ERP : Comment évaluer ses besoins réels avant d'investir
Si vous envisagez d'acquérir un ERP, assurez-vous d'abord que la formation, l'évolutivité et les performances offertes répondent aux besoins de votre entreprise. Voici les principaux éléments à regarder avant un bon appel d'offres.
Avant d'acheter un logiciel ERP, il convient de cerner les besoins métier auxquels le système doit répondre. Ce n'est qu'après avoir bien défini vos exigences en matière d'ERP que vous rechercherez les produits et fournisseurs appropriés.
L’ERP doit unifier les processus métier de votre entreprise. Mais vous pouvez avoir besoin d'un ERP qui soit extrêmement ciblé pour répondre à vos besoins immédiats tout en ayant la capacité d'évoluer par la suite si des modules supplémentaires s'avèrent nécessaires. De même, vous pouvez soit lui demander de gérer des projets au coup par coup, soit rechercher un système utilisable dans toute l'entreprise. Les exigences en matière d'ERP sont donc multiples.
Mais quel que soit le scénario qui vous concerne, il est important de trouver un outil capable de livrer les performances que vous et vos collaborateurs attendez.
Par ailleurs, la procédure de mise en oeuvre et d'intégration d'un nouveau système ERP doit être aussi simple que possible.
Dans la recherche du bon ERP, la deuxième étape consiste à évaluer le produit.
Cet article passe en revue les principaux éléments d'un bon appel d'offres pour vous aider à identifier les besoins en ERP et à prendre la décision la mieux adaptée à votre entreprise.
1. De quel type de logiciel ERP votre entreprise a-t-elle besoin ?
Vous devez comprendre les facteurs décisionnels en faveur de l'ERP dans votre propre entreprise et les inclure dans votre appel d'offres. Certaines entreprises cherchent seulement à centraliser leurs systèmes au niveau des finances et des ressources humaines. D'autres opèrent dans des secteurs d'activité spécifiques et souhaitent donc des systèmes ERP taillés sur mesure. D'autres encore recherchent des systèmes ERP orientés projet ou service.
L'ERP peut donc répondre à de nombreux besoins différents selon les entreprises. C'est pourquoi il est essentiel de bien centrer votre appel d'offres sur les objectifs métier propres à votre entreprise.
2. Votre entreprise recherche-t-elle une solution ERP évolutive ?
Vous n'avez peut-être pas besoin d'une suite ERP complète dans l'immédiat, mais si l'expérience est concluante, vous souhaiterez fort probablement l'étendre à d'autres domaines opérationnels. C'est là que l'évolutivité prend toute son importance.
Si le système ERP qui vous intéresse est excellent pour le financier, vérifiez également si le fournisseur propose d'autres composants qu'il sera possible d'ajouter ultérieurement pour de nouvelles fonctionnalités. Si ce n'est pas le cas, renseignez-vous sur la compatibilité du système avec d'autres offres ERP du marché.
L'évolutivité de l'ERP doit également être envisagée sous l'angle du coût. Vous devez savoir si le système ERP peut évoluer efficacement pour gérer les fonctionnalités ajoutées ou retirées. Certains fournisseurs facturent sur la base du nombre de modules, d'autres en fonction du nombre d'utilisateurs ou de postes. Veillez à acheter un système ERP pour lequel vous payez uniquement ce que vous utilisez.
Prenez également en compte l'éventuelle évolution du nombre d'utilisateurs et des performances si vous prévoyez de développer vos activités. Le système ERP devra notamment permettre d'ajouter des utilisateurs et des sites sans perte de performances.
3. Quelle assistance le fournisseur propose-t-il ?
L'expérience montrant que les ERP présentent des taux de risque élevés, il est vital de choisir un fournisseur dont la réputation n'est plus à faire en matière de mise en oeuvre, de formation et d'assistance.
Côté opérationnel, il faut limiter au maximum les problématiques liées à l'adoption du système.
Pour y parvenir, tout dépend de votre approche : vous pouvez choisir la méthode du « big bang », qui consiste à passer brutalement à une suite ERP complète, ou opter pour une transition progressive. Une mise en oeuvre ERP échelonnée est la méthode la moins risquée (et donc celle qui est recommandée). Demandez au fournisseur quelles sont ses solutions et qui va diriger le projet de mise en oeuvre : vous, lui ou les deux ensemble.
Evaluez les atouts des formations informatiques proposées aux utilisateurs par votre fournisseur ou son partenaire intégrateur et déterminez s'il existe des formateurs spécialisés.
Un programme de formation bien organisé doit être à la fois souple et exhaustif. Il comporte des cours en présentiel et en ligne, ainsi qu'une formation continue en plus de la formation initiale. Certains fournisseurs offrent même des formations ciblant des rôles et des postes spécifiques de votre entreprise.
Enfin, ne négligez pas l'importance de la convivialité du logiciel dans l'adoption du système. Plus le logiciel est facile à utiliser et à comprendre, mieux vos utilisateurs l'accueilleront.
Les fournisseurs ERP démarchés devraient pouvoir vous donner de longues listes de références client dans lesquelles piocher. Plus la liste est longue, moins il y a de chances que le fournisseur ait lui-même sélectionné les références favorables. Si vous faites appel à ces références, interrogez-les plus particulièrement sur la mise en oeuvre, la formation et l'assistance relatives au système ERP ; vous pourrez ainsi instantanément séparer le bon grain de l'ivraie.
4. Quels supports attendez-vous du fournisseur ?
L'achat d'un ERP constituant un investissement professionnel à long terme, votre fournisseur doit être un partenaire commercial capable d'apporter non seulement l'aide à la mise en oeuvre déjà mentionnée mais également des services d'assistance et de maintenance pérennes.
Vous devez en outre être informé du niveau d'assistance informatique interne que vous êtes censé fournir, de la part qui incombe à votre fournisseur et des modalités de ce support collaboratif.
Si votre société doit utiliser l'ERP dans différents pays, renseignez-vous sur le niveau de l'assistance locale du fournisseur ERP dans ces pays, qui peut varier du tout au tout.
Enfin, les accords de niveau de service du fournisseur ERP en matière de délai moyen de réparation, de délai de réponse et de reprise après désastre doivent correspondre à vos propres conditions voire leur être supérieurs.
Les fournisseurs proposant des offres ERP dans le Cloud doivent idéalement posséder et gérer leurs propres datacenters.
5. Le fournisseur ERP sera-t-il un partenaire commercial solide ?
Un partenaire solide doit être bien implanté dans votre secteur d'activité et connaître les pressions auxquelles votre entreprise est soumise.
Demandez à chaque fournisseur son bilan financier, ainsi que les derniers rapports d'audit et de sécurité établis par des évaluateurs indépendants, afin de juger de sa viabilité à long terme et de son profil de risque.
Le secteur de l'ERP subit les mêmes pressions que d'autres logiciels commerciaux en matière de consolidation des entreprises et des produits. C'est pourquoi vous devez vérifier si le fournisseur est susceptible de faire l'objet d'un rachat ou de racheter lui-même d'autres sociétés, car cela peut avoir une incidence sur la viabilité à long terme de votre système et sur la continuité de sa prise en charge selon les termes convenus.
En plus d'un bilan financier, le fournisseur doit être prêt à communiquer le calendrier de lancement de ses produits. En effet, vous devez vous assurer que les nouvelles améliorations apportées aux produits seront propices à l'évolution opérationnelle de votre société.
Demandez au fournisseur à quelle fréquence il apporte des améliorations à ses logiciels et si vous devez accepter les mises à jour ou si vous restez maître de leur application.
Certains fournisseurs offrent une assistance et un dépannage supplémentaires pour les nouvelles versions des logiciels, beaucoup vous permettant de les tester avant de les installer.
En dernier lieu, vous devez vérifier si, en tant que client, vous avez voix au chapitre dans le processus de développement du fournisseur. Essayez de savoir si le fournisseur organise des conférences avec les utilisateurs, s'il a mis en place un processus formel de demande d'amélioration, un conseil des utilisateurs, ou toute autre manière de donner son avis et de formuler des suggestions.
6. Quels sont les tarifs et le retour sur investissement du logiciel ERP ?
Comme toujours, le prix est un élément essentiel de votre appel d'offres. La plupart des fournisseurs proposent l'achat direct ou sous licence d'une suite entière ou de modules individuels, ou bien des abonnements via le Cloud basés sur l'utilisation ou sur un forfait mensuel.
Certains offrent des remises pour décrocher la vente, mais en les assortissant généralement de conditions, telles qu'un engagement minimum de trois à cinq ans pour une licence logicielle.
S'il vous est difficile de financer le système en interne, demandez au fournisseur s'il propose une solution de financement ou de crédit-bail.
Autre élément du volet financier, le retour sur investissement (ROI). Il intéresse particulièrement votre directeur financier. Les fournisseurs le savent bien ; la plupart vous donneront la formule de ROI applicable à leur logiciel et offriront même de la comparer aux chiffres de votre entreprise.
Cependant, il est préférable que vous et vos collaborateurs puissiez identifier vos propres indicateurs de performances clés et mettre au point vos propres calculs et évaluations du ROI.
Prendre la meilleure décision
Une fois que vous avez déterminé les exigences propres à votre entreprise en matière d'ERP, vous êtes prêt à passer en revue les principaux produits correspondant le mieux à votre situation en fonction de leurs différentes fonctions et spécificités.
Etant donné la diversité du marché des ERP, un appel d'offres solide reflétant les besoins de votre entreprise vous aidera à ne pas perdre de vue vos objectifs.
