Bénéfices et inconvénients d’une migration vers Office 365

On ne passe pas au Cloud juste en cliquant sur un bouton. Si migrer vers une messagerie en ligne – ce qui est souvent la première étape d’un projet SaaS – une migration vers Office 365 implique de transférer des contenus et des applications collaboratives. Il est alors indispensable de repenser les outils et de se pencher sur les données pour que les deux puissent être migrés sans heurts.

Et cela pour deux raisons. D’une part pour les adapter au Cloud. D’autre part pour pouvoir abandonner définitivement l’existant sur site – sauf si vous souhaitez garder une architecture hybride pour une raison ou pour un autre – un existant qui est trop souvent compliqué, lourd et surtout couteux.

Avec un plan de migration bien préparé, la transition peut néanmoins se faire sans (trop de) douleur que ce soit pour les utilisateurs, les administrateurs ou les développeurs.

Passer à Office 365 est tout d’abord l’opportunité de consolidé vos outils collaboratifs et de partage de fichiers. Beaucoup d’entreprises en possèdent une ribambelle, chacun pour un aspect particulier dans le processus de gestion documentaire. Cette multitude crée ce que l’on appelle une fatigue applicative (ou App Fatigue), les employés sont fatigués des outils et ne les utilisent plus ou pas entièrement. D’autant plus qu’une partie de l’existant peut ne plus du tout être pertinent avec les évolutions des usages.

Office 365, en plus d’être très évolutif (aussi bien pour s’adapter à des hausse de charges de travail qu’à des baisses), peut parfaitement consolider des ressources qui sont éparpillées au sein de plateformes sur site ou cloud : SharePoint, Lotus Notes, Box, Dropbox, Google Drive ou des apps de gestions de projets comme Huddle ou Basecamp.

Un autre argument en faveur d’une migration est la fin du traditionnel fardeau pour l’IT des mises à jour, des changements de versions et des patches de sécurité. Avec le SaaS public, toutes ces tâches fastidieuses sont gérées par Microsoft. L’IT peut se concentrer sur les objectifs métiers plutôt que sur les problèmes de configurations et de rétro-compatibilité des déploiements avec les personnalisations issues de développements maison.

Mais il y aussi des obstacles à surmonter, dont certains pourraient vous donner la migraine.

Le premier défi vient du fait qu’Office 365 peut consolider les outils mais qu’il en propose lui aussi une ribambelle. Pas toujours simple de s’y retrouver. Ni de former les utilisateurs. Deuxième chantier, le Cloud permet de se délester des tâches de mises à jour, mais ces mises à jour se sont accélérées drastiquement. Par le passé, les nouvelles fonctionnalités – en tout cas les plus importantes – arrivaient avec les versions majeures, soit tous les un à deux ans. Avec le Cloud, ces fonctionnalités sont livrées en continue. Les outils évoluent tous les deux mois, voire tous chaque mois. Ce qui n’est pas sans poser des problèmes de formation des utilisateurs.

Office 365 a aussi « un problème de riche ». La multitude d’outils disponibles dans l’abonnement crée inévitablement des chevauchements entre applications. Ce qui génère de la confusion pour une migration : un existant sur site peut avoir plusieurs « destinations Cloud » possibles.

La chose n’est pas rendu plus simple par Microsoft. L’éditeur n’a pas véritablement publié de recommandations officielles sur quel outil SaaS pour quel type de contenu ou de scénario collaboratif. Il n’a pas non plus clairement mis fin ou identifié les recoupements entre ses offres, comme par exemple les redondances entre Outlook Groups et certaines fonctionnalités de Yammer pour la conversation de groupe.

Un mapping clair est donc indispensable côté responsables de projet sous peine de se perdre en route. Certains outils de migration peuvent aider en fournissant des recommandations sur quelles technologies cibles choisir pour telle application sur site, en se fondant sur des évaluations automatisées du contenu et de l’existant.

Il peut être décourageant d'envisager une migration complète à partir de plusieurs systèmes, en particulier lorsque l’existant regroupe des téraoctets ou des pétaoctets de contenus qu'aucun employé ne connaît bien. Par le passé, ce défi a souvent entraîné des migrations partielles, les anciens systèmes n'étant pas complètement arrêtés. Ce qui peut entraîner des dépenses considérables et une résistance compréhensible de la part des utilisateurs à l'égard d'un autre outil (« encore un outil ! ») à apprendre et ajouter à leurs routines quotidiennes.

De nombreuses entreprises ont par exemple souffert des inconvénients de la migration vers SharePoint (sites mal documentés, éparpillement du contenu et des applications) avec à la clef du Shadow IT - avec Box, Dropbox et Google Drive.

En tout état de cause, il faudra que votre équipe souligne – en le démontrant par A + B – que migrer vers Office 365 permet d’avoir des outils plus simples que l’existant avec des interfaces similaires aux meilleurs outils grands publics actuels.

Là encore, des outils de migration peuvent réduire la difficulté en générant des inventaires exhaustifs des ressources déjà déployées, accompagnés de recommandations. Certains utilisent même Office 365 pour gérer le processus de migration, ce qui constitue un exemple de mise en œuvre opérationnelle concrète d’Office 365 – qui permet au passage de montrer la pertinence de l’outil à l'équipe de migration et aux participants (au sens large) à la migration.

La meilleure chose à faire, si ces défis vous paraissent trop important à gérer seuls en interne, peut-être d'obtenir une évaluation extérieure et de vous faire recommander des services de migration de la part de consultants ou d'un représentant de Microsoft. Selon la taille de votre transfert, Microsoft vous aidera directement ou vous dirigera vers le bon partenaire, ce qui permet dans les deux cas de réduire les problèmes - ou en tout cas de ne pas les sous-estimer.