Comment bien se préparer pour la démo d’un SIRH
Lors d’un processus de sélection d’un SIRH, bien préparer une séance de démonstration permet de maximiser la valeur de la présentation pour tous les participants. Voici 8 conseils à avoir à l’esprit, avant les démos des éditeurs de votre short-list, mais aussi après.
La démonstration d’un logiciel est l’une des étapes les plus importantes du processus de choix d’une application métier en général, et d’un SIRH en particulier. Les chefs de projet doivent donc se préparer pour être sûrs que la démo sera aussi utile que possible, et qu’elle le sera pour tout le monde.
Tout d’abord, il convient de s’assurer d’une part que les acteurs clefs pourront tous assister à la présentation, et d’autre part que l’éditeur partage les bonnes informations pour que l’équipe d’évaluation puisse prendre sa décision. Travailler sa relation avec chaque éditeur est également très important.
Dans cette triple optique, voici quelques conseils à garder à l’esprit lors de la préparation de la démo d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).
1. Évaluez soigneusement les éditeurs et leurs SIRH
Les démonstrations prennent du temps : le vôtre, celui de vos collègues, mais aussi celui des éditeurs. Le mieux est donc d’éviter de gâcher ce temps avec des démos qui peuvent être ludiques, mais dont on sait qu’elles seront inutiles pour le choix final.
Que vous passiez par un appel d’offres, ou non, lors de votre processus de sélection, veillez à ne demander une démo qu’à des éditeurs dont vous estimez que le SIRH répond a minima aux principales exigences RH de votre entreprise.
Dans le cadre de cette sélection, les responsables doivent également comprendre les grands principes de la tarification de chaque éditeur. Par exemple, certains des plus gros SIRH du marché peuvent être trop chers et trop complexes pour une organisation d’une centaine d’employés. Même s’ils sont séduisants, il est inutile de demander une démo si l’on sait que le budget n’est pas approprié.
Si une organisation utilise un processus formel d’appel d’offres, il faut confirmer que la procédure est conforme avec l’équipe des achats. Pour des raisons d’éthiques, les règles peuvent par exemple exiger que l’organisation limite les contacts avec les éditeurs en dehors des canaux officiels.
2. Invitez toutes les parties prenantes
Les différents groupes impliqués dans le choix du SIRH – comme l’IT, les finances, le légal et évidemment la Direction des Ressources Humaines – doivent tous être représentés lors de la démonstration.
Les inviter fluidifie la prise de décision. S’ils assistent tous à la démo, les départements concernés sauront tout ce qui a été mentionné d’important.
En outre, impliquer ces départements clefs peut créer une adhésion à travers l’entreprise. L’accueil d’un nouvel outil de gestion des ressources humaines sera souvent plus favorable si la décision finale n’est pas perçue comme un choix isolé de l’équipe RH.
Conséquence : planifier les démonstrations longtemps auparavant, car il est difficile de trouver des disponibilités communes dans les agendas de tout le monde.
3. Appelez l’éditeur avant la démo pour la préparer
S’entretenir avec l’éditeur avant la démo est une excellente pratique. Lors de cette discussion préparatoire, précisez ce que l’éditeur montrera. En sens inverse, vous pourrez répondre à ses éventuelles questions. Cet appel sera aussi pour vous l’occasion de bien rappeler vos besoins et, croisons les doigts, d’éviter ainsi une présentation qui passe à côté de vos principales attentes. Il est dans l’intérêt de tous que chaque éditeur comprenne ce que vous attendez de son SIRH avant d’en faire la démo.
Selon l’organisation, cette réunion téléphonique pourra être faite par une seule personne de l’équipe ou par toute l’équipe d’évaluation.
4. Communiquez sur ce que vous attendez du SIRH
Avant la démonstration, le chef de projet doit s’assurer que ce qu’il attend du SIRH est clair et facile à comprendre pour toutes les parties concernées. Il doit également vérifier que toutes ces parties ont eu connaissance de ces exigences et qu’elles ont donné leurs avis et leurs feux verts (ou qu’elles ont eu l’occasion de le faire).
5. Faites un retour sur la démo
Après la démonstration, contactez toutes les personnes présentes pour connaître leur avis.
Demandez-leur quelles fonctionnalités elles ont aimées, ce qui a manqué et ce qu’elles aimeraient voir dans une éventuelle deuxième démo. Encouragez les participants à faire part de leurs retours dès la fin de la démo, afin que l’équipe d’évaluation puisse y répondre correctement ou demander des éclaircissements supplémentaires.
6. Partagez les feed-back avec les éditeurs
Après avoir reçu ces commentaires, partagez-les avec l’éditeur.
Ces feed-back lui donneront l’occasion de répondre aux objections et de fournir plus d’informations si nécessaire. Par exemple, l’éditeur peut confirmer si une limitation perçue dans le SIRH est exacte ou, si ce n’est pas le cas, expliquer comment on peut utiliser son outil pour réaliser la tâche souhaitée.
7. Envisagez une seconde démo
Si plusieurs questions restent en suspens, une seconde démo peut être bénéfique pour tous. L’éditeur peut répondre aux questions qui sont apparues après sa première présentation. Et il peut montrer des fonctionnalités du SIRH qu’il n’a peut-être pas pu illustrer lors de la première démo, par manque de temps ou pour toute autre raison.
8. Partagez votre décision avec l’éditeur
Une fois que les présentations de tous les éditeurs sont terminées, donnez à chacun un retour sur sa démo et sur son SIRH. Puis informez-les de votre décision.
Les éditeurs investissent beaucoup de temps dans la préparation et la réalisation des démonstrateurs. Un feed-back sur leur travail les aidera à améliorer leurs démos. Il montrera aussi que votre entreprise a apprécié le temps passé par l’éditeur et qu’elle respecte ses fournisseurs, même ceux qui ne le sont pas aujourd’hui, mais qui, un jour, pourraient le devenir. Ce qui, par ailleurs, ne peut que bénéficier à l’image de votre entreprise.
