Dix points clefs pour bien évaluer une solution comptable
Si votre entreprise a besoin d'un logiciel de comptabilité d'entreprise, comment savoir quelle solution acheter ? Avant de faire le choix, il faut d'abord savoir évaluer les principales caractéristiques des différentes offres.
Comme pour tout investissement IT, il existe des critères qui peuvent vous aider à déterminer le meilleur logiciel de comptabilité en fonction de vos besoins. Certaines fonctionnalités peuvent être plus adaptées pour votre entreprise, en fonction de sa situation et de ses objectifs. Mais toutes les considérations suivantes sont importantes. L'évaluation attentive de chacune d'elles vous aidera à coup sûr à faire le meilleur choix.
1 - Facilité d'utilisation
Beaucoup de ceux qui utiliseront les logiciels de comptabilité ne sont pas des experts techniques. Ainsi, la facilité d'utilisation est l'une des principales caractéristiques d'un bon outil de gestion comptable.
Les éditeurs développent des produits pour faciliter le travail des comptables, en automatisant le plus possible des processus manuels sans grande valeur ajoutée. Mais pour faciliter réellement la vie des utilisateurs, il faut que les fonctionnalités soient intuitives, un financier doit pouvoir rapidement se familiariser avec l'outil. Sinon, malgré la puissance du logiciel choisi, des problèmes de productivité apparaitront inévitablement lorsque l'entreprise implémentera le logiciel.
Pour les solutions en mode SaaS, assurez-vous de la compatibilité de l'outil avec les différents navigateurs et que la solution soit bien accessible depuis n'importe où (et sur n'importe quel terminal). Sans quoi, vous aurez droit à l'ouverture de nombreux "tickets" pour demander de l'aide au service IT.
2 - Facilité de mise en œuvre
Un logiciel de comptabilité doit également être le plus facile à déployer possible. Sinon, les coûts de démarrage ont de fortes chances d'être plus élevés que prévu, et des retards sont à craindre (retards qui à leurs tours entraîneront des dépenses indirectes).
Le fournisseur offre-t-il des services de conseil pour la mise en œuvre ? Et si oui couvre-t-il bien le déploiement de bout en bout ? Par exemple pour les entreprises qui ont un existant, il faudra également prévoir une transition en douceur d'un système financier à l'autre, et une migration des données.
Idéalement, le déploiement doit pouvoir être rapide - c'est à dire ne pas interférer avec les fonctions comptables et financières quotidiennes (comme la paie). Demandez au fournisseur combien de temps la mise en œuvre prendra pour vous assurer que ce temps répond bien aux exigences de l'entreprise du point de vue du calendrier.
3 - Modules et extensions
Les entreprises attendent de leurs plates-formes comptables qu'elles aient de très grandes capacités de gestion. Bien souvent, ces capacités sont apportées par des modules additionnels. Ces extensions doivent être aussi facilement intégrables que possible au coeur de la solution et ne pas nécessiter un long et douloureux paramétrage.
Tout progiciel comptable gère les processus financiers de base, comme le grand livre général, les débits, les crédits et souvent la paie.
Les suites plus poussées peuvent aussi inclure des modules complémentaires pour la gestion de la trésorerie, celle des devises et des changes, la gestion des taxes et des impôts, celle des revenus récurrents, la gestion des stocks et celle les produits constatés d'avance, par exemple.
L'avantage d'une conception modulaire est sa flexibilité. Les entreprises peuvent ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur croissance ou de leurs besoins. A condition que les extensions respectent bien les deux premiers points.
4 - Intégration avec l'existant
Un logiciel comptable ne fonctionne pas en vase clos. Il a besoin d'interagir avec d'autres systèmes opérationnels : ses capacités d'intégration sont donc très importantes. C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui prévoient d'utiliser des fonctionnalités avancées.
Le CRM est un exemple typique où une intégration parfaite avec la partie comptable est importante. En connectant un outil comptable à une plate-forme CRM, les entreprises peuvent avoir accès à une vue réellement complète de leurs clients. L'intégration permet également une meilleure collaboration entre les départements des finances et celui des ventes, ce qui doit optimiser le processus global de l'entreprise (recouvrement, scoring des "bons" clients ou des "mauvais payeurs", etc.).
5 - Évolutivité et adaptabilité
Comme pour tous les outils IT professionnels, une évolutivité facile est souhaitable. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, son logiciel de comptabilité doit pouvoir grandir avec elle.
Cela signifie qu'il doit être facile d'ajouter ou de modifier des configurations. Par exemple ajouter des modules pour améliorer les fonctionnalités ne doit pas être un casse-tête. Tout comme ajouter des utilisateurs, des départements ou des fonctions métiers à mesure que l'entreprise se développe - voire des organisations entières en cas d'acquisitions - ne doit pas être un frein à la croissance de l'entreprise.
Le cloud est aujourd'hui une bonne solution pour accompagner ces montées en puissance. De plus en plus d'entreprises déplacent d'ailleurs leurs processus comptables sur site vers le cloud - en grande partie parce qu'il offre une flexibilité et évolutivité (scalability). Vous pouvez envisager des environnements hybrides - combinaison d'infrastructures sur site, de cloud privé et de cloud public - à condition bien sûr que l'éditeur permette ces types de déploiements.
6 - Sécurité
On ne saurait trop insister sur la nécessité d'assurer la confidentialité et la sécurité des données comptables. Si les entreprises ne protègent pas leurs informations, les pirates et autres criminels trouveront un moyen d'y accéder, avec à la clef des problèmes majeurs.
Les logiciels comptables doivent être dotés des plus hautes exigences en matière de sécurité des données. Cela signifie qu'elles doivent être sécurisées aussi bien quand elles sont au repos que quand les utilisateurs autorisés les partagent et les traitent.
Pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données comptables appropriés à leur rôle, la plate-forme devra inclure de solides fonctions de contrôles d'accès. De plus, les informations financières sensibles doivent être cryptées à la fois lorsqu'elles sont stockées et lorsqu'elles sont transférées. De la sorte, même si elles tombent dans de mauvaises mains, le pirate ne sera pas en mesure de les lire et de les exploiter.
7 - Support client
Un autre point à considérer est le niveau de support que le fournisseur assure. Des problèmes surgissent inévitablement avec n'importe quelle plate-forme logicielle complexe. Or la comptabilité est trop critique pour attendre une solution.
Certains éditeurs vendent leurs logiciels par l'intermédiaire d'un réseau de partenaires. Ces revendeurs peuvent constituer la première assistance lorsque des problèmes surgissent.
Assurez-vous donc que le partenaire avec lequel vous travaillerez est de confiance (voire labellisé) et qu'il pourra bien vous aider dans le déploiement, la personnalisation et le support - et à quel prix.
8 - Personnalisation et verticaux
Dans quelle mesure le fournisseur ou le partenaire comprennent-ils votre industrie ? Les caractéristiques du logiciel comptable sont-elles adaptées à votre entreprise ? Les réponses à ces questions détermineront si le logiciel (et le partenaire) peut améliorer votre activité.
Bien que les fonctions comptables de base soient les mêmes pour tous les secteurs, certaines industries ont des processus et des objectifs particuliers en matière de comptabilité. Ils peuvent faire face à des problématiques très spécifiques.
Certains éditeurs proposent des versions adaptées à des industries - fabrication, la vente au détail, services professionnels, etc. Ces versions "sur mesure" offrent par exemple un plan comptable pré-personnalisé et des rapports pré-conçus en fonction des bonnes pratiques d'un secteur donné.
9 - Application(s) mobile(s)
Les utilisateurs nomades sont de plus en plus nombreux et certains d'entre eux ont besoin d'accéder à des applications comptables. Les logiciels de comptabilité doivent donc prendre en charge plusieurs plates-formes mobiles (iOS et Android minimum) et être accessibles à partir d'une variété d'appareils (smartphone, tablette, laptops).
L'application - ou la version web adaptée - doit pouvoir proposer des modèles de rapports financiers et des tableaux de bord accessibles pour que les utilisateurs puissent effectuer des tâches rapidement et prendre des décisions éclairées, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Les fonctionnalités mobiles peuvent toucher des domaines plus variés, comme la gestion des stocks. Par exemple, la lecture des codes à barres via un smartphone peut simplifier le processus de suivi des stocks d'un entrepôt.
10 - Capacités de reporting
Enfin, une plate-forme de comptabilité d'entreprise qui se respecte doit être dotée de solides capacités de reporting, aussi bien à usage interne que pour les déclarations réglementaires.
Il peut s'agir par exemple de rapports et de tableaux de bord prédéfinis qui aident les comptables à interpréter plus facilement les résultats financiers.
Certains logiciels sont livrés avec des modèles (des « templates ») pour créer des rapports spécifiques à une industrie.
Des fonctions de reporting avancées permettent de personnaliser les rapports pour obtenir des informations spécifiques, par exemple sur les opérations commerciales.
