Comprendre les différents éléments et spécificités des ERP
Les ERP ont de nombreux composants et fonctions qui font de leurs déploiements des projets souvent complexes. Voici un rapide tour d’horizon qui vous permettra de guider votre choix.
Attention : cet article publié en 2015 n'est plus d'actualité. Vous pouvez consulter la version à jour sur cette page.
L'ERP (Enterprise Resource Planning) est un ensemble d'applications intégrées qu'une entreprise utilise pour agréger son activité à l'échelle de ses différents services, afin que chacun travaille avec les mêmes données et selon les mêmes processus.
Les entreprises recourent à l'ERP pour rationaliser et améliorer l'efficacité de leurs fonctionnements, économisant ainsi temps et argent. Dans le cadre d'un déploiement d’ERP, elles peuvent également normaliser et automatiser de nombreux processus métier, éliminant le temps et les efforts liés à l'intervention manuelle.
Les outils ERP qu'une entreprise sélectionne dépendent souvent des processus spécifiques qu'elle souhaite améliorer, mais aussi de ce qu'elle vend : produits ou services.
Les entreprises qui commercialisent des produits ont souvent des fonctions de fabrication, de chaîne d'approvisionnement et de distribution qu'un système ERP saura gérer. Dans le cas de prestataires de services, certaines capacités ERP spécifiques se révèlent particulièrement importantes. Ce sera le cas d'une gestion de projet dédiée au degré d'implication dans les prestations, ou encore la prise en charge de services sur site et d'opérations commerciales.
Composants ERP les plus répandus
Même si les besoins des entreprises varient considérablement, elles souhaitent toutes disposer d'un même jeu de composants ERP fondamentaux :
Finance
Pour enregistrer, suivre et consolider les informations commerciales et opérationnelles au sein d'un système comptable centralisé. Un logiciel ERP financier offre cette possibilité grâce aux systèmes centralisés suivants : grand livre, une comptabilité fournisseurs, une comptabilité clients et la gestion des paies.
RH
Un logiciel ERP fournit un système de gestion des ressources humaines (RH) centralisé. Celui-ci permet de suivre le temps de travail des employés et les évaluations de leurs performances à l'échelle de l'entreprise, ainsi que de gérer les différentes prestations sociales, et le développement du personnel et des talents.
Achat/approvisionnement
Un module d'achat rationalise le processus d'approvisionnement, depuis l'émission de bons de commande et la gestion des fournisseurs jusqu'aux paiements et à la génération de rapports. En outre, un logiciel ERP d'achat permet de faire remonter automatiquement les approbations des bons de commande et des paiements jusqu'aux décideurs concernés dans l'entreprise.
Informatique décisionnelle
De plus en plus, les entreprises réclament des solutions analytiques qui leur permettent d'évaluer et de manipuler les informations métier. Pour ce faire, les fournisseurs ERP proposent des rapports prédéfinis que les entreprises utilisent pour évaluer leurs activités commerciales et opérationnelles, et qui autorisent une exploration des données ainsi que la mise au point de rapports personnalisés.
Gestion de la relation client (CRM)
La brique CRM des ERP consiste en un référentiel centralisé d'informations sur les clients, auquel les services commerciaux de l'ensemble de l'entreprise ont accès et qu'ils peuvent exploiter. Ce référentiel comprend des informations sur les interactions entre l'entreprise, ses partenaires, ses clients et ses prospects. Il permet également de suivre toutes ces interactions à l'échelle des différents services en contact avec la clientèle, comme le marketing, les ventes et les services. La CRM ERP englobe la génération de rapports sur la force de vente, le suivi et l'automatisation, le marketing, les services et l'assistance.
ERP pour l'entreprise orientée produit
Si les composants ci-dessous restent fondamentaux, ils répondent davantage aux besoins spécifiques de certaines entreprises, notamment des entreprises orientées produit.
Chaîne d'approvisionnement (Supply Chain)
En englobant non seulement les opérations internes de l'entreprise, mais aussi celles liées aux partenaires métier et aux fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement que requiert la production de marchandises (matières premières, stock et fournitures), un système ERP pour la production offre à l'entreprise une visibilité particulièrement souhaitable sur ses processus de fabrication.
Distribution/gestion d'entrepôt
Les systèmes ERP de distribution et de gestion d'entrepôt font appel à l'automatisation. Celle-ci permet à la force de vente de l'entreprise d'intégrer les commandes et les devis des clients directement aux systèmes d'arrière-plan comptables, de traitement et de gestion d'inventaire. L'entreprise a ainsi la garantie de voir les commandes traitées dans les délais.
Nombre de systèmes ERP de distribution comprennent également des fonctions exhaustives de gestion des entrepôts. Celles-ci garantissent que le stock de ces derniers est optimisé pour répondre aux exigences de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.
Inventaire
Un système de gestion d'inventaire optimise la consommation et l'entreposage du stock. Il fournit des prévisions d'inventaire à la fois manuelles et automatiques. Les entreprises peuvent définir des politiques de commandes tant pour les assemblages que pour les pièces distinctes.
Le logiciel génère également des rapports sur les exceptions d'inventaire et sur les situations potentielles de sur-approvisionnement. Il permet en outre de suivre l'inventaire à l'échelle de plusieurs sites.
ERP pour la gestion de services (et les projets ponctuels)
Les entreprises de gestion de services - ou chargée de projets ponctuels - comptent parmi les autres types de candidats à l'ERP. Certains composants fondamentaux se focalisent également sur leurs caractéristiques propres.
Gestion de projets ponctuels
Un logiciel ERP de gestion de projet comprend une fonction dédiée exhaustive qui prend en charge contrats, appels d'offre, planification des ressources et structures de répartition des tâches à niveaux multiples.
Ce type de logiciel fournit, en outre, une visibilité sur toutes les ressources que consomme le projet (par exemple, actifs, stock, matériels et main-d'oeuvre). Il permet une facturation précise et à-propos des coûts de projet à l'échelle du cycle de vie de ce dernier. Les entreprises peuvent suivre la rentabilité du projet et contrôler les marges en cours d'exécution. Les responsables optimisent ainsi les performances du projet et s'assurent que les indicateurs de performances clés (KPI, Key Performance Indicator) sont bien atteints.
Gestion des services
Une solution ERP pour les services permet d'optimiser, de suivre et de gérer des fonctions d'intervention sur site sont facturables, ou par des prestataires de services professionnels. Ce type de solutions permet également d'évaluer les niveaux de satisfaction client et les accords de niveau de service, mais aussi la garantie et les performances d'un contrat.
Modes de commercialisation des ERP
Les entreprises peuvent faire l'acquisition d’ERP sous la forme d'une famille complète de solutions, ou d'une famille de solutions plus réduite, susceptible alors d'englober uniquement les systèmes financiers - ou uniquement les systèmes financiers et dédiés à la fabrication.
Les entreprises peuvent également acheter un ERP complet, spécifiquement adapté aux besoins d'un secteur vertical donné, telles que le bâtiment ou l'industrie alimentaire.
L'ERP se décline également selon différents styles de mise en œuvre.
Une entreprise peut acheter un logiciel ERP ; à charge alors pour le service informatique de le faire fonctionner sur site, dans le datacenter de l'entreprise. Autre solution, une entreprise peut s'abonner à une solution ERP que le fournisseur exécute sous forme de service dans son Cloud (SaaS). L'entreprise peut également choisir de disposer d'un système ERP hébergé par le fournisseur ou le partenaire, mais sur lequel son service informatique conservera une certaine mainmise (Cloud Hybride).
Dans les autres cas, les entreprises adoptent une approche « hybride » de l'ERP, choisissant à cette fin de disposer de certains systèmes en interne et d'autres dans le Cloud.
Ce que les entreprises actuelles attendent de l'ERP
Sachant qu'un système ERP propose un référentiel unique pour des données présentes à l'échelle de l'entreprise et accessibles à tous, il atténue le risque associé à un fonctionnement avec des systèmes et des données disparates ; par exemple, les erreurs potentielles ou les fonctions métier en doublon dans différents services.
Les grandes entreprises en particulier affichent de nombreux systèmes différents installés indépendamment par des services distincts. Elles souhaitent donc mettre en œuvre un système ERP unique qui remplacera ces systèmes existants, et en profiter pour éliminer les retards et l'inefficacité opérationnelle qui se sont développés au fil des années.
Si les entreprises de taille moyenne réclament, elles aussi, ces avantages, elles veulent également un moyen de niveler le terrain sur lequel elles affrontent leurs concurrents de plus grande envergure. Ces entreprises peuvent avoir tendance à retenir un système ERP susceptible d'évoluer pour couvrir davantage de processus métier à mesure de leur croissance.
Grâce aux offres en Cloud, même les petites entreprises peuvent s'offrir un système ERP qui rendra leurs processus métier instantanément plus efficaces ; un type de système qu'elles ont souvent du mal à mettre en place par manque de ressources et de compétences internes.
Enfin, nombre d'entreprises, quelle que soit leur taille, recherchent un système ERP spécifiquement adapté aux besoins et aux exigences de leurs secteurs respectifs. Plusieurs fournisseurs ERP proposent cette spécialisation verticale par secteur.
Les défis de la mise en œuvre ERP
Le défi pour les entreprises qui mettent en œuvre un logiciel ERP consiste à sélectionner, parmi la grande variété d'options proposées sur le marché, le système le mieux adapté à leurs besoins métier et aux attentes des utilisateurs.
Un ERP doit s'intégrer efficacement aux systèmes et aux opérations déjà en place dans l'entreprise. Il doit également tenir les promesses de performances clés et d'objectifs de rentabilité inaccessibles aux systèmes existants. Et le défi est de taille.
C'est également la raison pour laquelle l'ERP affiche un taux d'échec supérieur à celui de n'importe quel autre logiciel. Si l'installation ne se déroule pas comme prévu, un projet ERP peut mettre fin à la carrière de nombreux responsables.
Qu'il s'agisse d'un champion/utilisateur ERP interne, d'un directeur financier, d'un directeur des opérations, d'un vice-président chargé de la fabrication ou de toute autre personne, il est important pour le décideur ERP de trouver un partenaire du domaine capable de travailler avec lui à la mise à disposition de ce nouveau système en termes d'installation, d'intégration, de consultation, de formation et de prise en charge.
