DSI : les 15 secrets d’une bonne présentation à un Conseil d’administration

1. Connaître le public et la logistique de la réunion

Avant de vous mettre au travail, demandez quels seront les participants, leurs biographies et les photos de chacun d’eux. Analysez leurs centres d’intérêt, leurs formations et leurs expertises. Vous êtes là pour une raison particulière, alors demandez-vous ce que vous pouvez leur apporter, qu’ils ne connaissent pas déjà.

Intéressez-vous aussi à la logistique :

• Est-ce une réunion virtuelle ou physiquement en face à face (de nos jours, ce sera probablement une combinaison des deux) ?
• Quelles sont les coordonnées de la réunion (adresse physique, passerelle virtuelle, heure de début et de fin) ?
• Est-il possible d’arriver plus tôt, et si oui, sera-t-il possible d’installer et de vérifier les éléments de notre présentation à l’avance ?
• Y aura-t-il un petit-déjeuner ou un déjeuner pendant la présentation ?
• Quel est le code vestimentaire ?
• Y a-t-il des exigences en matière de technologie (taille des slides, adaptateurs, etc.) ? Est-ce que je piloterai la présentation depuis mon ordinateur, ou faut-il la faire parvenir à quelqu’un (et à qui) pour l’uploader sur une plateforme ?
• Quel est le format dans lequel les participants attendent la présentation (PowerPoint ou tableau blanc virtuel interactif, par exemple) ?
• Aurai-je une assistance pour la mise en place, la prise de notes et la saisie des mesures de suivi ?

2. Définir les attentes des dirigeants

Avant de vous plonger dans le contenu même de votre intervention, mieux vaut savoir ce que le public (dans ce cas, le Conseil d’administration) considère comme une présentation intéressante (informations clefs, etc.).

En ayant cette information en main dès le départ, vous pourrez orienter l’ensemble de votre propos dans ce sens. Vous pouvez même sonder les participants à l’avance pour connaître leurs objectifs, leurs besoins, leurs difficultés et les résultats escomptés.

Par exemple, si le « Board » souhaite en savoir plus sur une nouvelle technologie, votre présentation devra les « évangéliser ». S’il cherche plutôt à prendre une décision sur cette technologie en fonction d’un ROI, il vous faudra donner les éléments pertinents pour le calculer, voire formuler une recommandation.

À ce stade, et en fonction des éléments précédents, vous devrez aussi estimer le temps dont vous aurez besoin pour préparer votre présentation et l’inclure dans votre agenda.

3. Créer et confirmer un ordre du jour

Toujours d’après les informations recueillies, établissez un ordre du jour détaillé avec tous les points que vous envisagez d’aborder. Estimez la durée de chaque point, le déroulé, et les détails supplémentaires que vous pourriez inclure.

Demandez à un collègue de revoir cet ordre du jour avant de l’envoyer, pour approbation ou révision, au Conseil d’administration. Apportez les modifications nécessaires.

Il est alors temps de commencer à travailler sur le contenu.

4. Maîtriser vos données

Quel que soit l’objet de la présentation, données et chiffres sont incontournables. Votre intelligence et votre expérience ne font aucun doute, mais vos recommandations et vos analyses n’auront que plus de poids si elles sont étayées par des données.

Les données demandent de faire des recherches préliminaires. Vous pourrez vous appuyer sur des tableaux de bord existants ou sur des études externes ; mais, ces éléments doivent faire partie intégrante de votre présentation.

5. S’appuyer sur des éléments visuels

À vous de choisir le type de votre présentation en fonction du contexte ; les moyens ne manquent pas. Vous pouvez opter pour une présentation PowerPoint traditionnelle ou envisager des solutions de tableau blanc pour une présentation plus dynamique (Miro par exemple). Si l’échange est virtuel, pensez à recourir à des technologies permettant l’interactivité – par exemple, Slido pour des sondages, Prezi pour prendre place en tant que présentateur au sein de votre contenu, ou encore des fonctionnalités comme « Lever la main » de Zoom ou Webex pour poser des questions.

Mais surtout, veillez à ce que votre présentation visuelle respecte ces principes :

• Restez simple et direct. Utilisez la présentation pour faire ressortir les points forts, mais le contenu exhaustif doit rester dans votre discours.
• Restez le plus visuel possible. Trop de mots sur un écran n’apportent rien à votre discours. Utilisez des éléments visuels pour retenir l’attention et valoriser votre message.
• Restez concis. Épurez vos slides. N’évoquez pas plus d’un ou deux points par écran.

Une fois votre travail fini, demandez à un collègue de revoir votre présentation, d’où le point suivant.

6. Trouver un(e) critique sévère

Faites votre présentation devant une personne critique connue pour sa sévérité. Ne vous sentez pas blessé si cette personne porte de vives critiques. C’est plutôt une bonne chose ! Mieux vaut que ce soit maintenant plutôt que devant votre public.

Demandez, au contraire, qu’elle vous pose des questions délicates. Cela vous aidera à affronter les questions qu’on risque de vous poser et vous donnera confiance pour faire face à des interrogations poussées.

7. S’entraîner, encore et encore (face à un miroir)

Peu importe le nombre de présentations que j’ai eu à faire, je m’entraîne toujours avant un événement d’importance. Je répète, à haute voix, devant un miroir, pour voir l’impression que je donne aux dirigeants. Est-ce que je fais preuve de confiance ou est-ce que je me montre hésitante ? En cas d’hésitation, mieux vaut revoir le contenu.

Voici quelques règles d’or à respecter pour bien se préparer :

• Répétez une première fois votre intervention en face de vos critiques internes les plus sévères.
• Apportez les révisions nécessaires puis entraînez-vous un ou deux jours avant la réunion.
• La nuit qui précède, répétez une dernière fois en face d’un miroir et profitez d’une bonne nuit de sommeil. Le sommeil est un facteur de réussite essentiel. En outre, évitez de boire de l’alcool la veille d’une présentation importante.

8. Envoyer la présentation – Non, attendez ! Oubliez ça !

De nombreux intervenants recommandent d’envoyer les présentations à l’avance. Je ne suis pas d’accord. En cas d’envoi à l’avance, les dirigeants n’ont pas le contexte. Ils ne savent pas à quoi correspond telle image ou ce que tel tableau tend à démontrer. Pire, ils tirent souvent de mauvaises conclusions.

Je préfère leur faire parvenir un ordre du jour détaillé et, éventuellement, des pièces (études, informations produit, situation d’un projet, etc.). Personnellement, je recommande de n’envoyer la présentation qu’après qu’elle a eu lieu. Il y aura pratiquement toujours des réponses ou des points à éclaircir. Prenez le temps de les ajouter à votre matériel avant de l’envoyer – après votre intervention – aux dirigeants.

9. L’habit fait le moine

Ce point est plus difficile qu’il n’y paraît. On pourrait, à première vue, recommander de porter un tailleur ou un costume pour une réunion avec un Conseil d’administration. Et dans la plupart des cas, c’est judicieux. Mais, il m’est arrivé de me retrouver en tailleur à des réunions où les dirigeants étaient en jeans et en pull. Je me suis alors sentie trop bien habillée.

Renseignez-vous sur le code vestimentaire lors de la réunion logistique. Vous pourrez ainsi vous fondre dans l’« ambiance » de la salle. Sans cette information, je choisis en revanche toujours une tenue classique en accord avec le respect et le sérieux que demande cette tâche.

10. Arriver tôt à la réunion

Vu le nombre de causes de retard (circulation, panne de voiture, contrôle de sécurité à l’entrée du bâtiment, etc.), arrivez toujours une heure avant le début officiel de la réunion.

11. Visualiser le résultat

Plusieurs fois avant une présentation importante, fermez les yeux et imaginez le résultat : la présentation est terminée et les dirigeants vous serrent la main en vous disant « Excellent travail ! C’était super. J’ai beaucoup appris. Je vous fais confiance pour mener à bien ce projet. »

12. Faire appel à un assistant

Si le budget et les autorisations le permettent, venez avec un assistant. Sa présence vous aidera à vous souvenir des éléments que vous vous engagez à donner en suivi de la réunion, à prendre des notes sur des points pertinents pour vous, à gérer les problèmes techniques lors de la présentation et à vous apporter tout autre soutien nécessaire au cours de la réunion.

13. Questions ou pas question ? C’est la question

S’il est important de respecter le déroulé d’un programme, et donc de relayer les questions à la fin de votre discours, il peut aussi être intéressant de faire preuve de souplesse, en laissant les membres du conseil vous questionner à la volée.

C’est un équilibre délicat à trouver. Généralement, j’accepte les interruptions, car si un participant se focalise sur un point abordé, il risque de ne plus rien écouter tant qu’il n’a pas la réponse à sa question.

14. Faire preuve de confiance et d’humilité

Les différentes répétitions ont dû vous donner confiance et vous vous sentez prêt à faire une présentation percutante. Souvenez-vous, si vous êtes là, c’est qu’il y a une raison. Vous devez avoir confiance en vous. Mais cette confiance ne doit pas se transformer en arrogance.

En fait, vous devez aussi faire preuve d’humilité. Si vous ne pouvez pas répondre à une question, il est tout à fait acceptable de dire : « C’est une excellente question, mais je ne suis pas sûr de pouvoir y répondre. Je vais me renseigner et vous apporterai la réponse après cette réunion. » Ou, « C’est une question intéressante, mais je ne peux pas y répondre concrètement. Je peux néanmoins vous donner mon avis. »

15. Assurer un suivi rapide et évaluer la réussite

Une fois la réunion terminée, plus le suivi sur des questions restées en suspens ou pour des éléments à envoyer est rapide, mieux c’est.

En fait, il est toujours sage de prévoir une période appropriée (quelques heures, quelques jours ou la durée jugée utile) et de le dire.

Ensuite, n’hésitez pas à demander à vos interlocuteurs comment ils ont trouvé l’échange, et si vous avez bien atteint les objectifs fixés.