Comment éviter le chaos avec un Data Steward

Lorsqu’on y réfléchit bien, une entreprise se mesure à ses données. Sans données de grande qualité et une architecture de BI performante, les entreprises sont exposées à certains risques, liés notamment à une perte au niveau des ventes ou encore à des problèmes juridiques. La preuve en est la vitesse avec laquelle les entreprises intègrent depuis des années leur ERP et leurs systèmes de données.

Bien que ces ERP et leurs intégrations les aient aidés à rationaliser et automatiser leurs opérations, les systèmes souffrent encore de deux faiblesses principales. Primo, nombre de systèmes, à la base de ces procédures d’automatisation, sont de nature transactionnelle. Si les bases de données transactionnelles détiennent les données clés, elles sont optimisées pour des opérations telles que l’ajout, la modification ou la suppression de données, plutôt que pour générer rapidement des rapports. La structure des bases de données transactionnelles complique la création de rapports et ralentit leur exécution. Ensuite, il peut être difficile d’étendre les fonctions natives de l’ERP. Cela nécessite souvent de travailler avec l’éditeur sur un contrat ad hoc, ou encore à trouver des contournements. Si les intégrations ERP riment avec la stabilité, elles représentent également un manque de flexibilité dans de nombreux cas.

A cause des lacunes des ERP existants, les entreprises se sont tournées vers des fournisseurs tiers – souvent dans le cloud – pour résoudre un problème particulier ou répondre à un besoin métier qui ne trouve pas sa solution dans l’ERP. De plus, pour cibler les problèmes liés aux rapports de visibilité et à l’architecture de BI, les entreprises se sont mises à déployer de vastes entrepôts de données. Pour mettre de l’ordre dans ce chaos et livrer une information enrichie pour prendre de meilleures décisions.

Si les gains sont évidents, l’implémentation d’une solution de BI doit être menée avec minutie et précaution. Même dans les plus petites des entreprises, l’usage de la BI commence à exploser. Avec le Big Data, le DSI a l’opportunité d’agir comme un Data Steward et utiliser les nouvelles données de manière concrète et judicieuse. Toutefois, rien de bon ne peut sortir d’un système qui a été implémenté au hasard ou sans prise en compte de la consistance des données ou encore qui n’a pas été inclus dans un programme global lié au cycle de vie des données. Sans le plan averti d’un Data Steward, le Big Data rime avec chaos.

Comment devenir le coordonnateur des données dans votre entreprise ? Comment vous prémunir contre ce chaos et donner toutes ses chances à vos projets autour de la donnée ?

• Implémenter un processus strict de gouvernance de la donnée. Les données doivent évoluer. Par exemple, il se peut que vous ayez à modifier les codes de fonds dans le cadre d’une nouvelle campagne commerciale. Avant de commencer, allez chercher l’approbation d’un comité représentatif pour que chaque conséquence ou encore les potentiels effets en cascade soient appréhendées et considérés. Cela devient de plus en plus important au fur et à mesure que la liste des systèmes s’allonge.

Les données changeant plusieurs fois de mains dans le cycle de sa vie, la gouvernance déterminera également les rôles et les actions pouvant être opérés sur les données. Par exemple, ce n’est pas parce que les données émanent des commerciaux qu’ils doivent faire ce qu’ils veulent, sans consulter les autres. Par exemple, le coordonnateur de données doit comprendre ce que font les commerciaux avec les données et pourquoi.

• Créer un document sur le cycle de vie de la donnée. Les données ont toutes une forme de cycle ou un canal d’utilisation. Par exemple, dans le cadre d’une université, le cycle commence par les admissions, le registre et le bureau d’affaires et se terminent éventuellement par le bureau des développements. La donnée nait aux admissions – pour regarder sous un autre angle, les admissions représentent la base de données des ventes. Une fois la vente réalisée et l’étudiant inscrit, le registre est le propriétaire de la donnée pour les cours et les diplômes, alors que le bureau d’affaires détient l’information financière. Après l’obtention du diplôme, le bureau des relations avec les anciens élèves a la responsabilité principale de la donnée

Votre Data Steward et la structure de la gouvernance doivent déterminer chacune des responsabilités principales dans le cadre de chaque modification. Cela doit également être bien documenté pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté. Le système qui fait autorité doit être également pointé. Cela devient d’autant plus important lorsque des systèmes supplémentaires sont intégrés : le risque d’un overlap de données est trop grand et les entreprises risquent d’être confrontées à la duplication des données, et donc plusieurs versions de la vérité. En identifiant en amont les données qui font autorité, les entreprises sont mieux préparées à suivre les bons indicateurs.

Big Data ou chaos ? Le Big Data améliore la prise de décision, alors que le chaos crée de fortes perturbations. Heureusement, les moyens pour garder vos données bien rangées sont légions. Mon conseil est d’avancer dans vos projets liés aux données avec l’esprit clair et un programme d’actions solide. Puis s’imposer comme un coordonnateur de données pour s’assurer que les décisions sont prises à partir de données de bonne qualité.

A propos de l’auteur

Scott Lowe est le fondateur du cabinet de conseil 1610 Group. Ancien DSI, il intervient régulièrement chez TechTarget et TechRepublic.