Digital Workplace : Histoire (et futur) du bureau zéro papier

L’histoire du zéro papier en cinq époques

Le bureau zéro papier couvre cinq époques de l’IT : les systèmes intégrés de bureautique, les réseaux client-serveur, les serveurs Web d’entreprise et le cloud. À chacune correspondent du matériel, des logiciels et des technologies réseau spécifiques, qui automatisent certaines tâches et s’attaquent à des problèmes précis.

Chaque époque exploite les fonctionnalités antérieures pour aider les employés et les équipes à communiquer, à se coordonner et à collaborer de façon plus efficace.

1 – Avant le zéro papier (les années 70)

Jusqu’à la fin des années 70, le papier est le support de base du travail. Les commerciaux et les juristes rédigent les propositions commerciales et les contrats sur du papier. D’autres employés se chargent de les réviser et, éventuellement, d’y ajouter du contenu. Une ou plusieurs personnes retapent alors le document en y intégrant les changements, puis impriment la version définitive qui est transmise aux destinataires. Le processus se fait souvent avec des parapheurs.

Cette décennie a vu naître trois inventions qui ont ouvert la voie à la numérisation.

1. Le traitement de texte : apparu au milieu des années 70, le traitement de texte automatise la production de documents et permet aux dactylos de modifier des textes de façon électronique sans devoir retaper des pages entières.
2. Les tableurs : développés en 1979, ils permettent d’automatiser les tâches liées à la comptabilité, par exemple l’établissement des budgets.
3. Les PC : commercialisés pour la première fois en 1981 par IBM, ces PC à prix abordable intègrent des applications de traitement de texte et des tableurs, qui ont rapidement trouvé leur place dans les grandes et moyennes entreprises.

Les collaborateurs élaborent les propositions commerciales et les budgets de manière numérique, ce qui leur fait gagner en temps, mais ils continuent d’échanger des copies imprimées et de stocker les versions finalisées dans des meubles de rangement.

2 – Systèmes intégrés de bureau (1980)

À partir des années 1980, les systèmes intégrés marquent le début du déclin de la dépendance vis-à-vis du papier. Souvent envoyées sur différents sites, les équipes commerciales et juridiques accèdent aux documents de l’entreprise par le biais de mini-ordinateurs reliés à des réseaux étendus (WAN).

C’est à cette époque qu’arrivent également les e-mails et les fichiers numériques. Les équipes stockent et gèrent en ligne les propositions commerciales (en gardant souvent les conventions de nommage utilisées pour le stockage physique). Les e-mails facilitent l’échange des versions préliminaires, avant d’imprimer et de ne transmettre sur papier que les versions finales des documents.

À ce stade, le classement et l’échange de copies imprimées n’ont plus lieu d’être. La connexion à un même réseau propriétaire simplifie la communication et le partage d’informations dans l’entreprise. Mais ce premier pas vers le zéro papier nécessite un investissement de départ.

3 – Réseaux client-serveur (1990)

Apparus à la fin des années 1980, les réseaux client-serveur connaissent une période faste du milieu des années 1990 à la fin des années 2000.

Ils prennent en charge le classement numérique et le courrier électronique pour une petite partie du coût des systèmes intégrés de bureau. Équipées de PC, de logiciels standard et de réseaux locaux (LAN), les PME profitent des avantages du zéro papier comme les grandes entreprises.

Les équipes chargées peuvent numériser les documents, les convertir en fichiers numériques et les ajouter aux systèmes de partage de fichiers. Si vous connaissez l’adresse e-mail de vos collègues, vous pouvez leur envoyer des versions préliminaires sur leur LAN privé ou les réseaux associés. L’avènement des interfaces graphiques utilisateurs (GUI) sur Windows et sur Mac permet d’introduire l’édition et la microédition WYSIWYG. Les collaborateurs peuvent alors créer et modifier des propositions commerciales sous forme de documents composites combinant images, tableaux et texte mis en page.

Les réseaux client-serveur donnent un coup d’accélérateur en interne au zéro papier. Les nouveaux workflows incitent les équipes à identifier des étapes de révision et d’approbation pour développer les propositions commerciales et automatiser des processus prédéfinis. Ce qui ne les empêche pas de continuer à approuver les propositions et signer les contrats au format papier ni à stocker les documents officiels dans des armoires de classement sécurisées.

4 – Serveurs Web d’entreprise (2000)

Pendant les années 1990, les entreprises du monde entier adoptent le protocole Internet. Où que l’on soit, il est désormais possible de communiquer et d’échanger des messages, avec une seule personne ou avec une équipe entière. En 1994, l’avènement du World Wide Web permet de publier des informations sur des sites Internet. Ces innovations amplifient le nombre de documents sur les réseaux d’entreprise et accélèrent leurs transmissions.

Au début des années 2000, les entreprises commencent à adopter les serveurs Web pour rationaliser leurs opérations internes. Les navigateurs s’exécutent sur des PC standard, et les équipes peuvent stocker leurs ébauches de documents dans un référentiel partagé accessible en ligne. Les serveurs de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et de gestion des actifs numériques (DAM) sont de plus en plus répandus du fait des bénéfices qu’ils apportent aux organisations.

Les utilisateurs, libérés des contraintes des plans de fichier prédéfinis, peuvent organiser leurs documents en utilisant diverses catégories de contenu et de métadonnées. Ils peuvent chercher des documents à l’aide d’index précis et en mettre à jour le contenu. Les documents approuvés peuvent également y être archivés au lieu d’être imprimés.

Le bureau zéro papier permet en outre aux entreprises d’interagir par voie numérique avec leurs clients (ou toute autre partie externe). Celles-ci peuvent mettre à disposition des contrats sur leur portail, recueillir des avis clients sur un référentiel unique et organiser des informations en ligne sans utiliser d’e-mails.

Mais les opérations ne sont toujours pas intégralement « zéro papier », il faut encore imprimer et signer des documents physiques.

5 – Plateformes cloud (2010)

Depuis le début des années 2010, les plateformes cloud (d’échange et de synchronisation à la Dropbox, OneDrive ou Google Drive, ou d’ECM de nouvelle génération) accélèrent la numérisation des opérations métier. Les entreprises stockent et gèrent couramment leurs documents en ligne, et elles utilisent massivement les périphériques mobiles (tablettes, smartphones, laptop). Le travail sur papier n’est plus la règle, mais l’exception.

La numérisation conduit à un fonctionnement zéro papier de bout en bout. Il est possible de travailler et de collaborer où que l’on soit, et aussi d’assembler et d’organiser des informations de sources diverses. Le travail n’est plus attaché à un lieu, comme un bureau, mais à une activité d’équipe facilitée par la technologie. Lorsqu’une équipe finalise une offre, l’acheteur et le vendeur peuvent signer de manière électronique les contrats et formaliser ainsi l’accord de façon formelle (même si des réticences peuvent persister).

L’avenir du bureau zéro papier

Tous ces catalogues et dépôts numériques ont ouvert de nouvelles perspectives, mais le bureau sans papier a encore des défis à relever. Certes, les offres et les contrats sont bien numérisés, mais les équipes ne peuvent pas systématiquement savoir ce que contiennent les documents.

Les entreprises doivent aujourd’hui arriver à automatiser l’indexation et la recherche dans les documents en comprenant leurs contenus. L’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage statistique (machine learning) peuvent examiner les informations contenues dans les offres et les contrats, et récupérer des données réellement exploitables pour les décideurs.