La collaboration, une clé pour transformer un groupe distant en équipe agile
Les équipes agiles ne cohabitent pas toujours sous le même toit, mais elles doivent poursuivre un objectif commun. Voici la meilleure façon de gérer une équipe agile dont les membres sont distants.
Quand on est une multinationale, les processus internes sont généralement répartis sur plusieurs équipes et ces équipes sont parfois elles-aussi réparties dans différents pays. Si des problèmes de communication peuvent compliquer les relations dans le premier cas, elles deviennent particulièrement critiques dans le second dispositif.
Mais si elles fonctionnent sur un mode agile, ces équipes distribuées ont la capacité d’aider ces entreprises à atteindre leurs objectifs de déploiement et de réduction des coûts. Elles peuvent réduire les frais généraux d'une entreprise et se constituer un vivier de talents plus étendu. En général, l'indépendance géographique rend une entreprise beaucoup plus agile et productive.
Toutefois, ces équipes mondiales sont confrontées à certaines difficultés inhérentes à la collaboration : différences de fuseaux horaires, de cultures et barrières linguistiques. Pour que le dispositif fonctionne, chaque employé doit faire un effort supplémentaire. Les gestionnaires de projet doivent donc prendre le problème à bras le corps et :
- Fournir à l'équipe de bons outils de communication et de collaboration ;
- Comprendre les forces et les faiblesses des membres des équipes ;
- Encourager la transparence ;
- Tenir des réunions régulières ;
- Fixer des objectifs clairs aux membres de l'équipe ;
- Adhérer aux meilleures pratiques et normes d'ingénierie ;
- Se concentrer sur des releases réalisables ; et
- Sensibiliser les gens aux différentes cultures.
Passons en revue quelques-unes de ces meilleures pratiques.
Différences culturelles
Lorsqu’il est question de diversité culturelle dans une équipe, il est impératif que chacun respecte les différences des autres. Les gestionnaires devraient coordonner régulièrement des formations de sensibilisation culturelle. N'oubliez pas non plus les différentes fêtes célébrées dans le monde, ce qui pourrait nécessiter une coordination supplémentaire.
Planifier les sprints à l’avance
En l'absence d'objectifs clairs, de nombreux problèmes peuvent subvenir lors du cycle de vie du projet. Fixer des objectifs avec chaque intervenant permet de les garder concentrés sur le projet.
Il convient également de planifier des sprints et d’identifier les interdépendances le plus tôt possible. Vous n'avez pas besoin de diagrammes de Gantt, qui illustrent les projets agiles sous la forme d'un diagramme à barres. Mais il est préférable de planifier les backlogs bien à l'avance - bien avant le début du sprint.
Au cours d'une séance de préparation de backlog, le product owner examine les éléments afin d'établir l'ordre de priorité et de sélectionner quelques sprints. Cette activité rend les séances plus efficaces.
Scrum et réunions quotidiennes distribuées
Les réunions quotidiennes, que prévoit Scrum, facilitent la collaboration entre les membres de l’équipe. Il s’agit de tenir ces réunions à un moment où toute l'équipe est disponible et de faire le meilleur compromis possible pour s’aligner sur les différents fuseaux horaires.
Une réunion Scrum quotidienne dure généralement de 15 à 20 minutes. Elle permet à toute l'équipe distribuée de discuter des avancées de chacun, de planifier la journée et d'identifier les éventuels points bloquants.
Revues et rétrospectives de sprint
Il est également nécessaire de planifier des revues de sprint pour évaluer un projet par rapport aux objectifs que l'équipe s'est fixés lors de la planification. Les rétrospectives fournissent un moyen efficace d'échanger des informations et des idées, d'évaluer les itérations et d’améliorer le travail en cours.
Les managers tiennent généralement des rétrospectives à distance à l'aide de la vidéoconférence.
Minimiser les échanges
Les différences de fuseaux horaires augmentent les temps d'attente. Si un membre de l'équipe a besoin de quelqu'un dans un autre pays pour débloquer une situation, ce retard fait perdre beaucoup de temps ; les membres de l'équipe peuvent même perdre une journée entière de travail. Cela peut également perturber les délais de livraison du projet. C'est pourquoi l'équipe doit réduire les échanges inutiles. Il s’agit encore d’identifier le plus tôt possible les dépendances et de les anticiper pour réduire toute forme d’incident. De meilleures pratiques de communication pour faciliter le partage des connaissances sont nécessaires.
C'est également une bonne pratique de co-localiser le product owner avec les équipes de développement pour faciliter la collaboration et la communication. Si celui-ci ne peut pas travailler au même endroit, le chef de projet peut habiliter le personnel local.
Embaucher des personnes motivées
Dans une équipe agile distribuée, il est nécessaire de recruter des membres qui soient motivés, surtout s'ils travaillent à distance. Bien qu'il soit difficile d'évaluer la motivation personnelle, les employés distants doivent travailler plus intensément qu'une équipe locale pour communiquer. C'est donc un critère important à évaluer et les membres de l'équipe co-localisée devraient contribuer à améliorer la situation.
On peut également utiliser des tableaux en ligne (comme Trello) pour le brainstorming, la collaboration et la communication.
Utiliser des outils de collaboration
La communication est l'un des aspects fondamentaux de la gestion d'équipe agile. Les outils SaaS peuvent faciliter la communication et la collaboration et augmenter la productivité de l'équipe.
Il existe des outils de vidéo conférence, de partage d'écran et de messaging pour favoriser la collaboration. De nombreuses options sont disponibles, il convient d’identifier ceux qui conviennent le mieux à vos besoins. Il peut être judicieux de prévoir une formation pour faciliter l’adoption des outils.
