Huit façons d’éviter les interruptions d’activité dues à un nouvel ERP
Un nouvel ERP peut entraîner des perturbations opérationnelles. Suivre ces étapes lors de la planification de l’implémentation devrait aider votre entreprise à poursuivre son activité normalement.
La mise en œuvre d’un nouvel ERP est un processus difficile. L’un des plus grands défis est souvent d’éviter que le lancement du nouveau système ne perturbe l’activité opérationnelle normale de l’entreprise. En amont, les responsables de projet devront donc mettre en place une stratégie pour éviter ces perturbations.
Pour vous aider, voici quelques mesures à envisager.
1 – Élaborer un calendrier détaillé
Une fois le projet approuvé et le contrat signé avec l’éditeur d’ERP, commencez à travailler sur un calendrier détaillé.
Ce calendrier permettra de guider le projet et de garantir le respect des principales échéances, tout en fournissant aux membres de l’équipe des informations pour organiser leurs emplois du temps.
De nombreux membres de l’équipe continueront probablement à assurer leurs tâches quotidiennes en plus de leurs rôles dans le projet ERP. Ils doivent donc recevoir à l’avance le plus d’informations possible sur leur charge de travail liée à la mise en œuvre – et savoir quand on aura besoin d’eux – afin de pouvoir planifier leurs temps en conséquence.
2 – Allouer des ressources temporaires en soutien
Pour éviter de surcharger les équipes, envisager au besoin de demander à l’entreprise d’embaucher des travailleurs temporaires ou des consultants externes pour épauler ou remplacer les employés qui travailleront sur le projet ERP.
3 – Faire des checklists
Utilisez des listes de contrôle (checklists) pour suivre les tâches afin que les membres de l’équipe sachent ce que les autres ont terminé et qu’ils puissent planifier les prochaines étapes.
Dans certains cas, un employé peut ne pas être en mesure de commencer ses tâches avant que les autres n’aient terminé les leurs. Les checklists peuvent donc aider chacun à suivre l’état des tâches et à planifier son temps en conséquence.
4 – Élaborer une feuille de route
Élaborez une roadmap du projet que vous pourrez partager avec l’ensemble de l’organisation et expliquez comment elle affectera les différents groupes d’utilisateurs.
La feuille de route doit inclure les dates clés et le résumé des tâches de chaque étape du projet.
Elle peut également mettre en évidence les phases futures du projet ERP, ce qui pourra aider les managers et les personnes chargées de la planification des effectifs. Si des responsables savent qu’un de leur employé travaillera sur le projet pendant plus d’une phase, ils peuvent décider de faire appel à une aide sur le long terme.
5 – Effectuer une évaluation continue des risques
Pour réduire le risque d’interruption des activités, mettez en place un processus continu d’évaluation de ces risques, en commençant dès le lancement du projet et en le poursuivant jusqu’à ce que le déploiement du nouvel ERP soit terminé et que le système fonctionne comme prévu.
Le processus d’évaluation des risques permettra au chef de projet de se tenir au courant des problèmes qui sont susceptibles d’arriver et de ceux qui ont déjà affecté l’entreprise. Votre organisation pourra ainsi mieux réagir et limiter les interruptions imprévues.
6 – Une communication claire
Communiquez avec les employés de manière claire et concise sur l’implémentation de l’ERP aussi souvent que possible. Adaptez les messages pour que vos interlocuteurs aient le juste degré de détails dont ils ont besoin, sans les surcharger d’informations.
Par exemple, la majorité de vos collaborateurs n’aura besoin que d’explications sur l’avancement du projet et des dates importantes, tandis que ceux qui utiliseront l’ERP au quotidien auront besoin de plus de détails pour se préparer.
Une fois que l’ERP est opérationnel, continuez à communiquer régulièrement. L’essentiel est de faire en sorte que les employés se familiarisent le plus rapidement possible avec le nouveau système, tout en veillant à ce qu’ils reçoivent les informations dont ils ont besoin.
7 – Prévoir un support pour après la mise en production de l’ERP
Une fois que l’ERP est en production, proposez un support à tous les employés. Lorsque les utilisateurs commenceront à travailler avec le nouveau système, ils auront probablement des questions et rencontreront des problèmes. Les experts en la matière devront être disponibles pour les aider.
En raison de ces exigences, essayez d’éviter de lancer la phase suivante juste après le go-live afin que les experts de l’équipe projet ne se sentent pas tiraillés entre le support de la phase précédente et le travail nécessaire pour préparer la suivante.
8 – Proposer de multiples options de formation
Pensez à offrir une variété de possibilités de formation aux utilisateurs qui apprennent à se servir du nouvel ERP. Par exemple, votre entreprise peut organiser des formations en face à face (en groupe ou individuelles), des cours en direct à distance, des modules en ligne à consulter à la demande et des supports de cours (comme une documentation ou une FAQ).
Les employés peuvent gagner du temps en ne suivant que les formations directement liées à leur rôle. Des options de microapprentissage peuvent être utiles.
Les chefs de projet doivent également s’assurer que le matériel de formation est bien intégré et accessible depuis l’ERP, afin que les employés puissent trouver l’aide dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.
