GenAI : stratégies pour tirer l’adoption auprès de vos collaborateurs

Un Digital Day pour décrypter l’IA et donner du sens

L’IA, poursuit-il lors de la conférence AI Day organisée à Station F en avril, n’est pas une évidence pour une large frange des salariés. « Il faut décrypter, expliquer et surtout donner du sens en vulgarisant le discours et en le rendant très concret et très opérationnel. »

L’IA générative, comme pour le numérique en général, est ainsi présentée aux collaborateurs comme un levier de simplification du quotidien. Dans une optique de vulgarisation, Actual a organisé en 2023 un Digital Day.

Un spécialiste de l’IA, Grégory Renard (Senior Applied AI Fellow-Advisor, AAICO), a été convié à y participer, afin « de donner du sens » et d’expliquer les usages et le fonctionnement de ces technologies. Cet événement a permis d’amorcer un mouvement au sein du groupe Actual. Pour l’accompagner, l’entreprise s’est ensuite appuyée sur des « ambassadeurs du numérique », des volontaires nommés au sein du réseau d’agences.

Ces initiatives ont permis d’initier l’identification des cas d’usage les plus fréquents dans le but de « mettre de l’électricité, c’est-à-dire de l’IA, là où l’on est parfois encore à la bougie », souligne le CDO.

L’entreprise a en outre lancé une étude en interne. Celle-ci a permis de détecter « des résistances », mais aussi « de la peur, de l’incompréhension, etc. »

Pour lever ces freins, Bruno Sola précise qu’il a été critique de rendre l’IA plus concrète pour les salariés au travers d’outils bénéfiques sur « des tâches cognitives, répétitives et à faible valeur ajoutée. » Cette étape a ainsi atténué les résistances et débouché sur un bilan initial : « Nous avons de premiers cas d’usage et des ambassadeurs numériques que nous formons aux usages et au sens. » 

ChatGPT pour tous chez Mirakl pour encourager l’expérimentation

Mirakl, société technologique, embarque de l’IA dans ses produits. Ses équipes de développement n’ont toutefois pas été motrices dans l’adoption de l’IA générative en interne, témoigne Isabelle Bénard, la Chief Product Officer de l’éditeur de marketplaces.

L’impulsion est venue du cofondateur Philippe Corrot. Les membres du Comex ont eu pour mission de « descendre cette impulsion dans les équipes. »

À cette fin, et pendant plusieurs mois, l’ensemble des salariés ont reçu un accès à ChatGPT, après une formation aux risques. La seule attente vis-à-vis des collaborateurs était qu’ils expérimentent et identifient des usages.

« Assez naturellement, cela enlève les freins et en particulier la peur », explique Isabelle Bénard. Le mouvement top down a permis de faire « émerger des champions » dans les différents départements, comme dans les RH, le commercial, ou la comptabilité.

Mirakl a en outre « valorisé » les salariés impliqués en les faisant intervenir sur les projets et les partager. Les initiatives ont été récompensées par des prix dans le cadre de challenges innovation. « La gamification de l’adoption a aussi beaucoup fonctionné chez nous », résume Isabelle Bénard.

La communication interne autour de la GenAI s’est appuyée sur les rituels existants (keynotes mensuelles, réunions d’équipe, etc.). « Il était capital de laisser les collaborateurs s’approprier l’IA générative et se rendre compte par eux-mêmes des possibilités. »

Composer la bonne Task Force et mesurer correctement le ROI

Pour développer les usages, Mirakl s’est depuis doté d’une version Entreprise de ChatGPT. « Nous permettons aussi à nos salariés de tester des logiciels sur étagère. Nous les encourageons à tester le plus possible tout en gardant en tête les enjeux de sécurité et de confidentialité », précise la CPO.

Pour rationaliser et mutualiser, un comité réunissant les champions des départements a été constitué. Il participe à la remontée des cas d’usage et à leur gouvernance. Mais c’est bien l’expérimentation qui encourage les usages et l’adoption.

« Là où nous sommes encore un peu à la traîne, c’est sur la mesure de la valeur. Elle est très déclarative pour l’instant. L’enjeu sera de mesurer de manière consistante et systématique le ROI, comme avec Copilot », commente Isabelle Bénard.

Gabriel Hubert, cofondateur de Dust, une startup qui développe des assistants IA, appelle pour sa part les entreprises à se concentrer sur les cas d’usage qui offrent le plus de valeur ajoutée, et moins sur les modèles dont les versions évoluent très vite.

En ce qui concerne la composition d’une « AI Task Force » dans les organisations, le dirigeant estime que certains profils sont indispensables, parmi lesquels la sécurité et le juridique. « Ce qui a été le plus efficace pour nous, c’est de faire un travail de découverte des champions potentiels. Deux traits au moins permettent de déceler un bon champion : il a déjà beaucoup utilisé ChatGPT et il a un esprit itératif », explique-t-il.

« Les task forces qui fonctionnent sont celles qui ont réussi à regrouper autour de la table les personnes qui ont les clés, l’accès aux données, et celles avec un état d’esprit d’expérimentation », poursuit Gabriel Hubert, qui déconseille en revanche une approche « trop verticale dans une fonction. »

Sur le ROI, il fluctuerait d’un utilisateur à l’autre, juge le cofondateur de Dust.

En matière de coût, il l’estime en moyenne à un euro par jour pour un Copilot. « Cela a beaucoup plus de chance de valoir zéro ou bien plus, selon le collaborateur. Il faut arrêter de réduire le sujet à une question de coût », poursuit-il en faisant une analogie entre ces assistants et le terminal Bloomberg des traders.

« Si des personnes intelligentes, qu’on souhaite promouvoir et fidéliser, estiment que c’est un outil dont elles ont réellement besoin, alors la valeur sera très probablement au rendez-vous », conclut Gabriel Hubert, qui invite à tenir compte également de critères qualitatifs et à ne pas se cantonner à des gains de productivité, parfois complexes à mesurer ou attribuer.

En résumé