De quel ERP avez-vous besoin ? (Et en avez-vous besoin ?)
Avant de choisir le bon fournisseur, la première étape consiste à déterminer si vous avez besoin ou non d'une solution ERP. Et si oui, voici quelques cas d'utilisation qui montrent ce que les ERP peuvent apporter à votre entreprise.
Si votre entreprise affiche des problèmes de données disparates, de manque d'efficacité opérationnelle et de ralentissements, alors c'est le bon moment pour envisager l'achat d'un ERP.
Excès de main d'œuvre et d'interventions pour gérer les processus métier existants ; difficulté de rapprocher les données financières ; coordination compliquée des ventes, de la gestion des stocks, de la fabrication et de l'exécution des commandes ; difficulté à extraire des systèmes les informations importantes de l'entreprise ; exigences élevées en matière de maintenance et d'intégration système auxquelles doit faire face le département informatique : autant d'autres signes révélateurs qui montrent qu'une entreprise a besoin d'une solution ERP.
Parmi les logiciels commerciaux, rares sont ceux qui offrent plus de choix que les ERP. Les entreprises disposent par conséquent d'un énorme catalogue dans lequel piocher. Paradoxalement, ce vaste choix le rend également plus difficile.
L'article précédent de cette série décrivait plus en détail ce qu'est l'ERP (Enterprise Resource Planning), ses nombreux composants (gestion financière, ressources humaines, chaîne d'approvisionnement, fabrication, entre autres) et les différents modes de déploiement (sur site, en mode SaaS ou les deux).
Mais au-delà des problèmes indiqués ci-dessus, d'autres facteurs sont à prendre en compte. Il convient avant tout de déterminer si le monde de l'ERP est adapté à votre entreprise.
Il est donc essentiel de bien connaître vos besoins, ainsi que vos objectifs et l’infrastructure IT et opérationnelle de votre entreprise, pour décider si – oui ou non - un ERP lui convient.
Pour vous aider, voici quelques scénarios métier typiques qui montrent dans quels cas l'ERP peut effectivement constituer une bonne option.
Cas d'utilisation typiques qui font de l'ERP un bon choix
Une petite entreprise souhaitant améliorer ses processus métier, éliminer les coûts liés à la multiplicité des systèmes et augmenter son efficacité opérationnelle choisira à coup sûr un ERP en mode Cloud.
Celui-ci va lui permettre de remplacer des systèmes et d'éviter de nouvelles dépenses d'investissement en matériel et licences au niveau de son datacenter.
En effet, c'est son fournisseur de Cloud qui détient et gère le matériel et les logiciels ERP. Pour sa part, l'entreprise utilise ces ressources en payant un abonnement mensuel.
Une entreprise opérant dans un secteur hautement spécialisé (par exemple, l'alimentation) recherchera une solution ERP adaptée à ses besoins et pressions spécifiques. Elle utilisera donc un système ERP conçu spécifiquement pour son secteur.
Ce système ERP spécialisé lui fera gagner du temps en s'adaptant à son environnement métier et fournit les meilleures pratiques opérationnelles.
Une grande entreprise utilise elle souvent un système ERP sur site pour ses processus internes. Mais si elle a besoin d'un moyen rapide d'intégrer à son système ses nouveaux bureaux internationaux et à des filiales qu'elle vient d'acheter, elle choisira une approche ERP à deux niveaux qui utilise une version ERP en Cloud de son système (ou un logiciel compatible d'un autre fournisseur) comprenant des fonctions de localisation pour les sites distants et les nouvelles filiales basées dans différents pays.
Plus tard, cette entreprise pourra choisir soit de migrer ses bureaux distants vers la version sur site de l’ERP, soit de migrer l'ensemble du groupe vers la version en Cloud.
Autre cas typique, un fabricant cherche à intégrer ses processus de fabrication. Il commence par un logiciel ERP de planification des besoins en matériaux. Ce système pourra résoudre ses problèmes d'intégration de suivi des commandes. Il gèrera la prise des commandes, leur lancement, puis leur traitement étape par étape au fil des opérations de fabrication, distribution/livraison, exécution et paiement.
Si cette entreprise souhaite également éliminer les divergences des données, ainsi que les frais des licences logicielles résultant de l'utilisation de systèmes disparates pour chaque fonction, l’ERP sera un bon choix.
Besoins orientés projets et dans les sociétés de services
Autre exemple, une entreprise qui gère toutes ses activités client en fonctionnant par projets souhaitera utiliser un système ERP capable de suivre l'ensemble des activités, des ressources et des coûts pour chaque projet, mais également de prévoir les dépassements de délai ou les insuffisances de ressources.
Ce type d'entreprise doit rechercher un système ERP orienté projet qui offre une visibilité de bout en bout et gère le suivi de toutes les activités des projets.
Dans l’univers des services, une entreprise souhaite souvent améliorer la coordination de la gestion financière, des ventes et des opérations. Elle souhaite aussi réduire les erreurs et les incohérences opérationnelles en s'assurant que tout le monde utilise les mêmes données.
Pour ce type de projet, elle optera pour un système ERP axé sur les services, capable de suivre les engagements de niveaux de service et d'enregistrer au fur et à mesure les activités, l'utilisation des ressources et les coûts.
L’ERP dans les PME
Très souvent, des entreprises de taille moyenne supérieure veulent passer à la BI. L’ERP peut être une solution dans la mesure où ces entreprises, si elles en ont déjà un, pourront l’élargir et ainsi accroître l'efficacité opérationnelle en lui ajoutant des fonctions d'informatique décisionnelle.
Un bel exemple de PME française qui a fait le pari de l'ERP
Comment OBUT restaure ses marges et diversifie sa distribution avec un ERP 100 % Français
Autre cas typique dans les PME, le souhaite de raccourcir ses cycles de clôture des comptes et améliorer l'exactitude comptable. Dans ce cas, choisir une suite ERP offrant de solides fonctions de gestion financière.
Combien de fois avons-nous entendu l’histoire d’une PME qui a mis en place un CRM pour son service commercial et marketing mais qui décide ensuite qu'elle a également besoin de fonctions telles que la gestion comptable et opérationnelle ? Pour répondre à son besoin, l’entreprise pourra passer à l’ERP, mais elle recherchera alors plutôt un ERP qui peut prendre en charge les nouveaux processus métier, tout en restant compatible avec son CRM existant.
Enfin, dans certains cas où il n’y a pas d’existant IT fort, une PME voudra d'abord commencer avec un seul composant ERP ; par exemple, une fonction CRM. Si elle décide ensuite d'ajouter la gestion d'autres opérations, il faut savoir que certains systèmes sont plus faciles à faire évoluer que d'autres. Pour toutes ces raisons, le choix d'un logiciel ERP doit prendre soigneusement en compte la flexibilité et l'évolutivité du système, même si l'entreprise n'a pas besoin au départ de toutes les fonctions.
Choisir le bon fournisseur
On ne le répétera jamais assez ; les ERP (même dans le Cloud) sont complexes. Et cette complexité augmente les risques lors des déploiements. Par conséquent, trouver les bons partenaires ou intégrateurs pour l'installation est souvent aussi important que choisir le bon système.
Autre chose : sachant que le choix et les fournisseurs des solutions ERP sont variés, il est facile de s'éloigner de ses objectifs. Gardez ce fait en tête. Faites le maximum pour ne pas perdre de vue les objectifs de votre entreprise et gardez toujours à l'esprit la manière dont cette dernière est structurée et fonctionne. C'est au final le meilleur moyen de réussir l'installation d'un système ERP.
