Facturation électronique : comment l’aborder sereinement (et en faire une opportunité pour la DSI)

Report de la réforme : réflexions et adaptations pour les DSI

Pour les DSI, ce temps supplémentaire autorise aussi une réflexion plus approfondie sur les meilleures stratégies à adopter afin d’intégrer efficacement la facturation électronique dans les systèmes existants et planifier une transition plus fluide pour leurs organisations.

Car le niveau d’information souhaité par l’administration (dans le fichier XML), défini en fonction des spécificités des différents cas d’usage, implique un changement important dans le système d’information, que ce soit au niveau des ERP ou des outils de facturation.

Les DSI vont devoir être en mesure de préciser des données qui ne sortaient jusqu’alors jamais de leur SI. La complexité repose notamment sur l’inventaire des différents schémas de facturation (il en existe 35 au total) et l’identification du ou des cas d’usage pour lesquels leur entreprise est concernée.

À chaque cas d’usage correspond en effet des particularités et un niveau d’information spécifique qui ont notamment des répercussions sur l’ERP. Pour les DSI, cela peut signifier d’avoir à mettre en place des outils de communication pour extraire les données d’un ERP ou d’un outil de facturation, ou encore de faire évoluer les outils existants.

Si certains champs sont déjà traités dans les systèmes d’information, d’autres doivent encore être produits, mis en place et maîtrisés au regard des évolutions exigées.

La facturation électronique, une opportunité pour innover ?

Mais au-delà du fait de se concentrer uniquement sur la conformité à la réforme, les DSI peuvent envisager des améliorations plus larges des processus métier, de l’automatisation et de l’analyse des données, en s’assurant que la transition vers la facturation électronique s’inscrit totalement dans une stratégie informatique plus globale.

Cette amélioration peut inclure la migration vers des systèmes ERP plus modernes, l’intégration de solutions d’intelligence artificielle (IA) pour améliorer le traitement et l’analyse des factures, ou encore l’optimisation des flux de travail pour une efficacité accrue.

En somme, la mise en œuvre de la facturation électronique est un projet de transformation d’envergure qui va bien au-delà d’une simple mise à jour logicielle.

Pour faciliter ce travail, plusieurs approches sont possibles :

• D’un côté, les entreprises peuvent décider de communiquer directement avec le Portail Public de Facturation (PPF) et, dans ce cas, remplir elles-mêmes tous les champs obligatoires : un travail qui nécessite de l’outillage et des ressources.
• D’un autre, elles peuvent choisir de s’appuyer sur les PDP qui se chargeront de cette communication et s’assureront que toutes les factures correspondront au standard attendu par l’État.

Les DSI doivent donc choisir l’orientation qu’ils veulent prendre selon la subtilité de leur cas d’usage et leurs moyens.

Les DSI à pied d’œuvre avec les métiers

Pour déterminer les cas d’usage obligatoires, les DSI doivent mobiliser différents corps de métiers dans leur démarche. À commencer par la direction financière et la direction administration des ventes.

S’associant comme deux pièces d’un puzzle, celles-ci agissent en tandem, chacune apportant une composante essentielle : l’unité comptabilité pour l’une et la brique production de facture pour l’autre. La direction financière apporte son expertise dans le traitement des paiements, tandis que la direction administration des ventes répond à la nécessité d’identifier les typologies de facture pour assimiler le modèle le plus adapté à la structure et aux activités de l’entreprise. De même, l’implication des équipes juridiques est importante pour éclairer certains points de compréhension afin d’interpréter dûment le cadre réglementaire.

Aussi, ce type de projet doit mobiliser une équipe technique autant qu’une équipe métiers aux champs d’expertise complémentaires. Aux DSI de jouer le rôle d’intermédiaire entre les parties prenantes pour traduire leurs besoins de manière opérationnelle et technique.

Et même avec du temps supplémentaire, cette transition ne s’improvise pas. Elle ouvre la porte à une transformation digitale plus large, où les processus financiers et administratifs peuvent être optimisés et automatisés. Une vision stratégique et une expertise approfondie sont, de facto, nécessaires pour aligner les solutions de facturation électronique avec les objectifs métier et les processus existants de l’entreprise.

L’accompagnement, clé de la réussite de la transition

Pour les entreprises, en particulier les grandes entités qui avaient déjà amorcé leur préparation et investi beaucoup de temps, le report de la réforme représente un véritable défi en matière de gestion de projet. Les plus avancées doivent en effet mettre leur projet en pause afin de le relancer dans plusieurs mois… en espérant avoir encore les bonnes ressources en interne pour finaliser le projet et pour que le coût d’arrêt-redémarrage soit le plus faible possible.

Pour les DSI et les DAF qui n’avaient pas vraiment démarré, cette réforme force au questionnement. Doivent-elles décider de travailler avec un éditeur spécialisé sur la facturation qui va les accompagner pour être compatible de A à Z avec la PPF ? Est-ce le moment de migrer leur ERP vers une version capable de fournir le bon format de données et de rationaliser leurs coûts ?

Travailler avec un partenaire externe peut être une stratégie judicieuse et concluante ; non seulement pour faire le bon choix, pour les accompagner dans la gestion du projet (et donc dans sa réussite en assurant une transition fluide et efficace), mais surtout pour veiller à la bonne communication de l’information demandée par l’État vers leur PDP. Leur rôle d’interface est d’autant plus crucial que l’adoption de la facturation électronique ne se limite pas à se mettre en conformité d’un point de vue réglementaire. La complexité de la réforme et des spécifications techniques associées requiert une compréhension précise des normes et des meilleures pratiques en matière de facturation électronique.

Conclusion

Bien que cette réforme puisse d’abord être perçue comme une contrainte, il est essentiel de ne pas perdre de vue les bénéfices qu’elle va engendrer : lutte contre la fraude à la TVA, meilleur suivi des factures pour les entreprises, lancement de chantiers connexes permettant in fine un gain de productivité, et, bien sûr, réduction des échanges papier.

Nul doute que cette réforme porte ses fruits dans les années suivant sa mise en œuvre, et que son report, en dépit de quelques effets de bord, offre finalement aux entreprises davantage de sérénité pour aborder cette transition.