Changement d’ERP : le bon moment pour revoir et améliorer vos process
Aucun ERP ne correspondra exactement à vos processus métiers – et c’est une bonne chose. Voici pourquoi vous devriez en profiter pour améliorer votre organisation.
L’un des aspects les plus délicats de la sélection et de la mise en œuvre d’un nouvel ERP est de déterminer et de gérer l’adéquation fonctionnelle du système. C’est-à-dire la manière dont les fonctionnalités de votre suite intégrée d’applications métier répondront et supporteront les processus et les procédures actuels de votre entreprise.
Il est à peu près sûr qu’aucun système pré-packagé ne correspondra exactement à toutes les procédures d’une entreprise. Selon une règle empirique, il faut s’attendre à un taux d’adéquation de 80 % (une mesure subjective, mais qui est en général un bon indicateur).
Pour améliorer cette « adéquation », deux actions sont possibles. La première est de tirer parti de la souplesse et de l’adaptabilité du nouveau système en personnalisant votre ERP. La seconde est, à l’inverse, de modifier les processus qui poseront encore un problème, ainsi que les procédures vieillissantes, pour les améliorer tout en les faisant correspondre aux fonctionnalités du nouveau système.
Nouvel ERP, nouvelles opportunités
Un nouvel ERP offre en effet d’énormes opportunités pour l’amélioration des processus métier.
Un écart entre les fonctions du système et les processus actuels n’est pas nécessairement une mauvaise chose. L’intégration des pratiques existantes dans un nouvel ERP ne générera pas nécessairement de bénéfices si l’on n’améliore pas les procédures qui doivent l’être.
Par exemple l’automatisation d’un système d’inventaire médiocre ne produira qu’un système d’inventaire automatisé et médiocre.
L'automatisation d'un système d'inventaire médiocre ne produira qu’un système d'inventaire automatisé et médiocre. Pas un meilleur inventaire.
Les meilleurs ERP intègrent de plus en plus les meilleures pratiques d’une industrie. Changer vos processus pour suivre ces bonnes pratiques peut produire de bien meilleurs résultats opérationnels.
Un projet ERP bien mené intégrera donc l’examen et la documentation des procédures existantes (une définition des processus de l’entreprise). L’équipe élargie du projet définira ensuite les futures versions de ces processus.
La différence entre l’état actuel des procédures et leur état futur est justement ce qui générera une amélioration de la performance une fois le projet terminé et le nouveau système mis en œuvre.
Dans cette optique, le process mining est un outil très intéressant à envisager.
Idéalement, les fonctionnalités des ERP que vous aurez sélectionnés en « short-list » seront mises en correspondance avec la définition de ces process futurs (et non avec vos processus actuels), afin de déterminer la meilleure adéquation possible de manière dynamique et sélectionner le meilleur logiciel (pour évoluer, et non pour un statu quo).
Impliquer l’utilisateur final est une bonne idée
Quoi qu’il en soit, il incombe à la « Dream Team » chargée de votre projet ERP d’élaborer une phase de transition entre la manière dont les choses sont faites (processus tels quels) et la manière, améliorée, dont elles devront se faire avec le nouveau système.
Les utilisateurs finaux – ceux qui exécutent les procédures et qui travailleront demain avec ces nouvelles méthodes – doivent participer à la modélisation de la façon dont leurs activités quotidiennes changeront. De cette manière, ils seront encore plus impliqués et motivés pour que le nouvel ERP soit un succès.
La participation des utilisateurs finaux est le meilleur moyen pour que le nouvel ERP et les nouvelles procédures soient complètement fonctionnels.
Ils doivent recevoir suffisamment d’informations et de formation pour savoir comment les nouvelles procédures fonctionneront. Ils seront les plus touchés par le changement, ils doivent donc obtenir un plein soutien de la part de l’équipe du projet, des managers, des dirigeants et de l’IT.
La participation des utilisateurs finaux – de la définition des besoins à la mise en œuvre – est le meilleur moyen de s’assurer que le nouveau système et les nouvelles procédures seront complètement fonctionnels, et qu’ils répondront aux besoins métier dans votre secteur particulier.
Il y a beaucoup trop d’exemples d’ERP qui ont rendu le travail moins pratique, moins efficace, voire impossible à réaliser.
Dans de tels cas, la théorie et les fonctionnalités peuvent être parfaites sur le papier, mais dans la réalité, elles ne correspondent pas à la culture, aux ressources ou à l’orientation de l’organisation. Un nouveau processus qui ne convient pas pour une raison quelconque ne sera pas accepté. Il ne fonctionnera pas comme il le devrait et peut facilement entraîner une diminution de l’efficacité, un rendement médiocre, un retour à l’ancienne façon de faire les choses et à une prolifération de feuilles de calcul, de notes et de procédures manuelles pour remédier aux lacunes.
Albert Einstein
Albert Einstein aurait dit que la définition de la folie est de faire la même chose encore et encore et de s’attendre à un résultat différent. La mise en œuvre d’un nouveau système qui fait exactement la même chose que le précédent, avec les mêmes processus et les mêmes procédures, n’est pas susceptible d’améliorer votre efficacité ou de réduire les coûts.
La folie, c'est de faire la même chose encore et encore et d'attendre un résultat différent.
Le changement est indispensable. La modification des procédures, c’est-à-dire l’amélioration des processus opérationnels, est un élément incontournable de la mise en œuvre de tout nouvel ERP.
Des changements correctement planifiés, de concert avec le déploiement du système, justifieront le travail et les dépenses associées à l’achat d’une telle solution si critique et centrale dans une entreprise.
