Comment évaluer et choisir l'outil d'analyse décisionnelle le plus adapté

Choix d'un outil d'analyse décisionnelle et critères d'évaluation

Même si les évaluations de produits publiées par les analystes peuvent constituer une bonne source préliminaire, surtout si vous n'êtes pas familiarisé avec le marché global, elles vous incitent souvent à sélectionner le produit présentant le plus de fonctionnalités. Or, votre entreprise doit plutôt choisir l'outil d'analyse qui est le plus adapté à ses cas d'utilisation, correspond à son budget et peut être mis en œuvre avec les ressources et les compétences dont elle dispose.

Pour simplifier le processus, vous pouvez classer les caractéristiques et fonctionnalités en trois catégories : les indispensables, les utiles et les superflues.

• Indispensables. L'appartenance à cette catégorie ne doit faire aucun doute. Autrement dit, si le produit n'a pas la caractéristique en question, il est rejeté d'emblée.
• Utiles. Même si ces fonctionnalités ne sont pas indispensables, ce sont souvent elles qui font la différence lors du choix d'un produit.
• Superflues. Nombre de produits d'analyse décisionnelle ont une très longue liste de fonctionnalités que votre entreprise n'utilisera jamais. Dans ce cas, ne perdez pas de temps à les examiner.

Précision importante : Bien qu'un produit puisse offrir les fonctionnalités qui répondent à vos critères, il vous faudra peut-être creuser la question pour savoir comment ces fonctionnalités sont obtenues. Par exemple, il se peut qu’il faille passer par :

1. Un développement personnalisé.
2. L’achat d'un module complémentaire auprès d'un tiers.
3. Ou d’un édition spécifique, par exemple une version Entreprise.

Toutes ces conditions sont synonymes de temps et d'argent supplémentaires. Pour faire une évaluation objective et éviter les surprises une fois qu'un produit a été sélectionné, vous devez déterminer et prendre en compte ce temps et ces coûts supplémentaires.

Fonctionnalités d'informatique décisionnelle globales : les indispensables

Les fonctionnalités suivantes sont souvent indispensables pour les entreprises :

Sources des données. L'accès à diverses bases de données et à des types de fichiers tels que CSV, texte, Excel et XML est une fonctionnalité de base de tous les produits BI. De plus en plus, les outils d'analyse décisionnelle donnent accès à des applications spécifiques telles que Salesforce ou les bases NoSQL. Ce sont vos besoins spécifiques qui détermineront quelles sources sont indispensables.

Filtres et exploration des données. Le produit choisi doit permettre de filtrer le contenu d'un rapport ou d'une visualisation selon les valeurs des données. Ce filtrage se fait à l'aide de fonctions telles que des listes déroulantes, des filtres de recherche ou des segments. Le produit doit également permettre d'explorer les données en partant de leur présentation récapitulative pour aller vers une vue de plus en plus détaillée, puis de revenir au point de départ, ce qui est essentiel aussi bien dans les tableaux que dans les visualisations.

Interface utilisateur client Web. L’UI du produit doit être accessible sur le Web. C'est devenu une bonne pratique.

Applications composites indépendantes et interconnectées. Lorsque le style d'analyse décisionnelle permet d'afficher plusieurs visualisations, dont des rapports tabulaires, sur le même écran, le logiciel doit donner la possibilité à ces visualisations d'être indépendantes les unes des autres, ou interconnectées. Dans ce dernier cas, les filtres et la sélection des données influent sur toutes les visualisations ; par exemple, lorsqu'un attribut particulier est sélectionné, toutes les visualisations ont cet attribut en commun.

Visualisations. L'outil d'analyse décisionnelle doit permettre de générer des histogrammes, des camemberts, des graphiques linéaires, en aires et en radar, et donner la possibilité de mélanger et combiner plusieurs types de graphiques.

Sécurité. Dans tous les produits, la sécurité doit être fondée à la fois sur les utilisateurs et sur les rôles, définissant qui est autorisé à créer, modifier, publier, utiliser et administrer les applications BI. Vous pouvez exiger que le produit d'analyse décisionnelle s'intègre à la sécurité du système d'exploitation ou d'autres applications préexistantes. La sécurité BI consiste généralement à utiliser la sécurité du produit en même temps qu'une combinaison de mécanismes provenant des systèmes d'exploitation, des réseaux, des bases de données et du système source.

Echanges de données avec Microsoft Office. Le produit doit pouvoir échanger des données avec Office, et plus particulièrement avec Excel.

Impression et exportation. Le produit doit permettre d'exporter les visualisations et les rapports tabulaires au format PDF ou dans d'autres graphiques. Les rapports tabulaires doivent, au minimum, être exportables dans des fichiers texte et, de préférence, dans des feuilles de calcul. Et être imprimables facilement.

Fonctionnalités indispensables propres aux cas d'utilisation en libre-service

Plusieurs fonctionnalités indispensables sont spécifiques à des cas d'utilisation BI en libre-service. Elles sont uniques parce qu'elles fournissent plus de fonctionnalités de gestion des données que les applications BI classiques avec des données intégrées prédéfinies.

Ces fonctionnalités sont les suivantes :

Sélectionner des données à analyser. L'outil doit permettre de sélectionner les données utilisées et de les présenter dans une interface de type tableau croisé dynamique où les attributs de dimension sont organisés en lignes et en colonnes, les mesures sont sélectionnées et les filtres sont appliqués.

Mélanger les données. Le produit doit permettre de mélanger des données provenant de différentes sources, ce qui signifie y accéder et établir des correspondances ou créer des relations avec ces données d'origines diverses.

Créer des mesures. Le produit doit permettre de créer et de sauvegarder des mesures ou des calculs, appelés également mesures de performance ou indicateurs de performances clés (KPI), pour les utiliser dans l'analyse.

Créer des hiérarchies. Le produit doit permettre de créer des arborescences hiérarchiques, par exemple par zone géographique ou par produit, afin de regrouper et de récapituler les données. Ces arborescences définissent les chemins d'exploration détaillée.

Enregistrer les requêtes et l'analyse. Le produit doit permettre de sauvegarder les filtres, les sélections et les chemins d'exploration détaillée des données utilisés dans une analyse afin qu'ils soient réutilisables.

Fonctionnalités BI globales : les utiles

Ces fonctionnalités sont souvent le critère qui fait la différence lors du choix d'un produit BI :

Création et publication d'une analyse par les utilisateurs. Le produit doit permettre à l'utilisateur de sauvegarder son analyse et de la partager avec d'autres.

Filtres contextuels. Ces filtres affichent uniquement les choix avec des valeurs correspondant à la sélection de faits et de dimensions.

Visualisations contextuelles. Seuls les visualisations ou types de graphiques correspondant aux données sélectionnées sont listés.

Visualisations avancées. Les visualisations plus avancées comprennent les cartes thermiques, les nuages de points, les graphiques à bulles, les histogrammes, la cartographie géospatiale et les combinaisons de ces différents types, par exemple des bulles sur une carte. Les meilleures fonctionnalités de cartographie tirent parti des attributs indiquant la ville, l'état et le pays dans vos données, au lieu de vous obliger à indiquer la longitude et la latitude.

Collaboration et interactions sociales. L'outil permet aux membres d'une communauté professionnelle de partager leurs analyses et d'en discuter. Ils peuvent les annoter et utiliser les réseaux sociaux pour échanger dans des fils de discussion ou des conversations.

Scénarisation. Les analyses métier comprennent souvent un processus ou un flux de travail consistant à analyser différentes données de différents points de vue. La scénarisation permet de relier entre eux plusieurs rapports ou plusieurs visualisations pour créer un flux de travail qui pourra être partagé.

Intégration en temps réel avec Microsoft Office. Outre l'importation et l'exportation simples, le produit doit offrir une intégration en temps réel avec les applications Office, permettant ainsi d'intégrer l'analyse BI dans une présentation PowerPoint ou une feuille de calcul Excel, et de l'actualiser automatiquement chaque fois que les données sont mises à jour.

Version mobile. L'outil d'analyse décisionnelle doit pouvoir faire la différence entre visualiser les applications sur le navigateur Web d'un appareil mobile par opposition à une application BI mobile.

Analyse In-Memory. Le produit doit extraire les données d'un datastore In-Memory ou mis en cache localement. La fonctionnalité des bases en colonnes In-Memory est de plus en plus recherchée car elle permet des analyses très rapides une fois les données chargées.

Mises à jour hors ligne. Lorsqu'il enregistre sa propre copie de données source dans un cube OLAP ou un datastore en colonnes, le produit doit permettre aux utilisateurs de planifier des mises à jour automatiques des données une fois de retour en mode connecté.

Suivi des performances. Les produits d'analyse décisionnelle qui prennent en charge le suivi de l'utilisation des rapports et des données permettent à un groupe BI d'améliorer les performances d'analyse en supprimant les goulets d'étranglement et en évaluant les besoins en infrastructure.

Administration de la plateforme. Même si tous les outils d'analyse décisionnelle doivent permettre la gestion du code et des versions, il existe un grand nombre de fonctionnalités de développement d'applications, telles que le développement en équipe et l'administration des utilisateurs, qui sont utiles aux déploiements BI de plus grande ampleur.

Autres aspects à prendre en compte

Pour établir vos critères de sélection, vous devez avant tout déterminer la portée de votre projet d'informatique décisionnelle, c'est-à-dire le nombre de personnes qui l'utiliseront et les données auxquelles elles auront besoin d'accéder.

Les considérations financières, telles que le budget prévu pour le projet initial, le fonctionnement du programme et son extension l'année suivante, occupent également une place importante dans les critères de sélection. Alors qu'elles ne demanderaient pas à un architecte de dessiner des plans sans parler des dimensions, du type de pièces et du budget, beaucoup trop d'entreprises se sont lancées dans des projets d'évaluation d’outils BI sans définir leur portée ou leurs limites budgétaires, perdant ensuite du temps à étudier des produits qui ne leur correspondaient pas.

Les paramètres suivants font souvent partie des critères de sélection, mais étant donné qu'ils sont très subjectifs, il est important de définir clairement les points de comparaison :

• Facilité d'utilisation analytique. Des critères différents doivent être définis pour chaque type d'utilisateur : simple consommateur, analyste métier, utilisateur avancé et service informatique.
• Facilité de création d'applications d'analyse décisionnelle. Des critères différents doivent être définis pour chaque type de créateur d'analyse : analyste et service informatique.
• Rapidité d'accès. Les performances des requêtes varient selon leur complexité et la quantité de données concernée. Les tableaux de bord offrant plusieurs visualisations doivent afficher les résultats d'un grand nombre de requêtes. La meilleure pratique consiste à créer plusieurs scénarios de requêtes prédéfinies et à comparer les performances de chaque produit sur ces exemples spécifiques. La pire pratique consiste à évaluer la rapidité de manière arbitraire.
• Evolutivité. La meilleure pratique consiste à créer un environnement de test pour déterminer l'évolutivité sur la base du nombre d'utilisateurs simultanés et en fonction de mesures telles que les volumes, la variété et l'exactitude des données.
• Plateforme. Préférez-vous une solution sur site ou dans le Cloud, un logiciel open source ou propriétaire, sur quels systèmes d'exploitation et avez-vous des exigences  en fonction d’options d'infrastructure ?
• Formation. Les critères en matière de formation ne doivent pas être les mêmes pour les utilisateurs et les administrateurs. Les formations peuvent être dispensées en présentiel, en ligne (en direct ou préenregistrées) ou dans des webcasts pour des fonctionnalités ou des processus spécifiques.
• Documentation. Les critères ne doivent pas être les mêmes pour l'aide en ligne des utilisateurs et pour la documentation technique.

Une fois vos critères d'évaluation définis, Il ne vous reste qu'à établir une présélection des produits candidats et à poursuivre votre procédure d'appel d'offres.

Pour vous aider à établir cette sélection, le dernier article de cette série passera en revue les principaux outils BI du marché.