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Gartner : comment bien évaluer les propositions de migration vers la bureautique Cloud
Dans une note de recherche, que s’est procuré LeMagIT, l’analyste Adam Peset décortique les plusieurs typologies de de migration et constate que l’entreprise client a tout à gagner à mieux cerner ces propres besoins pour évaluer les propositions des intégrateurs.
« Connais-toi toi- même. » Cet aphorisme du grec ancien pourrait très bien résumer l’attitude que doivent avoir les responsables des applications, voire les chefs de projets, lors d’une migration vers des suites bureautiques dans le Cloud, comme Office365, ou encore la G Suite de Google. Si les entreprises sont convaincues des gains apportés par ces solutions, et si, comme le précise Gartner, elles seront, d’ici 2020, en majorité à les adopter, rares sont celles qui savent définir un périmètre global de la migration et de ses effets en interne. Du coup, les relations avec les intégrateurs, qui sont encore les relais techniques de ses solutions Cloud, s’en retrouvent difficiles voire contre-productives et débouchent sur des retards à répétition et des projets qui vacillent.
« Sans une planification adéquate, la dépendance à un partenaire d’intégration, combinée à un manque de ressources et de supervision internes, peut conduire à une complexité encore plus grande, ainsi qu’à des retards, des dépassements de coûts et une piètre expérience utilisateur », constate ainsi Adam Peset, auteur de cette note de recherche.
Plusieurs éléments en sont la cause, liste le cabinet d’études, à commencer par le manque d’expérience dans la collaboration avec des intégrateurs. C’est un point important car de là, les responsables en interne ont ainsi « du mal à évaluer les plans de migration que propose l’intégrateur, en partie parce qu’ils n’ont pas une compréhension interne détaillée de ce qui est nécessaire et ce que est simplement facultatif », explique l’analyste. A cela s’ajoute le fait qu’ils n’ont pas une « idée claire » de ce qui constitue un bon prix. De plus, ils « ne sollicitent qu’une seule offre ».
Définir un périmètre précis
Pour Adam Peset, cela passe avant tout par une identification précise de la portée de la migration de la suite bureautique vers le Cloud. Et l’un des points clés est justement de créer le chaînon manquant entre le client et le prestataire. Ainsi la proposition d’un intégrateur révèle le point de vue de ce dernier, « ce qui est trop souvent absent de la planification du projet, c’est la perspective de l’entreprise cliente », constate encore Gartner. De là les responsables doivent pouvoir effectuer leur propre énoncé des travaux, de leur côté et établir des priorités, des SLA et identifier – cela est essentiel – les interdépendances.
Pour coller au plus près des exigences des entreprises, Gartner considère que les projets remis par les intégrateurs doivent contenir une évaluation du réseau, une correction des identités d’un annuaire à l’autre, un projet pilote, le transfert des données, des nouveaux outils de gestion, puis des échéances, des plans de support, un programme de transfert de connaissance, et des services de monitoring, par exemple.
Et pour le cabinet d’analyste, cet énoncé des travaux est essentiel pour la suite de l’exécution du projet. « L’énoncé des travaux interne est un point de départ pour évaluer le personnel, le temps, la formation et le financement, à la fois pour les contributions de l’entreprise cliente au projet et pour la coordination avec le travail de l’intégrateur », résume Adam Peset. Bref il s’agit là d’allouer les ressources internes « de manière réaliste ». Et celles-ci sont requises dans les 6 phases types de la migration que sont l’évaluation, la planification, la mise en œuvre, la migration, le déploiement et l’adoption et la maintenance.
Différentes approches des intégrateurs
Une fois cela en place, Gartner recommande également de soupeser les approches des intégrateurs, qui ne collent pas systématiquement avec les besoins réels de l’entreprise cliente. Si certains prestataires axent le projet de l’entreprise sur la migration de la messagerie, avant de passer aux autres applicatifs, il existe également d’autres voies que les entreprises peuvent emprunter pour entamer leur migration d’applications de productivité vers le Cloud, interpelle Gartner. Mais le cabinet d’analystes convient également que les approches diffèrent d’un intégrateur à l’autre, au regard des nombreux projets passés au crible. Ce qui complique la comparaison, conclut d’ailleurs Gartner.
Il en relève 5 types, les plus couramment proposés : l’énoncé des travaux pour évaluation uniquement, celui portant sur les seuls services de migration, d’autres centrés sur la messagerie, un autre propose un format de bout en bout et enfin un autre s’intéresse aux processus de dotation en personnel. « Si un énoncé des travaux plus complet n’entraîne pas automatiquement une migration plus efficace, il indique en revanche le degré de rigueur que l’intégrateur apportera au projet », souligne Adam Peset.
Autre argument logique : à énoncés de travaux différents coûts différents, lance encore le cabinet d’analystes. Certains sont moins onéreux que d’autres, mais laissent « plus de travail à réaliser par le client, ou bien ils peuvent utiliser des processus très efficaces en grand volume », d’autres sont plus onéreux et peuvent parfois « refléter des inefficacités ou un manque d’expérience ». Et de recommander : « Dans la mesure du possible, les responsables des applications doivent examiner les coûts des contrats en détaillant différents éléments, tels que l’acquisition de licences pour les outils de migration, les taux horaires pour différents rôles et les dépassements dûs aux retards de calendrier ou aux ruptures d’engagement d’un côté ou de l’autre ».
