Comment simplifier le processus d’onboarding avec la RPA
L’intégration d’un employé, ou onboarding, est toujours un exercice complexe. L’automatisation robotisée des processus peut aider à mieux remplir les documents nécessaires et à traiter les informations du système de paie. Mais la RPA a bien d’autres atouts pour le onboarding.
L’automatisation robotisée des processus (RPA, Robotic Process Automation) peut aider à gérer l’onboarding, une étape essentielle pour donner une expérience positive aux collaborateurs, dans un contexte où l’expérience employés est devenue un facteur majeur de rétention des talents.
Les bots RPA peuvent contribuer à simplifier et à automatiser de nombreuses tâches manuelles, allégeant d’autant la charge de travail des RH. Ils peuvent également améliorer le parcours d’intégration. Les tâches qu’ils peuvent automatiser vont de la création de comptes d’utilisateur au traitement des données de paie.
Voici un aperçu du processus d’implémentation de la RPA, ainsi que quelques exemples d’usages possibles des bots pour l’onboarding.
Déroulement de l’implémentation de la RPA
En fonction de la complexité et du périmètre envisagé pour l’automatisation, les RH peuvent mener le projet seules ou, à l’inverse, en collaboration avec l’IT. Dans les deux cas, le projet commence par un recensement des étapes du processus d’intégration des employés, et pour chaque étape, une évaluation du temps nécessaire et des éventuels points bloquants.
L’objectif est de s’assurer que les bots offrent le meilleur retour sur investissement possible.
L’objectif est de s’assurer que les bots offrent le meilleur retour sur investissement possible.
Ensuite, IT et RH créent une feuille de route en donnant la priorité aux tâches manuelles les plus chronophages et sources d’erreurs.
Un partenaire spécialisé dans l’intégration de systèmes ayant déjà une expérience dans la RPA peut aussi participer à l’implémentation. Le service IT vérifie que ce spécialiste répond aux normes de l’entreprise, tandis que les RH chapeautent l’initiative et apportent leur expertise quant aux détails de l’onboarding et aux processus RH associés.
Ce sont généralement les responsables de l’onboarding qui lancent les robots, mais ces derniers peuvent aussi être programmés (voire autonomes).
Usages types de la RPA en matière d’onboarding
Recherche de tâches incomplètes ou en retard
Le suivi et la détection de pièces manquantes ou de retards administratifs sont très importants lors de l’onboarding.
Un robot peut ainsi balayer une liste de contrôle à l’intérieur ou à l’extérieur d’un système d’onboarding, puis identifier les tâches manquantes, comme la vérification de formulaires officiels et en informer les RH ainsi que le nouvel employé. Cette procédure permet souvent d’éviter les problèmes de conformité.
Embauche en masse dans le SIRH
Un robot capable de charger ou de saisir les données relatives aux nouveaux collaborateurs peut être particulièrement utile aux entreprises qui embauchent un grand nombre d’employés à la fois et à celles dont le système d’onboarding n’est pas intégré au SIRH.
Les procédures d’embauche sont souvent répétitives, ce qui en fait une activité idéale pour un robot.
Déclenchement de tâches annexes à l’onboarding
Les nouvelles recrues ont souvent besoin d’un badge d’identification, d’un bureau attitré ou d’articles tels qu’un uniforme ou un ordinateur portable.
Un bot peut effectuer la saisie des données requises dans les systèmes cibles (IT, légal, services généraux, etc.) pour lancer les processus correspondants.
Création de comptes d’utilisateur
Certains systèmes d’onboarding sont capables de s’intégrer à d’autres systèmes pour créer des comptes utilisateur, mais ce n’est pas le cas de tous.
Un robot programmé peut rechercher les nouvelles recrues, leur créer un compte dans le système cible (ERP ou autres) et mettre à jour le statut dans le système d’onboarding, ce qui fait gagner du temps aux RH et au service IT.
Traitement des données de paie
Les informations bancaires ou autres données de paie sont parfois dans des PDF ou dans un système d’onboarding qui n’est pas intégré au système de paie.
Un bot peut lire ces documents ou balayer l’écran du système de onboarding et introduire les données dans le système de paie, ce qui évite de les saisir deux fois. Confier cette tâche à un bot permet en outre d’éviter les erreurs de saisie.
