ERP cloud : bonnes pratiques pour la migration des données
La migration des données est un élément clé de tout déploiement d’ERP cloud. Voici une dizaine de bonnes pratiques, essentielles à la réussite d’un projet de ce type.
Votre entreprise a fait ses choix ? Elle a décidé de passer à un ERP cloud ? L’une des premières décisions qui en découle, et une des plus importantes, est de déterminer quelles données il faudra migrer dans ce nouvel ERP.
Cette première étape n’est que le début d’un long processus d’audit de vos données. Voici quelques bonnes pratiques pour mener à bien cette partie centrale de l’implémentation d’un ERP cloud.
Quelles données migrer ?
Pour vous assurer que vous identifiez bien toutes les données concernées par la migration vers le SaaS, il faut d’abord lister toutes les applications existantes qui seront affectées – de manière directe ou indirecte – par le nouvel ERP.
Par exemple, certaines applications métiers spécifiques – qui sont aujourd’hui en dehors du scope de votre ancien ERP – peuvent être purement et simplement remplacées par votre ERP cloud. Logiquement, il faudra migrer leurs données en plus de celles de votre ERP actuel.
Examinez en amont les modèles de données
Pour importer des données dans votre nouvel ERP, vous devrez reformater celles que vous extrayez de votre ancien ERP pour qu’elles correspondent au modèle de données qu’exige votre nouvelle application.
Analysez bien ce modèle, et le plus tôt possible, pour évaluer la complexité du formatage qu’il faudra réaliser.
Évaluer la complexité du mapping des données
Dans le cadre du processus de correspondance des données (le mapping), vous devrez aussi tenir compte des types de données de chaque système.
Par exemple, vous pouvez avoir un identifiant client (ID) dans une application qui accepte les caractères alphanumériques, alors que l’autre application n’accepte que les caractères numériques. Dans ce cas, vous devrez tenir compte de cette différence pendant le processus de mapping et de migration.
Décidez des périmètres et des paramètres de migration
La plupart des projets choisissent de ne migrer que certaines données vers l’ERP cloud. Il y a plusieurs raisons à cela.
La plupart des projets choisissent de ne migrer que certaines données vers l’ERP cloud.
Par exemple, le volume de données est trop important et tout migrer prendrait beaucoup de temps. Ou certaines données sont anciennes et ne sont plus pertinentes. Ou encore tout migrer coûterait trop cher par rapport au bénéfice escompté.
Pour ces raisons, les entreprises choisissent généralement de ne migrer que les données après une date spécifique. Par exemple, on ne migrera que celles saisies après le 1er janvier 2020. Vous pouvez également ajouter d’autres paramètres. Par exemple, faut-il, ou non, migrer les données de fournisseurs qui ne travaillent plus avec votre organisation depuis plusieurs mois (certains sont-ils susceptibles de retravailler avec vous ? Et si oui, vaut-il mieux les recréer dans l’ERP cloud ou migrer leur historique ?)
Prévoir d’ajouter de nouvelles données à la migration
La migration implique souvent d’importer de nouvelles données dans votre ERP.
Des données n’existaient pas dans votre ancien système et peuvent être nécessaires dans votre nouvel ERP. Vous devrez donc peut-être les créer pendant le processus de migration. Il peut s’agir d’un champ d’état, d’un nouveau champ de date ou d’un autre élément requis dans votre nouvelle application.
Que faire des données qui ne sont pas migrées ?
Si vous décidez de ne migrer que certaines données, vous devrez déterminer ce qu’il advient des autres. Voici trois grandes options :
Dans le cas où un accès à votre ancien ERP est possible, vous pouvez définir des autorisations en lecture seule. Cela bloquera l’écriture de nouvelles entrées tout en vous permettant de faire référence aux anciennes données en cas de besoin. Négociez avec l’éditeur de votre ancien ERP pour voir si un éventuel mode lecture seule est activable, et à quel prix.
Si vous prévoyez de ne plus avoir besoin des données non migrées, vous pouvez les archiver simplement, dans des feuilles de calcul ou en CSV. Mais avant de choisir cette voie, tenez compte du volume de données et de leur complexité. Ces facteurs permettent de savoir si l’option d’un export simple est viable.
La troisième option consiste à créer une base de données dédiée pour stocker les données non migrées. Cette solution est utile si vous pensez en avoir besoin de temps en temps, mais pas de façon régulière. Notez que cela deviendra un petit projet en soi : quelqu’un devra déployer une base de données, migrer les données qui ne vont pas dans le nouvel ERP, et gérer l’instance. Vous devrez aussi certainement développer des rapports préconfigurés pour simplifier l’extraction des données de cette base.
Planifier le calendrier de transition et la double saisie
Une décision importante consiste à déterminer à quelle date et à quelle heure vous allez commencer à migrer les données. Certains départements devront continuer à saisir des données dans l’ancien ERP, pour gérer l’entreprise au jour le jour après que vous aurez extrait les données (mais avant la fin de la migration). Il faudra alors saisir dans le nouveau système ERP tout ce qui a été saisi dans l’ancien.
L’extraction, le formatage et l’importation des données dans le nouvel ERP peuvent prendre des semaines. Plus cette transition sera longue, plus la double saisie s’impose. Elle permet de s’assurer que tous vos collaborateurs (les métiers) entrent aussi ces données fraîches dans le nouveau système.
Prévoyez une saisie manuelle pour certaines données
Même si vous allez automatiser autant que possible la migration, vous rencontrerez des situations qui ne justifient pas l’investissement en temps et en efforts qu’exige cette automatisation.
Par exemple, vous pouvez n’avoir que cinq fournisseurs qui font exception à la règle. Plutôt que d’élaborer des scripts de conversion pour ces cinq fournisseurs, il peut être plus facile de les ressaisir – ou de modifier leurs données – manuellement dans votre nouvel ERP.
Vérifiez la qualité et l’exactitude de vos données
Avant de migrer vos données vers un nouvel ERP, il est opportun de prévoir du temps dans le calendrier pour valider qu’elles sont propres, exactes et complètes.
Si un « nettoyage » semble nécessaire – ce qui est presque toujours le cas –, allouez les ressources nécessaires et du temps bien en amont de l’extraction. Prendre le temps de se pencher sur la qualité de ses données augmentera par ailleurs la valeur ajoutée du projet.
Créer un plan de transition détaillé
Avoir un plan détaillé qui décrit toutes les étapes nécessaires à la migration des données au moment du transfert est un autre point important. Un plan permet de s’assurer que toutes les dépendances sont prises en compte et que chaque membre de l’équipe sait quand il est responsable de quoi.
Effectuer toutes les tâches d’une migration – extraction des données, conversion/transformation, import dans le nouvel ERP, saisies manuelles et validation finale des données – implique de nombreuses personnes.
Effectuez des tests de migration
La meilleure façon de s’assurer que vos scripts de migration de données fonctionnent correctement est d’effectuer des tests de migrations « à blanc ». Si vous repérez des erreurs pendant cette migration test, elles pourront être corrigées et vos scripts testés à nouveau.
Il est courant d’effectuer plusieurs tests en amont pour être sûr que la véritable migration sera, autant que faire se peut, sans surprise et rapide.
