Comment intégrer la visio-conférence dans son entreprise

L’évolution de la visio-conférence

La visio-conférence était traditionnellement utilisée par les très grandes entreprises, comme celles du secteur de la finance, de la pharmacie ou encore du secteur public. Ces services reposaient sur des composants propriétaires, installés dans des salles de réunion dédiées, le tout sur de coûteux terminaux propriétaires capables de gérer les services (streaming et enregistrement des réunions, hébergement de conférence multi-points, et gestion globale de l’environnement).

Ces salles de réunions étaient généralement installées spécifiquement autour de ces technologies, avec un niveau d’éclairage et acoustique adaptés ainsi que des panneaux aux couleurs propices à la vidéo. Des systèmes de contrôles étaient aussi déployés pour gérer l’ensemble de l’environnement.

Toutefois, avec l’avancée continue des technologies, ces outils installés dans les salles de réunion, dans les bureaux ont considérablement évolué. Tout comme les terminaux : les PC, Macs, ainsi que tous les smartphones et les tablettes embarquent désormais des composants capables de diffuser des images de très bonne qualité, avec un son clair. Cela a ainsi provoqué une explosion des technologies de visio-conférence. Du coup, cela a aussi touché des utilisateurs qui jusqu’alors ne s’y étaient pas intéressés.

Comment les solutions de visio-conférence sont commercialisées

La croissance exponentielle des terminaux serait toutefois peu utile si les technologies d’infrastructures, elles-aussi, n’avaient pas enregistré d’importants changements. Aujourd’hui, nombre de fournisseurs proposent en effet des solutions Cloud ; ce qui permet aux utilisateurs d’avoir recourt au terminal de leur choix. Certains proposent des services adaptés aux mobiles et aux postes de travail, reliés aux solutions installées dans les salles de réunion. D’autres conjuguent des infrastructures Cloud et des clients mobile ou PC, étroitement intégrés aux services de la salle de réunion.

Certains fournisseurs, comme Cisco, reposent davantage sur un modèle traditionnel : la société fournit toute la technologie nécessaire pour que le service fonctionne sur le réseau de l’entreprise.

Des solutions comme WebEx et GoToMeeting sont quant à elle présentées comme des technologies de conférences Web, et moins comme étant de visio-conférence. Les deux formes de communication sont certes assez connues, et les fonctions de conférence vidéo de la première s’améliorent de jour  en jour.

Skype pour les entreprises de Microsoft (ex-Lync) était d’abord vu comme une messagerie instantanée, de collaboration et de téléphonie. Mais l’accent a été mis sur les fonctions vidéo.

Possibilités et limites de la conférence vidéo

La technologie est de plus en plus utilisée comme la fondation des communications d’une entreprise. Résultat, la flexibilité des services est donc privilégiée par rapport aux outils spécialisés et développés à façon. Aujourd’hui, la conférence vidéo doit, soit permettre d’améliorer un workflow en place en y associant un élément visuel ; soit créer une nouvelle façon de travailler.

Toutefois, cela n’est pas la panacée. Si elle ne remplace pas toutes les réunions, elle peut en revanche éviter d’avoir à organiser de petites réunions et accélérer les processus en facilitant la communication.

Toutefois, attention de ne pas succomber aux arguments des fournisseurs dont le discours est axé sur la réduction des coûts – ceux liés aux dépenses en déplacements professionnels. Historiquement, cet argument n’a jamais été moteur dans l’adoption d’une technologie de vidéo conférence. 

Si en effet, elle permet aux décisionnaires de se parler plus régulièrement, les gains à retenir sont surtout une hausse de la productivité et une amélioration de la communication.

Traduit et adapté par la rédaction