Les bénéfices d'un SIRH moderne pour votre organisation

Les différents modules d’un SIRH

Un SIRH se compose de plusieurs briques logicielles qui couvrent, idéalement de bout en bout, tous les processus RH :

• la gestion des informations sur le personnel (adresse, poste, etc.) et l’organigramme
• la gestion de la paie (payroll) et des prestations sociales,
• la gestion des temps
• la gestion des congés

Ces briques composent le cœur du SIRH, également appelé Core RH ou Core HR.

Ce Core RH est complété par d’autres modules pour :

• la gestion des compétences – dont le processus d’examen de la performance (entretiens annuels ou évaluation continue) et l’intéressement,
• la recherche de talents et la gestion du recrutement de candidats,
• la gestion de l’avancement des employés, de l’évolution de leurs compétences (par la formation interne ainsi que par la proposition de postes en interne), et de la succession des profils aux postes clefs (succession planning).

Ce type d’outils SIRH compose ce qu’on appelle « la gestion de talents ».

En parallèle de ces deux familles d’outils, les solutions RH proposent de plus en plus un portail RH en libre-service (pour demander des congés, poser un arrêt maladie ou télécharger une fiche de paie par exemple).

En plus de la dématérialisation de la gestion administrative du personnel, les SIRH modernes se dotent de tableaux de bord pour analyser les données RH et, le cas échéant, aider à la prise de décision. Ces données permettent également d’améliorer l’implication des employés.

Les 3 catégories d’outils de gestion des ressources humaines

Les outils de gestion RH et de capital humain se divisent donc en trois grandes catégories : les outils RH de base (Core RH), les outils de gestion des talents et les outils d’implication des employés au quotidien.

Les outils de base constituent le minimum requis pour le fonctionnement d’un service des ressources humaines. Ils incluent généralement les modules suivants :

Paie et indemnités, pour gérer les salaires des employés, les primes et les contributions à l’épargne retraite, ainsi que les déductions pour la mutuelle et les autres programmes auxquels contribuent les employés. Ce module calcule les retenues pour les impôts, établit les chèques de paie et assure l’intégration avec les systèmes bancaires pour le virement automatique.

Prestations sociales, pour gérer les plans d’épargne retraite et la participation des employés, leurs mutuelles santé et assurances vie, les congés payés, etc.

Horaires, présence et planification, qui fournissent des outils permettant au personnel de planifier le travail et de suivre ses heures et son assiduité. Ce module permet également de suivre les jours d’arrêts maladie disponibles et utilisés. De nombreux produits s’appuient sur les règles définies dans l’entreprise pour émettre automatiquement des alertes lorsque des employés n’atteignent pas les objectifs prévus.

Outils de gestion des talents

Les outils de gestion des talents enrichissent les fonctions RH de base avec des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de développer leur personnel. Ils incluent les éléments suivants :

Recrutement, pour stocker les informations concernant les candidats et les demandes d’emploi afin d’assurer un suivi pendant toute l’opération. Cet outil assure également une intégration avec d’autres applications RH et permet de procéder à la vérification des antécédents.

Formation, pour créer un référentiel centralisé de formation avec un portail. Ce module suit la formation et le développement des compétences des employés, nouveaux ou anciens. Il permet en outre l’élaboration, la fourniture et la gestion du contenu, de même que la définition de plans de formation et de parcours de certification. Il peut aussi lier ces parcours aux conditions de compétences et de certification requises pour les avis d’emplois vacants internes. Il contient souvent des fonctionnalités de test et de reporting en ligne.

Gestion de la performance, pour enregistrer et suivre les examens de la performance des employés. Ce module inclut des outils de mesure et de suivi des objectifs.

Gestion des intéressements, pour optimiser les systèmes d’indemnités en récompensant les meilleurs éléments par des primes ou des incitations fondées sur la performance et en évitant de trop payer les éléments peu productifs.

Planification des successions/de la direction, pour créer des plans afin de retenir les dirigeants à fort potentiel, de créer des pools de talents pour développer l’activité et d’éviter les interruptions dues à une rotation imprévue du personnel. Cela permet aux entreprises d’évaluer systématiquement les talents en interne et à l’externe pour les rôles principaux.

Planification des effectifs, pour fournir des solutions analytiques afin d’évaluer les tendances liées aux collaborateurs et de planifier à l’avance.

Outils d’implication des employés

Les outils d’implication des employés tirent parti des médias sociaux et de la technologie mobile. Ces derniers permettent aux employés de collaborer activement dans toute l’entreprise et d’accéder aux portails RH en libre-service afin de s’inscrire à des formations, de consulter les vacances de poste et les qualifications requises, de gérer leur temps et leur présence et de passer en revue les prestations de l’entreprise.

Accès mobile/collaboration, pour accorder un accès aux employés de toute l’entreprise afin de communiquer « à la volée », d’échanger des informations essentielles sur les projets, de trouver des experts et du contenu et de contribuer au renouvellement de ce dernier.

L’accès mobile permet également d’émettre et de recevoir des alertes en temps réel et contient les informations de contact de tous les employés de l’entreprise. En outre, cet accès en libre-service permet aux employés de consulter leur dossier en matière de prestations et de salaire et de s’inscrire à des formations qu’ils peuvent gérer eux-mêmes. La plupart des logiciels sont compatibles iPhone, iPad et Android.

Marché et éditeurs de logiciels SIRH

De plus en plus d’entreprises, notamment les PME (mais pas que), choisissent des systèmes RH en mode SaaS (software as a service) – plutôt que sur site, pour des raisons d’économie et de moindre maintenance. Le SIRH est d’ailleurs la seconde grande famille d’applications métiers à avoir pris le virage du cloud (après les outils collaboratifs). Ce qui explique que les principaux éditeurs proposent aujourd’hui leurs suites RH sous cette forme (même si certains, comme SAP, ont dû écouter de grandes entreprises qui ne souhaitaient pas mettre leurs données RH dans le cloud).

Par nature, le SIRH est également très proche de l’ERP. Historiquement, il est d’ailleurs une brique centrale des progiciels de gestion intégrés. Cet historique se traduit dans le fait que les géants de l’ERP - SAP et Oracle en tête, mais aussi Infor – sont aussi des acteurs majeurs du SIRH.

SAP a racheté SuccessFactors et Oracle a racheté Taleo. Inversement, un pure player comme Workday se dirige vers l’ERP financier, mais là encore, l’évolution traduit bien la complémentarité du HCM et de l’ERP.

Citons également le Français Cegid (qui a mis la main sur Talentsoft), l’Anglais Sage, ou les Américains Cornerstone on Demand et le groupe UKG (qui a racheté Ultimate Software, propriétaire de PeopleDoc). Sans oublier ADP.

Avantages d’un SIRH

Parce qu’il automatise de nombreuses tâches chronophages, la mise en place d’un SIRH permet un gain de temps significatif pour les services chargés de l’administration du personnel. Il permet également de réduire les erreurs de double ou triple saisie et de traitements.

Les mises à jour du SIRH par l’éditeur permettent également aux équipes RH de coller au plus près des évolutions réglementaires (prélèvement à la source, Déclaration Sociale Nominative, RGPD, etc.) en « laissant faire » le logiciel.

Des outils RH infusés à l’Intelligence artificielle ouvrent de nouveaux champs : chatbots pour portail RH, analyse sémantique des CV, pré-scoring pour déterminer les meilleurs profils adaptés à certains postes ou encore proposition de formation en « matchant » les besoins de l’entreprise avec le potentiel des employés. Les applications de l’Intelligence artificielle dans les RH n’en sont qu’à leurs balbutiements, mais leur potentiel est énorme.

Enfin, certains SIRH débordent du cadre de la gestion de l’effectif et des salariés de l’entreprise pour s’intéresser à la gestion des travailleurs extérieurs à l’organisation (travail temporaire, freelance, etc.) voire à d’autres ressources (comme la gestion des notes de frais en lien avec le PGI). Ces outils répondent aux besoins de grandes entreprises internationales ainsi qu’à toutes les « entreprises étendues » (qui évoluent dans un écosystème).

Plus globalement, en gérant mieux l’ensemble des processus, un SIRH peut améliorer la marque employeur, l’expérience employés et l’implication en optimisant les sites (recrutement et interne), les entretiens (d’embauche ou d’évaluation), et les services RH.

Qui gère les solutions SIRH ?

En général, c’est l’IT qui est chargé de la mise en œuvre du SIRH puis les services RH assument la responsabilité globale de la gestion du logiciel.

Avec l’essor du SaaS, le rôle du service informatique est appelé à changer, mais il garde une responsabilité sur des problématiques clefs (backup des données RH, sécurité, réseau, etc.) tout comme le service juridique (RGPD, FISA, CLOUD Act, etc.).

Déterminer les besoins de votre projet SIRH

En investissant dans des logiciels RH, les entreprises recherchent des solutions à leurs problèmes actuels en matière de recrutement, de fidélisation, de rémunération, de développement et d’administration de leur effectif.

Les attentes concernant le core RH n’ont pas changé, mais les entreprises, quelle que soit leur taille, concentrent de plus en plus leurs investissements sur la gestion des talents.

On estime qu’une stratégie de changement de SIRH dure deux à trois ans entre l’établissement du cahier des charges qui liste les besoins RH clef, la sélection des éditeurs, la mise en place du SIRH, et l’accompagnement de tous les employés avec une conduite du changement indispensable.