Bien comprendre le RPA : ou comment rajeunir vos vieilles applications en les connectant

Une méthode d'automatisation grâce à des logiciels (des bots)

Techniquement, la méthode la plus courante pour ajouter de l'automatisation entre des applications est de coder un workflow entre elles en utilisant leurs API. Le problème vient du fait que très peu d'applications anciennes ont de vraies APIs, disponibles et bien documentées, dans le sens où on l'entend pour les APIs des applications plus récentes. Il est donc difficile de coder simplement des ponts entre ces solutions vieillissantes.

C'est là qu'intervient l'automatisation robotisée des processus.

Le RPA a été imaginé pour automatiser des processus répétitifs, à grande échelle, où un traitement manuel est source d'erreurs et de ralentissements. Le RPA peut soit automatiser entièrement un processus de bout en bout, soit en accélérer un qui mélangera des actions faites par le logiciel (le bot) et d'autres par des humains.

Le RPA intervient essentiellement côté du poste de travail. Il analyse les interactions via l'interface utilisateur d'une application et intervient à ce niveau plutôt qu'en exécuter un processus à partir d'un backend (comme on le ferait avec des applications plus modernes). Si l'application possède une API, une autre option sera certainement plus appropriée (on notera au passage que les deux ne s'excluent d'ailleurs pas).

Dit autrement, le RPA interagit donc avec ce que l'on appelle « le front-end » (l'écran) de ces applications anciennes. Ses bots prennent en main un processus sur lequel vous les avez "formés" leur montrant (en enregistrant) vos actions comme vous le montreriez à quelqu'un. Un bot logiciel (un Digital Worker) peut ainsi se construire à partir du scan de ce que vous faites à l'écran - ce qui implique que le RPA comprend vos actions et les champs à traiter. Il est également possible de créer et d'affiner le processus avec un outil dédié qui n'est pas sans évoquer le BPM.

Comment savoir si son processus est adapté au RPA ?

Pour déterminer si un processus opérationnel est bien adapté au RPA, posez-vous ces questions :

• Ce processus s'appuie-t-il sur des règles claires ?
• A-t-il un déclencheur prédéfini ?
• Se répète-t-il souvent ?
• Les données et les systèmes d'entrées et de sorties sont-ils toujours les mêmes ?

Tous les processus ne sont pas raisonnablement éligibles au RPA. Mais il existe de nombreux cas courants où il a du sens : en finance  (avec la gestion des factures), dans les soins de santé (gestion des dossiers des patients), dans la vente (traitement des remboursements) ou dans les RH.

On peut dire que presque toute action qui extrait des données d'une source et qui les transfère à une autre application est un bon cas d'usage du RPA.

L'automatisation des processus robotisés est souvent citée dans les conversations avec d'autres solutions comme les outils de développement no code/low code (qui mettent la création de workflows à la portée des métiers) et les plateformes IFTTT (If This Then That). Bien qu'il soit possible de coder un RPA, il est beaucoup plus courant de le créer avec des ajouts en low code - c'est à dire via une interface graphique où vous glissez/déposez les étapes d'un flux de travail.

RPA 2.0

Un nouveau type de RPA (connu sous le nom de RPA 2.0) fait aujourd'hui son apparition : le RPA « sans surveillance » ou sans « sans supervision ». En gros, un RPA lui-même automatisé.

Ce RPA 2.0 ne nécessite pas d'interaction humaine : il s'exécute automatiquement. Un exemple de workflow est que le RPA se connecte à une application, exécute le processus souhaité, puis se déconnecte.

Le marché

Quels fournisseurs proposent du RPA ? Réponse... il y en a beaucoup.

Citons UIPath, BluePrism, Kofax, SAP (Contextor) ou encore Automation Anywhere. Certains s'associent même avec des acteurs plus grands, comme IBM et Automation Anywhere (et très proche par ailleurs de Salesforce). De son côté, Microsoft a ajouté une pointe de RPA à Power Automate

Et ce n'est probablement qu'une question de temps avant que Citrix ou VMware n'ajoutent cette fonctionnalité à leurs applications de gestion de workflows.

En un mot

Le RPA est une réponse intéressante si vous vous posez la question : « comment passer à des processus plus modernes tout en continuant à utiliser mes applications existantes que je ne peux pas encore (voire que je ne pourrai jamais) abandonner ? ».

Il est en tout cas bon de savoir qu'il est possible d'automatiser et de connecter des applications vétustes, désuètes, anciennes, peu susceptibles d'être mises à jour et améliorées - et de voir qu'il est tout de même possible, de cette manière, de leur apporter un semblant de deuxième jeunesse.