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Les 7 étapes du cycle de vie d’un projet ERP
Pour réussir le déploiement d’un nouvel ERP, un projet doit suivre plusieurs étapes, et surtout n’en oublier aucune. Ces étapes vont de la sélection du logiciel, au suivi post « go live », en passant par la planification, les tests fonctionnels et opérationnels, la formation ou encore la mise en place d’un support.
Progiciel de gestion intégré –Un projet ERP est une aventure au long cours. Organiser le projet en étapes est indispensable pour la réussir. Ces étapes sont, par expérience, au nombre de sept. Les sept décrites ci-après dans cet article. Elles vont de la sélection de la solution à l’accompagnement post-déploiement.
Qu’est-ce qu’une implémentation ERP ?
Rappelons rapidement que nous appelons « implémentation » d’un ERP (ou d’un PGI) un projet dans lequel une organisation se dote d’un nouveau logiciel.
Ce processus nécessite une collaboration entre les principales parties prenantes internes (métiers, IT, etc.) et l’éditeur du logiciel pour garantir que la suite répond bien aux exigences opérationnelles de l’entreprise.
La mise en œuvre – ou l’implémentation – regroupe toutes les étapes – et pas seulement le déploiement : la sélection du meilleur ERP, la planification du déploiement, la formation des employés, le test du nouveau logiciel, son déploiement, le support après sa mise en service, puis la réalisation de diverses étapes post-implémentation.
Les 7 étapes de la mise en place d’un ERP
Bien que certaines de ces étapes se chevauchent, la mise en œuvre d’un ERP se déroule dans cet ordre spécifique. Voici chacune des étapes à suivre :
1. Sélection du logiciel ERP
Cette partie du processus est probablement la plus critique.
Certains logiciels ERP sont mieux adaptés à certains secteurs d’activité que d’autres. Les responsables chargés de sélectionner le nouvel ERP doivent donc discuter avec leurs pairs, du même secteur d’activité.
Une fois qu’ils ont identifié une liste de PGI possibles, l’équipe de l’implémentation doit examiner chaque logiciel, en discutant avec l’éditeur, mais aussi avec les clients de chaque solution, et en demandant des démonstrations des produits.
2. Planification de l’implémentation
Il faut ensuite planifier le processus de déploiement de l’ERP de la manière la plus détaillée possible.
L’éditeur doit idéalement être un partenaire dans la gestion de ce projet.
Il faut aussi s’assurer que les principaux acteurs internes participent. Par exemple, le service informatique doit être en mesure d’évaluer le calendrier du projet et de déterminer s’il estime que le nouveau PGI répond bien aux besoins technologiques de l’organisation.
3. Formation au logiciel ERP
Les employés doivent ensuite apprendre à utiliser correctement le nouvel ERP et à gérer les erreurs ou alertes du système.
Bien que certains puissent mettre plus de temps que d’autres à apprendre, tous les utilisateurs de l’ERP doivent recevoir une formation et des informations sur les procédures d’exploitation standard du logiciel avant sa mise en service.
Ce processus doit ensuite se poursuivre, avec une formation pendant et après le déploiement.
Les méthodes de formation peuvent être des sessions de formation en présentiel dirigées par un instructeur, des vidéos à distance, ou encore un référentiel centralisé de matériels à consulter.
4. Test du logiciel ERP
Dans la plupart des implémentations, les entreprises vont apporter des personnalisations au système ERP. Elles doivent aussi migrer des données et faire des intégrations avec d’autres outils.
Tous ces facteurs comportent leurs propres lots de difficultés et peuvent entraîner des problèmes majeurs par la suite.
Tester avant le déploiement aidera à identifier les problèmes que l’équipe doit résoudre avant de continuer.
5. Déploiement du logiciel ERP
À ce stade, après avoir formé les utilisateurs et effectué tous les tests requis, l’entreprise peut déployer son nouveau logiciel ERP dans les règles de l’art.
L’équipe interne s’assurera que le système est accessible aux utilisateurs finaux et que toutes les personnalisations et intégrations sont opérationnelles – l’ampleur de ce travail dépende selon que le logiciel est sur site, cloud, ou sur une architecture hybride.
Le fournisseur gère certaines de ces tâches pour certains types de logiciels.
6. Support des utilisateurs de l’ERP
Deux types de support sont nécessaires.
Un support pour aider les utilisateurs finaux avec les nouveaux processus qui arrivent avec tout nouvel ERP. Les utilisateurs auront probablement besoin d’une période d’adaptation pour se familiariser avec le nouveau logiciel.
Un support, de l’éditeur et/ou du personnel IT interne, pour aider à résoudre les problèmes techniques, comme les problèmes d’intégration.
7. Contrôles après implémentation de l’ERP
L’étape finale intervient une fois que la nouvelle plateforme ERP a été déployée et que les utilisateurs, formés, ont le support nécessaire.
Au cours de cette dernière étape, l’éditeur, l’équipe du projet (et l’IT) restent mobilisés. Ils continuent de traiter les problèmes qui pourraient survenir en post « go live » et que les utilisateurs pourraient remonter.
Quant aux personnels techniques, ils doivent se préparer à maintenir le système ERP en vérifiant également régulièrement que la plateforme fonctionne à des niveaux optimaux et que toutes les intégrations et les personnalisations fonctionnent correctement.
Avis d’expert écrit par Reda Chouffani consultant, expert en applications métiers en cloud et architecte en BI.
