ERP : quels sont les principaux atouts du SaaS ?
Les versions SaaS des ERP jouent la carte de l’ergonomie, des bonnes pratiques intégrées, de l’Intelligence Artificielle et de la mobilité. Des atouts parmi d’autres qui ont aussi quelques limites.
L’ERP en mode SaaS est une catégorie d’ERP cloud que les éditeurs vendent sous forme d’abonnement mensuel par utilisateur. Les éditeurs hébergent le logiciel sur leurs serveurs. Ils se chargent de l’administration et de la maintenance, y compris des mises à jour. Moins coûteux à déployer qu’un ERP sur site – ou que des versions d’ERP Cloud plus personnalisées –, le SaaS joue en contrepartie la carte de la version standard avec généralement moins d’options de personnalisation.
Voici donc les 7 avantages principaux de l’ERP SaaS, ainsi que quelques-unes de ses limites.
1. Le coût
L’ERP SaaS réduit le besoin en investissement matériel, conséquence du fait que c’est le fournisseur qui héberge le logiciel. En outre, les PME peuvent généralement économiser, car elles ont besoin de moins de modules et elles n’ont pas un grand nombre d’utilisateurs. Avec sa barrière à l’entrée moindre, ce type d’ERP leur offre des possibilités auxquelles elles n’avaient pas accès précédemment.
En outre, une entreprise qui utilise un ERP SaaS en mode multitenant partage certains coûts avec d’autres clients. Ce qui permet de faire des économies supplémentaires.
Ceci étant, les clients doivent tenir compte de plusieurs facteurs, car les économies ne sont pas garanties.
Si une entreprise ajoute plus d’utilisateurs que prévu, l’ERP SaaS peut s’avérer plus coûteux qu’un ERP sur site. Un intégrateur peut aussi être nécessaire pour aider à la migration, ce qui représente une autre dépense. En outre, si les entreprises doivent migrer un gros volume de données, les coûts de départ peuvent vite grimper.
Enfin, sur le long terme, le TCO n’est pas forcément moins élevé que pour un ERP sur site. Mais – avancent les éditeurs – le ROI lui le sera grâce à la flexibilité et les autres atouts de l’ERP SaaS (dont l’ergonomie et les technologies avancées, lire ci-après).
2. Mises à jour automatiques
Les éditeurs d’ERP SaaS gèrent pratiquement tous les aspects des mises à jour et de la maintenance du système, de sorte que l’IT n’a plus à se préoccuper du moment où il doit les déployer ni à se former pour le faire (à l’inverse des systèmes sur site).
Cependant, des entreprises peuvent vouloir décaler un upgrade ; par exemple, une refonte prévue pour l’été, alors que l’organisation est très occupée à cette période et qu’elle ne pourra pas former les utilisateurs aux changements. Certains éditeurs le proposent. Dans le cas contraire, ces entreprises devront probablement éviter le multitenant. Les ERP SaaS single-tenant offrent généralement un meilleur contrôle sur le calendrier des évolutions, mais l’IT doit alors assumer une partie de leur mise en œuvre.
3. Interface utilisateur moderne et bonnes pratiques embarquées
L’ergonomie est la clé de l’expérience numérique des employés. L’ERP SaaS met l’accent sur la simplicité. Cela signifie concrètement qu’il est généralement plus facile et intuitif de naviguer dans ses écrans.
L’UI s’adapte par ailleurs à tout type de terminaux, y compris nomades (tablettes et mobile), directement dans le navigateur ou via une application native.
Mais on ne peut souvent pas (trop) personnaliser les champs de l’ERP SaaS multitenant. On parle plus de paramétrage. De sorte que les entreprises qui veulent modifier leur ERP pour l’adapter à leur besoin devront probablement choisir une autre option.
La logique du SaaS est en effet de faire coller les procédures existantes du client (en les faisant évoluer ou en les reprenant de zéro) aux bonnes pratiques embarquées dans l’outil (issues des expériences des autres entreprises).
4. Sécurité des données
Les éditeurs assurent que les données des ERP SaaS multitenant sont sécurisées, même si plusieurs clients partagent une même instance du logiciel. Toutefois, si les données doivent absolument être isolées, un ERP cloud en mode single-tenant est l’option à prendre.
Quoi qu’il en soit, les entreprises doivent toujours gérer la gouvernance de leurs données et de leur sécurité, les problèmes d’accès des utilisateurs et d’autres aspects critiques de la sécurité.
Enfin, les dimensions légales (RGPD, etc.) et de conformité sont aussi à considérer avant d’opter pour le SaaS.
5. Accès à distance
Avec l’ERP en monde SaaS, les employés peuvent plus facilement se connecter depuis n’importe où (à condition d’avoir internet) à leur outil de travail.
En comparaison, il est plus difficile d’accéder à distance à un ERP sur site et les entreprises doivent souvent mettre en place des contrôles de sécurité supplémentaires pour le « on prem ».
6. Un déploiement plus rapide et plus simple
Les mises en œuvre d’ERP sur site sont souvent pénibles et coûteuses. Les causes d’échec sont nombreuses, et les dépassements de coûts et de délais sont courants.
En revanche, comme les équipes IT n’ont pas besoin d’installer localement l’ERP, le déploiement est théoriquement beaucoup plus facile en mode SaaS. Même si l’existant (le legacy) complique bien souvent la donne (intégration hybride).
7. Accès aux technologies avancées
Les nouvelles technologies comme l’Intelligence Artificielle et l’IoT peuvent profiter aux entreprises de bien des manières (meilleure analyse des données, service client proactif, maintenance prédictive, etc.). Mais, l’IA nécessite beaucoup de données et de capacités de calcul. Avec un ERP sur site, cela implique d’ajouter du matériel. Les ERP cloud en général, et l’ERP SaaS en particulier, facilitent l’accès à ces fonctionnalités avancées.
En outre, de nombreux éditeurs proposent des services d’IA prêts à l’emploi, ce qui permet de se lancer plus facilement.
