Identifier les problèmes de synchronisation Exchange Server pour le dossier "Eléments envoyés"
Les utilisateurs accédant à leur messagerie sur plusieurs appareils peuvent rencontrer des problèmes de synchronisation Exchange Server. Le dossier Eléments envoyés notamment peut être source de confusion.
Chaque jour de plus en plus d'utilisateurs utilisent différents appareils pour accéder à la messagerie Exchange Server. Par exemple, je lis mes emails Exchange sur un ordinateur de bureau équipé d'Outlook 2010, sur un ordinateur portable (avec Outlook 2010 également), sur mon Windows Phone 7 et parfois sur Outlook Web App. Avec la prolifération des équipements, il est tout à fait normal que des problèmes de synchronisation surviennent dans Exchange Server. Le plus courant se produit dans le dossier Eléments envoyés.
Lorsque j'envoie un message depuis un appareil, il n'apparaît pas toujours dans le dossier Eléments envoyés de mes autres appareils, et je me suis demandé à quoi cela était dû. Après avoir mené l'enquête, j'ai découvert que les sources du problème sont multiples.
Synchronisation du courrier Exchange : comment vous connectez-vous ?
La méthode employée par un utilisateur pour se connecter à Exchange Server peut souvent provoquer des problèmes de synchronisation dans le dossier Eléments envoyés. Le plus souvent, la connexion à Exchange Server est établie par le biais d'un client natif, comme Microsoft Outlook 2010 ou ActiveSync. Cela dit, Exchange peut également être configuré de manière à jouer le rôle de serveur POP3 ou IMAP. Ce n'est généralement le cas que si l'administrateur Exchange doit permettre à des clients non compatibles avec Exchange de se connecter.
POP3 est un protocole ancien qui n'a jamais été conçu pour la synchronisation des éléments envoyés. Par conséquent, si un utilisateur se connecte à Exchange via POP3 et envoie un message, le dossier Eléments envoyés de l'appareil (s'il existe) ne sera pas correctement synchronisé avec Exchange Server.
Les éléments envoyés à partir d'autres appareils seront bien conservés dans le dossier Eléments envoyés de l'utilisateur sur le serveur Exchange, mais le contenu de ce dossier ne sera pas répliqué sur l'appareil qui se connecte à Exchange par le protocole POP3.
Appareils mobiles et problèmes de synchronisation Exchange
Les appareils mobiles peuvent aussi entraîner divers problèmes liés à la synchronisation des éléments envoyés. Bien que la technologie Exchange ActiveSync de Microsoft existe en mode natif sur la plupart des appareils mobiles, tous les fournisseurs ne la mettent pas en oeuvre de la même façon. Certains appareils exigent que la synchronisation des éléments envoyés soit activée manuellement, d'autres ont une option permettant de la désactiver manuellement.
Par exemple, Windows Mobile 6 comporte une option qui doit être activée si vous souhaitez conserver les éléments envoyés. Pour y accéder, l'utilisateur doit ouvrir l'application Messages et cliquer sur Menu -> Outils -> Options -> Messages. L'onglet Messages contient une case à cocher intitulée Garder une copie du courrier envoyé dans le dossier Envoyé.
Les appareils mobiles peuvent également se désynchroniser temporairement, donnant l'impression qu'un problème de synchronisation s'est produit. Supposons, par exemple, qu'un utilisateur pénètre dans une zone d'itinérance et qu'une stratégie de boîte aux lettres ActiveSync l'empêche de synchroniser les données tant qu'il est en itinérance.
Dès que l'utilisateur rejoint la zone de couverture, les autres dossiers se synchronisent avant le dossier Eléments envoyés. Et même lorsque ce dossier finit par se synchroniser, les éléments les plus récents sont synchronisés en premier. Par conséquent, il se peut que l'utilisateur voie ses derniers éléments envoyés, mais pas les précédents. Tout le contenu du dossier Eléments envoyés devrait cependant finir par être synchronisé.
Problème de synchronisation Exchange : affichage Conversations
Le dernier problème n'en est pas vraiment un, mais est souvent perçu comme tel. Il survient lorsqu'un utilisateur active l'affichage Conversations, soit intentionnellement soit par accident. Cet affichage n'empêche pas la synchronisation des éléments envoyés, mais peut donner l'impression qu'elle a échoué.
Par exemple, imaginons qu'un utilisateur envoie un message à un collègue et que l'affichage Conversations soit activé par erreur. Au bout d'un certain temps, le collègue lui répond. Lorsque l'utilisateur envoie à son tour sa réponse, le message d'origine et la réponse du collègue sont disposés en dessous de ce dernier message, sous la forme d'une conversation, et ne sont pas consignés dans le dossier Eléments envoyés.
Si l'utilisateur veut consulter le message qu'il a envoyé au départ, il ne le trouvera pas dans le dossier Eléments envoyés. Le message d'origine existe bien, mais seulement dans la conversation présentée sous le message le plus récent.
