreux problèmes de mises à jour et de rétrocompatibilité. Avec les débuts de l’ERP cloud, les éditeurs ont proposé une logique inverse : ils ont intégré de bonnes pratiques dans leurs suites pour que les clients adaptent leurs processus à l’ERP plutôt que l’inverse.
À présent, certains éditeurs d’ERP cloud proposent une logique intermédiaire, en permettant le développement d’extensions (add-on) à leur SaaS, mais dans le cadre contrôlé de leurs PaaS pour ne pas retomber dans les travers de la personnalisation des spécifiques.
D’autres sortent des versions personnalisées par leurs soins (verticaux, voire micro-verticaux) pour des industries données, pour éviter au client d’avoir à l’adapter.
ERP en mode SaaS ou sur site (on prem)
Le marché se dirige vers des ERP cloud, dont l’infrastructure sous-jacente est gérée par l’éditeur, ce qui simplifie d’autant la mise en œuvre. Mais les ERP sur site ont encore un intérêt (gestion des données en interne, etc.). Certains éditeurs proposent les deux options, voire de les mélanger dans un ERP « hybride » (certains modules sur site, d’autres dans le cloud) ou d’héberger l’ERP dans une instance dédiée à l’entreprise (cloud privé).
Dans tous les cas, les meilleurs ERP proposent des trousses à outils (API, connecteurs, etc.) pour faciliter l’intégration au système d’information de l’entreprise, à d’autres outils cloud, voire à d’autres ERP (ceux de filiales par exemple).
Principaux éditeurs d’ERP
Le marché de l’ERP est dominé par deux géants : Oracle et SAP. Ils proposent plusieurs ERP en fonction des entreprises. Oracle par exemple, a racheté NetSuite pour cibler les ETI. SAP propose lui aussi de multiples offres – comme SAP by Design pour les PME, ou Business One pour les PME.
Infor s’est lui fait le chantre des micro-verticaux dans le cloud – avec des ERP « clefs en main » pour différentes industries. Toujours dans les « gros », Microsoft a rationalisé sa gamme Microsoft Dynamics et commence à se faire une place de choix sur le marché.
Des acteurs de taille plus modestes, comme Epicor ou QAD, proposes des offres ciblées sur certaines industries.
Quelques champions européens de tailles plus réduites que l’Allemand SAP ont aussi des ERP de valeur. Le Suédois IFS cible particulièrement l’industrie et le FSM. L’Anglais Sage – spécialiste de la gestion comptable – a aussi des ERP complets comme X3.
En France, Cegid propose désormais une gamme complète d’ERP jusqu’aux ETIs. D’autres sont plus spécifiques, comme l’Alsacien Divalto, Wavesoft (TPE, PME, PMI, des domaines du négoce de gros et de détail, des services et de l’industrie), Sylob (ERP industriel), ou encore les ERP de l’éditeur DL Software ou de Eurêka Solutions.
Sans oublier les ERP open source, comme Dolibarr ou Odoo
Le difficile choix du meilleur ERP
Cette diversité des acteurs montre en tout cas bien la diversité des besoins. Comme il n’existe pas d’ERP adapté pour les entreprises de toute taille, le défi pour chaque organisation (grande entreprise, ETI, PME, etc.) consiste à sélectionner, parmi la grande variété d’options proposées sur le marché, le meilleur logiciel ERP – c’est-à-dire le mieux adapté aux processus opérationnels de l’entreprise et aux attentes des utilisateurs.
