Bien comprendre les logiciels de gestion comptable et leur intérêt

Les différentes solutions comptables dédiées aux différentes entreprises

Dans le cadre d'une stratégie d'entreprise, les logiciels de comptabilité apportent un niveau d'automatisation qui favorise l'efficacité et la productivité.

Sans ces applications, le personnel comptable devrait effectuer des tâches manuellement. En automatisant ces tâches, le logiciel peut réduire les coûts de la comptabilité et fournir des rapports beaucoup plus précis et rapides.

Dans les logiciels de comptabilité, il n'y a pas de solution unique pour tous les besoins. Ces applications se déclinent au contraire en plusieurs variantes. Le meilleur choix pour une organisation donnée dépendra de sa taille et de bien d'autres facteurs.

Par exemple, les grandes entreprises qui ont besoin de beaucoup de fonctionnalités, d'évolutivité et d'intégration avec d'autres processus métier souhaiteront déployer des modules de comptabilité directement dans leur ERP. Au sein de l'ERP, les entreprises peuvent alors établir des liens entre les données comptables, le CRM, et la gestion des ressources humaines, les inventaires et même la Business Intelligence.

Pour les petites et moyennes entreprises ayant des budgets plus limités, il existe des options moins coûteuses, comme les solutions clefs en main pour les PME - le plus souvent disponibles sous forme de progiciels prêts à télécharger. Ces produits prennent en charge bon nombre des fonctions comptables de base dont les petites entreprises ont besoin pour gérer leurs activités. Si certaines PME se contenteront de feuilles de calcul, les options populaires pour remplacer Excel sont souvent Intuit QuickBooks et Sage 50 Cloud Premium Accounting.

Entre les deux, on trouve des logiciels comptables autonomes, que certains fournisseurs appellent des « suites de gestion financière », des logiciels comptables « de classe entreprise » ou des logiciels de comptabilité d'entreprise pour grosses PME.

Les entreprises qui composent cette catégorie ont dépassé les besoins comptables des « petites » PME, souvent en raison d'une forte croissance, d'une internationalisation de sa clientèle, de la multiplicité des emplacements de production et des stocks. Sage et Intuit offrent également des logiciels de comptabilité de « classe entreprise » avec, respectivement, Sage 300 Cloud et QuickBooks Desktop Enterprise.

Comme pour les autres types de solutions d'entreprise, les logiciels de comptabilité sont disponibles sur site et dans le cloud.

Pourquoi utiliser un logiciel comptable ?

La demande de progiciels comptables est en hausse au niveau mondial. Un rapport de Technavio Research daté de 2017 prévoit que le marché connaîtra une croissance annuelle de 6 % entre 2017 et 2021, atteignant 4,1 milliards de dollars d'ici 2021.

L'un des principaux moteurs du marché est la demande croissante de modernisation des opérations financières. Les entreprises ont de plus en plus besoin de recueillir et d'analyser des volumes croissants de données qui proviennent de sources de plus en plus diversifiées comme les demandes de prêts en ligne, les transactions bancaires, les ventes en ligne et en magasin, les médias sociaux ou encore les négociations d'actions et/ou de matières premières.

Les trois grandes tendances qui ont un impact sur le marché des solutions comptables sont l'émergence des applications mobiles, de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et du Big Data.

L'accès aux logiciels de comptabilité d'entreprise à partir d'appareils mobiles donne une plus grande souplesse en permettant au personnel de gérer les tâches comptables, peu importe l'heure ou l'endroit. Comme l'indique le rapport Technavio, les applications comptables mobiles simplifient les processus tels que l'envoi de factures, la validation de paiements, l'enregistrement des dépenses, le suivi des reçus et la planification des budgets.

Les applications comptables mobiles les plus simples offrent des fonctions de base, comme la facturation et le suivi des dépenses. Les plus avancées y ajoutent des fonctions comme les rappels de factures (impayées ou à payer), des portefeuilles mobiles et les virements bancaires.

Grâce à l'OCR, un logiciel peut convertir les images en texte lisible et éditable, et actuellement, de nombreuses entreprises implémentent la technologie dans leurs processus comptables, constate Technavio. Cette technologie permet de se passer de formulaires manuscrits, que ce soit pour l'encaissement de chèques ou l'enregistrement de reçus. Avec l'OCR, le fait de télécharger un document - manuscrit ou imprimé, sous forme de PDF ou de photo - sur une plateforme de comptabilité en ligne, en extrait automatiquement le texte et les données pertinentes.

Enfin, l'adoption des infrastructures Big Data est en progression dans les entreprises. Elles les aident à obtenir des informations en temps réel pour fidéliser les clients et renforcer leur position sur le marché en collectant et en stockant des informations comme les préférences d'achat.

Le Big Data joue également un rôle clé dans le développement opérationnel des sociétés. Les logiciels comptables cloud permettent d'en tirer des bénéfices et d'améliorer l'efficacité interne. Le Big Data dans la comptabilité simplifie le processus de gestion des comptes et automatise des tâches comme les transactions à l'international, le suivi des reçus numérisés, la paie ou le suivi des taxes et des impôts.

Créances clients et dettes fournisseurs

Les logiciels comptables évolués comprennent un certain nombre de modules et de fonctions de base pour gérer les processus financiers fondamentaux nécessaires à la bonne marche d'une entreprise.

Un de ces process clef est la créance client. Les créances clients sont l'argent dû à une entreprise par des entités extérieures (principalement les clients, d'où son nom) pour les paiements différés de biens ou de services. Elle se matérialise généralement sous la forme de factures « à payer » envoyées aux clients. Les créances clients sont enregistrées à l'actif du bilan.

Un logiciel comptable peut améliorer ces processus en suivant automatiquement l'argent qui est dû à l'entreprise. Lorsqu'une entreprise facture un client ou qu'elle reçoit un paiement, l'application enregistre la transaction. Le logiciel automatise les flux de créances clients en prenant également en charge la création de devis, l'édition de bons de commande, celle des factures, et en enregistrant les paiements des clients jusqu'au suivi du dépôt à la banque. Il est essentiel de tenir des registres exacts de ces transactions différées pour créer des rapports financiers exacts pour les impôts.

Une autre fonction clef est la gestion des dettes fournisseurs. Les dettes fournisseurs sont l'argent que l'entreprise doit à des entités extérieures, comme les fournisseurs et les prestataires de services. Les dettes fournisseurs sont enregistrées au passif du bilan.

Tout comme pour les créances clients, les logiciels de comptabilité automatisent les processus de dettes fournisseurs. Ils gèrent les factures reçues de la part des fournisseurs, en extraient les données clefs et lancent les paiements. Dans ce workflow, ces solutions peuvent créer les bons de commande, valider la bonne réception des marchandises, puis comparer les factures et l'inventaire et, en bout de chaine, payer les factures.

Grand Livre

Le Grand Livre est une autre opération comptable fondamentale facilitée par un logiciel. Le grand livre est le recueil de tous les comptes d'opérations liées à l'actif, au passif, aux capitaux propres, aux revenus et aux dépenses d'une entreprise. Il est la colonne vertébrale du système comptable.

Le Grand Livre sert de référentiel centralisé pour toutes les données comptables que ce soit les dettes fournisseurs, les créances clients, la trésorerie, les immobilisations et les achats. Dans certains progiciels comptables, des rapports et des tableaux de bord synthétisent la performance financière via un ensemble de critères prédéfinis, pour que les responsables puissent obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin pour prendre les bonnes décisions.

Gestion de la paie

La paie (payroll) est une autre fonction comptable clé que les progiciels comptables peuvent améliorer. La paie répertorie la liste des salariés d'une entreprise, ainsi que des données sur les salaires, les primes et les prélèvements. Le terme peut également désigner le montant total d'argent versé aux employés. Le suivi précis de la paie est essentiel parce qu'il a généralement un impact de taille sur le revenu net de la société, qui doit également respecter un certain nombre de règlements.

Le logiciel de comptabilité aide à gérer la paie et à payer les employés sans erreur et en temps et en heure, tout s'acquittant du montant exact de prélèvements. Le module de paie procède également au calcul précis et automatique des montants des chèques pour les employés et des charges sociales. Il est souvent jumelé à un module de gestion des temps qui fait le suivi des congés, des absences, des arrêts maladies. Le tout permet de gérer automatiquement les prestations de soins de santé (ou les communications avec les organismes qui en sont en charge) et de calculer les cotisations de retraite.

Conclusion

Ce ne sont que quelques exemples de la manière dont un logiciel de comptabilité peut aider une entreprise à améliorer ses processus financiers. Nous aurions également pu citer d'autres domaines comme les bons de commande, les approvisionnements, la vérification en temps réel de la comptabilité par partie double, la budgétisation et les prévisions (Forecasts).

Étant donné la criticité de toutes ces fonctions et l'importance d'avoir des données exactes, il est facile de comprendre pourquoi choisir un bon logiciel comptable est une priorité.