Les 14 fonctionnalités qui font les meilleurs SIRH

0 - Cloud ou sur site

Avant de réellement aborder les modules, un des premiers facteurs à déterminer est celui de la manière dont le SIRH est fourni au client par l’éditeur.

La plupart des éditeurs de SIRH ont aujourd’hui une offre cloud – voire n’ont que des offres clouds. Le logiciel est hébergé par l’éditeur. L’accès à l’application et aux données se fait par un navigateur ou un mobile.

Une autre option est un SIRH installé et géré dans les locaux de l’entreprise (sur site ou on prem), généralement par le service IT.

Les deux options présentent des avantages et des limites, mais le modèle cloud est de plus en plus apprécié.

1 - Core RH (le cœur du SIRH)

Composant fondamental, le Core RH ou Core HR stocke les informations sur les employés et centralise la gestion des fonctionnalités applicables à l’ensemble du système RH, comme la sécurité et le reporting. Vérifiez que le Core RH coche bien les points suivants :

• une seule base de données centralisée plutôt que plusieurs bases, comme cela arrive parfois si le logiciel est élaboré via des acquisitions ;
• possibilité de saisir toutes les informations nécessaires sur les employés, comme le nom, l’adresse, les personnes à contacter en cas d’urgence, le salaire, le poste ou le service ;
• possibilité de créer des champs personnalisés pour le suivi d’informations propres à l’entreprise ;
• sécurité qui prend en charge les rôles, afin de simplifier l’octroi de droits d’accès aux employés ;
• possibilité de saisir des modifications futures et rétroactives ;
• système configuré pour répondre à toutes les exigences officielles de conformité, et aux demandes d’extraction des données par le légal ;
• possibilité de saisir des données relatives à des tiers, par exemple des sous-traitants.

2 - Gestion des temps, heures et présence

Les SIRH doivent permettre de suivre les absences et de comptabiliser les heures de travail sur une feuille de temps. Assurez-vous que le système peut s’adapter aux politiques et aux pratiques de l’entreprise. Vérifiez notamment les points suivants :

• possibilité de configurer tous les types d’absence acceptés par l’entreprise ;
• définition des types d’absence autorisés en fonction des catégories d’employés ;
• production de plannings et de feuilles de temps qui permettent l’affichage et la saisie des informations requises ;
• simplification du suivi des heures pour les employés via un mobile ou un navigateur ;
• production de rapports d’exception pour mettre en évidence les vacations manquées, les oublis de pointage et les heures supplémentaires ;
• définition des jours fériés légaux par pays et par région ;
• génération de workflows d’approbation et de rappels pour les demandes de congé et le remplissage des feuilles de temps.

3 - Recrutement

Également appelé système de suivi des candidatures, le module de gestion du recrutement couvre tout le cycle de recherche et d’embauche de nouveaux employés. La plupart des systèmes RH incluent cette fonctionnalité, même si elle n’est pas toujours aussi aboutie que les solutions de fournisseurs spécialisés dans le domaine. Les caractéristiques essentielles à rechercher sont les suivantes :

• bibliothèque contenant une description de chaque poste et des informations clés, comme le salaire, la catégorie, le niveau du poste et la fourchette des salaires ;
• workflow d’approbation configurable pour les demandes et les offres ;
• processus pour publier des postes à pourvoir sur plusieurs sites et plateformes de recrutement ;
• rapports, étiquettes et groupes personnalisés pour suivre les candidats ;
• prise en charge de plusieurs modèles d’offres pour répondre aux besoins particuliers de l’entreprise ;
• prise en charge de l’ensemble du processus de recrutement, dont l’envoi des propositions et la signature électronique des candidats ;
• prise en charge des signatures numériques avancées ;
• possibilité d’ajouter des pièces jointes aux offres ;

4 - Intégration des employés (onboarding)

Un module d’intégration améliore l’accueil des nouveaux employés et leur donne une première impression positive. Au minimum, le module leur permet de remplir des formulaires et de prendre connaissance des règlements. À l’état de l’art, ce module propose :

• un processus simple pour intégrer les personnes nouvellement recrutées en évitant de ressaisir leurs données ;
• une page d’accueil personnalisée pour présenter des informations sur l’entreprise, avec des vidéos et des organigrammes ;
• possibilité pour les employés de remplir et de signer des formulaires et des règlements et, avant leur prise de fonction, d’accéder à tous les documents nécessaires et de les remplir ;
• listes de tâches pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’intégration.

5 - Gestion de la performance

De nombreux éditeurs ajoutent des fonctionnalités d’entretien et de feed-back informel, tout en conservant la possibilité de gérer des entretiens d’évaluations de manière classique. Quelle que soit l’approche voulue, les meilleurs SIRH proposent :

• des formulaires configurables pour remonter les données des employés et des responsables ;
• des workflows configurables pour que le processus et les approbations respectent les procédures en vigueur dans l’entreprise ;
• le remplissage simultané des formulaires, afin de réduire les allers-retours nécessaires pour mener à bien le processus d’évaluation ;
• des rapports et des tableaux de bord pour suivre la progression et analyser les résultats ;
• un feed-back à 360 degrés ;
• l’intégration avec les systèmes de gestion de la rémunération et de gestion de la succession (succession planing).

6 - Avantages sociaux

Une fonction de saisie des informations relatives aux avantages sociaux peut faire gagner beaucoup de temps. Un SIRH propose :

• la configuration de plusieurs options de régime ;
• la transmission des données aux compagnies d’assurance et aux autorités publiques pour éviter de les ressaisir ;
• le cas échéant, la possibilité pour les employés de choisir leur couverture parmi les options présentées et d’obtenir un chiffrage ;
• l’envoi des données au service paie pour éviter de les ressaisir.

7 - Analytique RH, rapports et tableaux de bord

Lorsque vous passez en revue les fonctionnalités offertes par les logiciels RH, prévoyez suffisamment de temps pour les rapports et les tableaux de bord. Ces éléments sont en effet trop souvent relégués en fin de démonstration.

Une brique analytique moderne dans un SIRH propose :

• le choix suffisant de rapports standard pour répondre à la plupart des besoins ;
• des tableaux de bord avec des graphiques fournissant des informations exploitables, clef en main ;
• la possibilité de créer sans trop de complexité des rapports et des KPI personnalisés ;
• la programmation de l’envoi régulier par mail de rapports et d’indicateurs à des employés et des responsables spécifiques ;
• un accès filtré aux données, au moyen d’autorisations qui s’appuient sur les rôles.

8 - Formation et développement (Learning Management System)

Un LMS simplifie la préparation et à la mise en place de formations, propose des cours en ligne et renforce la culture de formation continue d’une entreprise. Un bon LMS :

• prend en charge les formations autonomes en ligne et/ou avec un « professeur » ;
• prend en charge les contenus pour les formations en combinant des cours écrits, des articles, des vidéos et des quizz pour constituer un cursus complet ;
• permet de constituer des parcours de formation ;
• personnalise ces parcours en fonction des compétences des employés et des besoins de l’entreprise ;
• attribue automatiquement, et de manière plus classique, des formations en fonction de règles prédéfinies ;
• s’intègre avec des organismes tiers qui proposent des cours en ligne sous licence ;
• génère des rapports et des tableaux de bord détaillés ;

9 - Portails RH en libre-service

La possibilité de partager en toute sécurité des informations avec les employés est un des grands atouts des logiciels SIRH pour une organisation. Un portail abouti de RH en self-service permet :

• la consultation et la mise à jour par les employés de leurs informations personnelles ;
• la consultation et mise à jour par les responsables des informations de leurs subordonnés ;
• le téléchargement de documents (fiche de paie, justificatif, etc.) ;
• la déclaration par l’employé de certaines actions (poser des congés, arrêt maladie, etc.) ;
• le contrôle, en fonction des rôles, des accès aux données sensibles ;
• un processus d’approbation permettant de s’assurer que toutes les modifications apportées par les employés et les responsables sont acceptables.

10 - Options d’intégration du SIRH à des outils tiers

La possibilité d’intégrer un système de gestion des ressources humaines à d’autres logiciels métiers peut créer des synergies intéressantes. Ainsi, il est utile à l’IT de connaître les nouvelles embauches et les départs pour provisionner – ou décommissionner – des appareils ou des ressources informatiques. Un SIRH moderne permet des intégrations, soit avec des connecteurs, soit de manière plus personnalisée (avec des extractions de données spécifiques ou avec des développements maison que permet l’éditeur avec une plateforme).

11 - Gestion des données

Les données RH peuvent être modifiées et vérifiées à l’aide d’outils intégrés au SIRH. Les fonctionnalités de gestion des données suivantes sont souvent disponibles :

• importation de données lorsque plusieurs modifications doivent être effectuées en même temps ;
• saisie rapide pour lister plusieurs employés et les différents champs à mettre à jour ;
• vérification des erreurs pour s’assurer que les données sont correctement saisies et valides.

12 - Gestion de la paie (payroll)

Les données RH et la paie sont étroitement liées, que la gestion de la paie relève des RH ou de la comptabilité. De nombreux SIRH proposent un module de paie maison, ainsi que des intégrations avec les principaux systèmes de paie. Les meilleurs modules de paie assurent :

• une intégration étroite avec le Core RH pour éviter de ressaisir les données ;
• la prise en charge de plusieurs devises ;
• l’accès des employés aux fiches de paie et formulaires fiscaux ;
• l’intégration avec les modules de gestion des temps, de présence et des avantages sociaux ;
• des outils simples de validation des données pour s’assurer qu’elles sont correctes avant de les rentrer dans le système RH ;
• la comparaison des données pour mettre en évidence les changements importants intervenus entre deux cycles de paie.

13 - Planification de la relève (succession planning)

L’ajout d’un module de planification de la relève – ou plan de succession – à un système RH sert à repérer au sein de l’entreprise les talents prometteurs afin de les préparer à occuper des postes à responsabilité.

Cependant, comme la mise en œuvre de ce type de module demande du temps, il convient de s’assurer au préalable que le plan de succession fait l’objet d’un engagement à l’échelle de l’entreprise. Un bon module de Succession Planing propose :

• une intégration avec le module de gestion de la performance et le Core RH ;
• une facilité d’utilisation plus importante comparée à des feuilles de calcul ;
• la possibilité d’intégrer des données relatives aux postes, telles que les échelons, les catégories et les descriptions de postes.

14 - Rémunération

Bien que ce processus n’ait lieu qu’une ou deux fois par an, il est essentiel de bien planifier la rémunération. Un tableur comme Excel est un bon outil pour les RH, mais il a aussi des limites importantes pour la rémunération. Un module de rémunération inclut :

• des règles pour déterminer quels employés seront concernés par le processus de rémunération ;
• les budgets pour empêcher les managers d’engager des dépenses excessives ;
• des workflows et des processus d’approbation ;
• la protection et le contrôle des données sensibles ;
• des rapports complets pour déterminer qui doit être augmenté et comment les budgets sont utilisés ;
• des liens avec l’évaluation de la performance pour générer automatiquement une recommandation d’augmentation de salaire.