HCM/SIRH : comment optimiser vos processus de gestion de la performance ?

Les bénéfices de l’automatisation

L'automatisation du processus de gestion des performances est souvent plus facile lorsque vous utilisez une application dédiée, comme SuccessFactors (SAP), Talentsoft ou Cornerstone. Ces applications sont généralement accompagnées d'une fonctionnalité intégrée qui permet de contrôler qui peut voir un formulaire, quelles données peuvent être mises à jour et par qui. Elles facilitent également l'utilisation des données de performances individuelles et collectives dans d'autres modules, tels que la planification de la rémunération.

Mais les entreprises qui ne veulent pas investir dans ces applications peuvent toujours trouver des moyens d'automatiser leurs processus. Par exemple, Google Docs (Sheets) permet la mise à jour simultanée des formulaires par les employés et les managers. Excel fournit également des fonctions pour verrouiller les champs et limiter les modifications afin de s'assurer que les formulaires sont remplis correctement. Les produits de Google et de Microsoft incluent aussi des outils de scripting qui peuvent être utilisés pour fusionner tous les commentaires stockés dans d’autres fichiers.

L’automatisation reste dans les deux cas un objectif majeur. Si vous placer par exemple vos employés dans une « grille de neuf » et que vous souhaitez faire des réunions d'étalonnage, au cours desquelles les managers se réunissent pour s'assurer que leurs évaluations sont uniformes et justes, vous pourrez le faire manuellement, mais cela deviendra vite inefficace si vous en avez plusieurs à faire dans toute l'organisation.

L'automatisation de l'ensemble du processus - ou seulement d'une partie - n'a pas toujours besoin d'être sophistiquée. Mais si vous voulez uniformiser la procédure, réduire votre temps d'administration et tirer parti du travail que vos employés et vos managers mettent dans les évaluations, il est préférable de prendre des mesures pour permettre au moins un peu d'automatisation.

Formulaires : faîtes simple et compréhensible

Il est important que les formulaires d’évaluation soient aussi simples que possible pour que les employés les utilisent réellement. Il s'agit d'un objectif qui devrait être fixé dès le début du projet et redit régulièrement. Au fur et à mesure que vous commencerez à enrichir le formulaire, vous pourriez être tenté d’ajouter toutes les fonctionnalités disponibles. Cependant, le résultat peut être un formulaire qui n'est plus « convivial » du tout.

Quiconque utilise le document doit en effet savoir quels champs remplir, ce qu'il faut saisir aux différentes étapes du processus et ce qu'on attend de lui. Par exemple, si une section n'est pas nécessaire lors d'un bilan semestriel, comme un champ de commentaires de fin d'année, cachez-le et ne le rendez visible qu'à la fin de l'exercice fiscal. De plus, essayez de limiter l'utilisation du jargon RH ou de concepts trop complexes.

Pour les groupes de plusieurs employés ayant des besoins différents en matière d'évaluation de la performance, vous pouvez créer plusieurs formulaires. Par exemple un pour les employés qui ne font pas partie de la direction et un autre pour les cadres. Cela peut bien fonctionner dans les situations où il est peu probable que les employés devront passer d'un formulaire à un autre. Mais dans ce cas, vous devrez également tenir compte du temps supplémentaire requis pour établir et tester plus d'un formulaire.

Si possible, créer le formulaire le plus complexe. Ensuite, copiez le et supprimez les sections qui ne s'appliquent pas aux formulaires suivants, plus simples, pour réduire le temps de test.

Évitez aussi d'utiliser trop d'étapes dans votre processus d’évaluation. Multiplier les intervenants peut entraîner une confusion quant à l'identité de la personne qui doit saisir les données. Moins d'étapes réduit également le travail de l'administrateur système.

Une autre économie de temps peut aussi, dans certains cas, être réalisée en faisant passer automatiquement les formulaires au niveau suivant après une certaine date (qu’il soit rempli ou non).

Sécurité, modèle de données

Il est important de déterminer le modèle de données des rapports avant de terminer la conception du formulaire et du process. Il peut en effet être long de corriger le formulaire après son lancement.

Dans de nombreuses applications de gestion de la performance, le formulaire et les données sont stockés ensemble. Si vous avez configuré un champs qui n’est pas à reporter et que vous souhaitez finalement qu'il le soit, il se peut que vous soyez obligé de copier manuellement toutes les données des formulaires existants avant de supprimer ces documents, puis de redéployer les formulaires revus et corrigés, avant enfin de saisir les données sauvegardées.

La sécurité est une autre considération critique. Vous devez vous assurer que seules les personnes qui doivent voir et modifier l'évaluation sont autorisées à accéder aux documents. Les autorisations basées sur les rôles peuvent grandement simplifier cette gestion des accès.

Notation : rendez les intelligibles

Les échelles de notation sont une autre question importante. Bien qu'elles soient utiles pour évaluer et comparer rapidement les employés, les notes brutes peuvent être démotivantes.

Si les notations sont incluses dans votre formulaire, faut-il évaluer chaque section ou une seule note finale suffit-elle ? A vous de voir en fonction des cas.

De plus, songez à changer le libellé de la notation en quelque chose de plus inspirant que "Répond aux attentes", qui est souvent la formule la plus courante, en quelque chose comme "Bon travail".

Vous devez vous assurer que le système d'évaluation par note est clair pour que les employés comprennent ce que signifie leur évaluation.

Certaines applications incluent des résumés en haut du formulaire indiquant la notation globale, le nombre de champs qui restent à remplir et la façon dont la notation d'un employé se positionne par rapport à ses pairs. Ces résumés peuvent faire gagner du temps aux utilisateurs lorsqu'ils ouvrent le formulaire – notamment pour la première fois.

Feedbacks

Songez à mettre en place des fonctions permettant de recueillir les commentaires tout au long de l'année. Le feedback peut être lié à une étape spécifique, telle qu'un examen de mi-exercice, la réalisation d'un projet ou l'arrivée des employés.

Bien que le feed-back provienne principalement de l'employé évalué et du manager, d'autres employés peuvent aussi avoir à faire des commentaires. Pensez-y également d’en votre gestion des droits d’accès.

L'utilisation des données saisies dans d'autres procédures permettra au processus de gestion du rendement de donner toute sa valeur. Par exemple, SuccessFactors facilite le partage des évaluations avec le module de planification de la rémunération pour calculer - ou fournir des lignes directrices relatives aux primes et aux augmentations de salaire.

Atténuer les problèmes potentiels avec des tests préparatoires

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier l'apparence d'une fonctionnalité - comme l'emplacement des champs de commentaires - mais que vous soyez limité par l'application. Si la caractéristique est importante pour vous, assurez-vous que modifier le système est bien documentée et/ou qu’il existe une formation pour la réaliser.

L'autre option consiste, à l’inverse, à évaluer l'impact de la suppression pure et simple de fonctionnalités que vous trouvez inadaptées en l’état.

Autre précaution : assurez-vous de bien tester vos formulaires et vos workflow à l'aide de scénarios et de cas d'utilisation multiple et en obtenant les commentaires des participants. Certains problèmes peuvent ne pas être évidents au premier abord.

Avant de commencer le processus d'évaluation, donnez une formation suffisante aux employés testeurs. Cela peut se faire sous forme de documents papiers, de vidéos en ligne ou en cours avec une personne physique. Pour que le processus se déroule sans heurts, les employés doivent savoir ce qu'on attend d'eux et comment exécuter les tâches nécessaires.

L'utilisation d'une application conçue pour les évaluations formelles de performances peut faciliter l'élaboration du formulaire et de la procédure, mais vous devez quand même faire un travail préparatoire. Accordez-y du temps, cherchez s’il existe une meilleure façon d'implémenter les fonctionnalités que vous aviez en tête. Mais essayez d'éviter les gros changements de dernière minute que vous ne pourrez pas tester à fond.

N’hésitez pas à faire appel au support technique et aux groupes d'utilisateurs du fournisseur. Faites éventuellement appel à ses services de consulting en cas de besoin. Ces experts spécialisés voient les formulaires d’évaluation de performance de différentes entreprises et peuvent souvent être en mesure de suggérer de meilleures façons d'utiliser leur logiciel.

Vous devriez également prévoir un délai d'exécution pour vous assurer que vous pouvez obtenir le feedback et les ressources suffisantes (et dans les temps) pour assurer votre lancement.

Conclusion

Il existe un certain nombre d'applications de gestion de la performance qui permettent aux entreprises d'améliorer leurs processus et de résoudre certains de leurs problèmes historiques.

Pour que le processus de gestion de la performance continue à bénéficier aux employés et à l'organisation, automatisez les processus manuels, veillez à ce que le formulaire et les procédures soient intuitifs, explorez les nouvelles fonctionnalités fournies par votre fournisseur de logiciels, et, last but not least, tentez d'atténuer les problèmes avant qu'ils ne surviennent.