Conseils pour migrer d'Exchange vers Office 365

Tout mettre à jour pour éviter les problèmes de compatibilité

Pour migrer Exchange vers Office 365 ou Exchange Server 2019, les administrateurs doivent d'abord vérifier la version de Microsoft Office et d'Outlook qu'ils utilisent.

Les anciennes suites Office - comme Office 2007 et 2010 - fonctionneront certes avec Office 365 dans une certaine mesure, mais les nouvelles fonctionnalités, comme les courriels "focus" et les groupes ne fonctionneront pas.

Les organisations qui utilisent des versions d'Outlook antérieures à 2013 peuvent aussi rencontrer des erreurs de connectivité et des problèmes de sécurité lorsqu'elles se connectent à Office 365 ou aux services Exchange Online. Par mesure de sécurité, ces organisations devront upgrader Office avant leur migration.

Une migration nécessite également les derniers correctifs et mises à jour de sécurité. Les administrateurs doivent donc les appliquer à ces mises à jour, voire apporter d'autres changements techniques, tels que l'ajustement du niveau fonctionnel d'Active Directory (AD) à Windows 2008 R2, s'ils prévoient d'utiliser Azure AD Connect avec récupération du mot de passe.

A défaut, une installation hybride Exchange ne peut pas se poursuivre car les systèmes ne répondront pas aux exigences minimales de Microsoft.

Ne négligez pas les intégrations VoIP et tierces parties

Les administrateurs devront aussi vérifier toute incompatibilité possible d'Exchange Online avec des applications tierces, comme celles de Mitel ou Cisco, avant de migrer vers Office 365.

La plupart des applications modernes utilisent Web Exchange Services pour communiquer avec les objets Exchange. Le problème est qu'Office 365 introduit un certain nombre de nouveautés et d'exigences de sécurité, telles qu'une API unifiée pour tout workload Office 365 et des tokens de sécurité pour la communication entre la voix sur IP (VoIP) et Exchange Unified Messaging.

Plusieurs éditeurs tiers ont revu leurs applications pour les rendre compatibles avec Exchange Online. Mais pas tous. Les administrateurs Exchange devront donc inventorier toutes les applications tierces utilisées par l'entreprise, vérifier leur compatibilité et planifier leur transition.

Pensez à l'existant en matière de communications unifiées

Les organisations qui utilisent massivement des fonctionnalités intégrées de messagerie et de téléphonie devront probablement s'adapter. Des changements sont à envisager principalement en ce qui concerne la fonction de messagerie vocale vers la messagerie électronique (voicemail-transcription).

Microsoft a apporté des améliorations significatives à ses fonctions de messagerie unifiée dans le cadre du basculement de Skype for Business vers Microsoft Teams. Microsoft a laissé entrevoir quelques-unes de ces améliorations dans Cloud Voicemail, le successeur d'Exchange Unified Messaging, dont la fonction de répondeur et de messagerie vocale, la récupération des messages vocaux via Skype for Business Online ou le client Outlook, et la gestion des messages vocaux via le portail Office 365.

Mais ces changements affecteront certainement les clients qui ont fait une intégration entre leur outil de VoIP et l'Exchange. Les administrateurs devront s'assurer que leur plate-forme VoIP actuelle prend bien en charge Exchange Online et se préparer à la transition avec leur fournisseur/éditeur.

Prévoyez les licences et le temps dont vous avez besoin

Les licences Microsoft sont notoirement difficiles à comprendre. Les administrateurs Exchange devront travailler dur pour trouver les bonnes licences Office 365.

Pour ajouter encore à la confusion, Microsoft développe continuellement de nouveaux produits et les associe aux offres existantes. Il est impératif de comprendre avec précision les offres et de les mettre en face des besoins réels de l'entreprise (ce qui implique, également, d'en profiter pour les auditer avec précision).

Par exemple, les entreprises qui ont des employés de terrain qui n'ont besoin que du mail, pourraient ne nécessiter qu'une licence Office 365 F1 moins chère, à 4 $ par mois, plutôt qu'un forfait E1, qui est de 8 $ par mois mais avec plus de services et plus d'espace de stockage.

Souvenez-vous que dans de nombreux cas, les entreprises dépensent trop en licences pour des utilisateurs qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées.

Le choix du moment est essentiel lors d'une migration

Vous serez peut-être surpris de découvrir que Microsoft contraint la bande passante lors d'une migration d'Exchange vers Office 365. Cette limitation du service de réplication des boîtes affecte toutes les migrations Office 365.

Les services IT devront donc s'assurer qu'ils gèrent correctement le timing de la migration et planifier leur calendrier en fonction de la performance de transfert des premiers batchs.