Facteurs déterminants dans le choix d'un logiciel comptable
La comptabilité est une des fonctions administratives les plus importantes. Choisir la bonne solution en fonction des besoins de votre organisation, actuels et futurs, fera la différence entre une bonne gestion et un cafouillage financier. Voici quelques pistes pour ne pas vous tromper.
Le marché du logiciel offre une variété de produits qui vont des applications comptables relativement simples aux grandes offres qui s'intègrent à de multiples processus opérationnels.
En entrée de gamme, on trouve des progiciels comptables fiables mais relativement simples qui conviennent généralement aux PME, mais qui ne conviendront pas aux grandes entreprises. Dans le haut de gamme, ces groupes préfèreront des systèmes ERP complets avec des modules de comptabilité.
Entre les deux, des offres conviendront aux PME en croissance ou aux moyennes PME. Ce sont soit des suites de gestion financière autonomes soit des packages de progiciels de comptabilité. Les deux peuvent gérer une comptabilité relativement complexe, mais ils ne disposent pas des autres fonctionnalités d'un ERP classique.
International
Quel est le meilleur logiciel de comptabilité ? Souvent, les préoccupations géographiques sont des facteurs déterminants. L'entreprise exerce-t-elle des activités à l'échelle mondiale ? A-t-elle des filiales, des clients, des employés et des sous-traitants, ou d'autres partenaires commerciaux à international ?
Dans ce cas, la plate-forme doit prendre en charge plusieurs langues, devises, lois et réglementations fiscales. De cette façon, l'entreprise peut faire des affaires, y compris via Internet, partout dans le monde sans que des problèmes ne surgissent en raison des différences de change, des barrières linguistiques, des limites réglementaires ou d'autres facteurs.
Règles fiscales, conformité et inventaire
Chaque pays a ses propres règles fiscales et ses propres exigences en matière de déclaration. Le logiciel doit être capable de tenir compte de ces facteurs et de suivre leurs évolutions - les réglementations changent constamment dans les différentes régions (comme le RGPD par exemple).
En plus des opérations internationales, les processus d'inventaire peuvent avoir une influence sur les besoins à gérer par le logiciel comptable. Plus précisément, l'entreprise a-t-elle des stocks répartis, et des entrepôts, dans plusieurs régions ou plusieurs pays ?
Les capacités de gestion des stocks des plates-formes logicielles aident les entreprises à maintenir des niveaux de stocks corrects afin d'optimiser les profits, d'éviter les dépenses excessives et de contrôler les coûts associés à la dépréciation des stocks. Ces systèmes tiennent à jour les données d'inventaire en suivant les niveaux de produits, les commandes, les ventes et les expéditions.
Les principes comptables généralement reconnus décrivent de façon précise la manière dont les sociétés comptabilisent leurs stocks - ces règles assurent que la valeur des stocks dépréciés ou qui ont subi d'autres changements est correctement déclarée. Un logiciel de comptabilité doté de fonctions de gestion des stocks tient compte de ces règles. Mais il est important de noter que, dans certains cas, il faudra passer d'un progiciel de comptabilité autonome à une plate-forme ERP complète ou acheter un logiciel de gestion des stocks distinct.
Branches et filiales
Un autre facteur qui déterminera si votre entreprise a besoin d'un progiciel de comptabilité poussé - ou moins poussé - est de savoir si elle exploite plusieurs succursales, soit dans le même pays, soit dans plusieurs pays.
Les systèmes comptables les plus robustes peuvent prendre en charge plusieurs divisions ou filiales au sein d'un même groupe, y compris les transactions inter-divisions ou inter-sociétés.
Dans ce cas, le logiciel comptable doit permettre à chaque division ou à chaque entité un accès en tant qu'utilisateur et ne pas les considérer comme des entreprises séparées. De cette façon, l'entreprise peut exploiter plusieurs entités ou divisions au sein d'un même système et les gérer dans le cadre d'un seul et même compte.
Prix et ROI
Bien sûr, le prix est aussi un facteur important, de même que le retour sur investissement. Quantifier les avantages d'un logiciel comptable peut être un défi, surtout pour une entreprise en pleine croissance ou qui évolue dans un marché très dynamique.
Pour évaluer ce ROI, veillez à bien prendre en compte la réduction des erreurs et les gains de temps qui découleront de l'automatisation, ainsi que les économies de coûts associés aux anciens problèmes de non-conformité.
De plus, bien qu'il ne fasse pas partie directement du ROI, l'amélioration de la satisfaction des employés à l'égard du nouveau logiciel est une considération qui reste importante.
