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Gestion du cycle de vie des PCs : 4 pratiques de référence
Il n’existe pas de plan de gestion du cycle de vie des postes de travail parfait et adapté à toutes les organisations. Mais il y a au moins quatre questions clés à se poser pour élaborer le sien.
Le principe qui sous-tend le cycle de vie d'un PC est assez simple : plus vous pouvez prolonger la durée de vie d'une machine tout en maintenant la productivité, plus grands sont les avantages financiers.
Une politique de cycle de vie des PC constitue une stratégie systématique pour gérer l'ensemble du cycle de vie d'un ordinateur au sein d'une organisation. Cela inclut la planification des achats, la configuration, la maintenance et, en fin de compte, l'élimination de ces machines. Une telle politique aide les organisations à optimiser leurs investissements en matière de technologies de l'information, à réduire les coûts, à améliorer l'efficacité opérationnelle et à réduire leur empreinte environnementale.
Cependant, prolonger la durée de vie d'un PC n'est pas sans défis. Avec l'âge, le matériel peut ne plus répondre aux exigences de performance des utilisateurs ou des nouveaux systèmes d'exploitation et logiciels, ce qui peut entraîner une baisse de productivité. De plus, les organisations accordent de plus en plus d'importance à la durabilité, car elles s'efforcent de réduire l'impact environnemental de leurs activités. Il est donc essentiel de trouver un équilibre entre la prolongation de la durée de vie du matériel et le maintien de performances et de durabilité optimales.
Les initiatives écologiques rendent encore plus attrayante l'idée de prolonger la durée de vie des PC. Une initiative écologique met souvent l'accent sur l'importance de la préservation des ressources, ce qui signifie, dans ce contexte, utiliser le matériel aussi longtemps que possible. Les organisations peuvent y parvenir grâce à une maintenance régulière, à la mise à niveau des composants ou à la réaffectation des anciennes machines à des tâches moins exigeantes.
La tâche consiste à trouver un équilibre réussi entre la réduction des coûts, le maintien de la productivité et la réduction de l'impact environnemental. Les services informatiques doivent répondre aux questions clés suivantes pour façonner le cycle de vie de leurs PC.
1. Baser la durée de vie des PC sur les charges de traitement et les besoins des utilisateurs.
Les besoins en termes de cycle de vie des PC varient d'une organisation à l'autre. Certaines industries, comme l’extraction pétrolière et gazière, nécessitant un accès à du matériel récent et performant. Dans ces secteurs, les employés comptent souvent sur des stations de travail robustes pour des tâches de traitement intensives. Par conséquent, les cycles de vie des PC dans ces organisations tendent à être plus courts. La nature exigeante de leur travail nécessite un accès continu à du matériel de pointe pour garantir des capacités de traitement efficaces.
Cependant, de plus en plus d'entreprises adoptent des offres de postes de travail virtuels (DaaS) pour s'assurer que les applications nécessitant une puissance de calcul accrue s'exécutent sur un service hébergé et que les utilisateurs n'ont besoin que d'un ordinateur léger pour accéder à leur DaaS et à d'autres applications.
Pour les organisations qui n'ont pas adopté les offres de DaaS, les cycles de vie prolongés des PC – certains pouvant aller jusqu'à 10 ans – peuvent entraîner des problèmes de performances avec des PC vieillissants. Cependant, les économies réalisées en évitant l'achat de nouveaux PC peuvent contribuer à compenser les pertes de productivité causées par un matériel obsolète.
Il n'est pas toujours facile de mesurer la perte de productivité provoquée par un matériel obsolète. Par exemple, un utilisateur avec un matériel dépassé peut rencontrer des problèmes uniquement lors du démarrage de son PC ou de l'ouverture d'applications, ce qui affecte les performances globales de 30 secondes au démarrage et de 30 secondes supplémentaires lors de l'utilisation des applications. Mais des retards plus importants peuvent exister et affecter les performances.
De plus, il convient de noter que Microsoft exige désormais un matériel plus récent pour ses derniers systèmes d'exploitation afin de maintenir une base de sécurité solide. Cette exigence pose un défi aux organisations qui souhaitent disposer d'un appareil Windows entièrement fonctionnel pendant une période prolongée, car les mécanismes de sécurité basés sur le nouveau système d'exploitation et le matériel requis peuvent ne pas être disponibles sur les anciennes machines.
2. Développer une infrastructure uniforme de distribution des PC chaque fois que possible
La partie la plus importante de l'élaboration de toute politique de l’informatique de l’utilisateur final consiste à comprendre les besoins des utilisateurs, comment ils travaillent, puis à les répartir en différents groupes en fonction de ces réponses. Certains travailleurs peuvent simplement avoir besoin d'accéder à un système d'exploitation DaaS à partir d'un bureau ou d'un autre lieu spécifique, ce qui signifie qu'ils n'ont besoin que d'un client léger ou d'une machine légère. L'offre DaaS peut être adaptée en fonction des besoins de performance. Les organisations peuvent également remarquer que de nombreux cadres ou autres membres clés du personnel ne travaillent qu'avec des outils collaboratifs et des mécanismes de reporting, et n'ont pas besoin d'un ordinateur à hautes performances. Pour eux, un ordinateur stable avec une emphase sur la capacité de la batterie peut suffire.
En revanche, le service informatique peut avoir besoin de machines haut de gamme supplémentaires pour les groupes d'utilisateurs effectuant des tâches intensives en calcul.
Après avoir pris en compte chaque groupe, il est conseillé d'établir une collection de machines à déployer dans toute l'organisation. Cette approche permet au service informatique de fournir des pièces de rechange ou d'assister pour les remplacements en cas de problèmes avec la machine d'un employé. Les organisations peuvent également facilement transformer une machine utilisant un matériel obsolète en un client léger pour le DaaS en utilisant des outils tels que Google FlexOS, une plateforme qui convertit une machine existante en un client léger.
Avec un modèle d'ordinateur standard attribué à chaque groupe, le service informatique peut réutiliser des composants matériels tels que la mémoire vive, pour améliorer les performances des machines existantes en réserve.
3. Prévoir les garanties et le cycle de vie après garantie
Lors de l'élaboration d'une politique pour le cycle de vie des ordinateurs, il est crucial de prendre en compte les options de garantie et de support disponibles pour les modèles d'ordinateurs choisis. En général, la plupart des ordinateurs portables et de bureau bénéficient d'une garantie standard d'un an fournie par des fabricants tels que Dell, HP et Lenovo. Les fournisseurs proposent souvent la possibilité de prolonger la garantie et le support jusqu'à trois ans, un choix populaire pour de nombreuses entreprises.
Il est également possible d'acheter une garantie et un support jusqu'à cinq ans, mais le coût de ces années supplémentaires peut être deux fois plus élevé que le prix d'une à trois années.
Au bout de trois ans, la probabilité de défaillance matérielle de l'ordinateur augmente significativement, en fonction de son utilisation. Les ordinateurs de bureau, qui sont généralement fixes et moins sujets aux dommages, peuvent continuer à fonctionner sans problème et ne nécessitent généralement aucun changement matériel pendant une longue durée. En revanche, les ordinateurs portables, étant plus mobiles par nature, sont plus susceptibles d'être endommagés et peuvent nécessiter une attention ou des réparations plus fréquentes.
Après l'expiration de la garantie, les organisations doivent veiller à disposer d'un stock d'ordinateurs de réserve en interne. Cela permet au service informatique de remplacer rapidement les ordinateurs en cas de défaillance matérielle une fois que la période de support prolongé est terminée.
Le service informatique devrait évaluer la demande en termes de garantie et de support nécessaires pour chaque groupe d'utilisateurs. Il est plus facile de remplacer les composants matériels défectueux des utilisateurs de DaaS avec des modèles de bureau moins chers, par exemple. Ainsi, les équipes informatiques peuvent ne pas avoir besoin de la garantie prolongée, car le coût et le taux de défaillance de ces machines sont assez faibles.
4. Trouver un moyen durable et rentable d'éliminer les PC
À un moment donné, certains ordinateurs deviennent obsolètes ou nécessitent d'être remplacés en raison des nouvelles exigences en termes de matériel et de sécurité. Que peuvent faire les organisations avec ces machines ?
Au fil du temps, diverses modifications du matériel peuvent survenir, rendant impraticable l'utilisation d'anciens matériels comme pièces de rechange pour les nouvelles machines. Ces modifications peuvent impliquer des changements dans les normes de câblage, tels que l'introduction de nouveaux ports USB ou de slots mémoire, ou l'ajout de slots d'extension pour des cartes.
La première étape consiste à s'assurer que toutes les données professionnelles sur les ordinateurs sont complètement effacées, en respectant les directives du cadre NIST 800-88. Une fois que le service informatique a sécurisé les données effacées, les organisations ont essentiellement les deux options suivantes :
- Si l'ordinateur est encore fonctionnel, il peut être vendu à une autre organisation ou réutilisé comme machine cliente légère. Ces appareils reconditionnés peuvent servir de points d'accès pour DaaS ou d'autres environnements de bureau virtuel. Dans certains cas, ces anciens appareils peuvent fonctionner comme des machines clientes légères pendant plus de six ans, même au-delà de la période de support prolongé. Cela suggère que, selon le cas d'utilisation spécifique, les anciennes machines peuvent encore être utiles à certains groupes d'utilisateurs.
- Une autre possibilité est l'extraction de minéraux. De nombreux dispositifs électroniques contiennent de petites quantités de métaux précieux tels que l'or, l'argent et le cuivre. Cependant, le processus d'extraction de ces métaux peut être complexe et nécessite un équipement et une expertise spécialisés. Il existe des entreprises spécialisées dans l'exploitation urbaine ou l'extraction des déchets électroniques qui se consacrent à la récupération de ces métaux à partir des anciens appareils électroniques.
