BI : huit conseils pour créer de bons tableaux de bord

1. Testez en amont vos tableaux de bord et régulièrement

Pour concevoir un bon tableau de bord BI, il faut d’abord déterminer la manière de présenter les données qui sera la plus parlante pour l’utilisateur. Il se peut qu’une visualisation convienne parfaitement à un analyste BI chevronné, mais qu’elle soit illisible pour un opérationnel. Penny Wand constate que bien souvent, les équipes BI passent trop de temps à mettre au point un « design idéal » avant de le tester auprès des utilisateurs concernés… et de s’apercevoir qu’il est inadapté à la cible.

Elle recommande au contraire de suivre un processus d’élaboration itératif. La bonne pratique est donc de collaborer avec les utilisateurs finaux dans un cycle qui alterne exploration des données et conception graphique pour déterminer ce qui les motive à consulter un tableau de bord.

2. Ajoutez au dashboard un contexte utilisateur spécifique

Beaucoup de tableaux de bord apportent trop peu de mise en contexte et de mise en perspective avec des actions. Les utilisateurs ont souvent du mal à voir le rapport entre les informations qui leur sont fournies et leurs métiers. Le risque est qu’ils perçoivent l’outil comme une information de plus qui leur fait perdre du temps plutôt que comme une source de valeur ajoutée.

« Les tableaux de bord sont à la fois une plaie pour les utilisateurs et la fonctionnalité la plus importante que vous puissiez leur fournir », affirme Travis Rehl, directeur produit chez CloudCheckr, un fournisseur de plateforme de gestion cloud. Selon lui, les équipes BI doivent façonner leurs tableaux de bord pour des types d’utilisateurs bien précis. « Le tableau de bord devient alors beaucoup plus utile et les collaborateurs l’adoptent comme s’il s’agissait d’une page d’accueil pour leur travail ».

Il est aussi pertinent de se demander comment aider les utilisateurs à rechercher des données ou des informations sur des problématiques précises. Il est inutile d’essayer de tout mettre dans un seul tableau de bord ou d’en faire le terminus rigide de leurs besoins analytiques, poursuit Travis Rehl. Au contraire.

Par exemple, un bon dashboard tiendra compte de ce que les utilisateurs ont réellement envie de voir quand ils commencent leur journée. Leurs questions peuvent être aussi simples que « Quelles sont mes performances aujourd’hui ? » ou « S’est-il passé quelque chose d’important hier ? » Le tableau de bord doit leur faciliter l’accès à ces informations-là.

Il devient alors une porte grande ouverte vers d’autres informations. « Quelles que soient ces informations que vous voulez transmettre, au final, vous aurez besoin de ces [points d’entrée] qui incitent l’utilisateur à explorer vos données », conclut Travis Rehl.

3. Épurez vos tableaux de bord

Ne cherchez pas à inclure un maximum de données dans un tableau de bord. La surabondance de KPI et d’autres indicateurs, complique l’analyse et finit souvent par décourager les utilisateurs, avertit Travis Rehl. « Si votre cible est un dirigeant qui s’intéresse à certains KPI, montrez-lui uniquement les données pertinentes en rapport avec ces KPI ».

Si votre cible est un dirigeant qui s'intéresse à certains KPI, montrez-lui uniquement les données pertinentes en rapport avec ces KPI. »

Avec ses équipes, Travis Rehl se force à limiter l’ajout d’information aux tableaux de bord intégrés dans la plateforme CloudCheckr. D’après lui, il pourrait facilement communiquer à ses clients des centaines de données intéressantes… mais pas forcément importantes. « Il est primordial de comprendre comment nos clients doivent utiliser ces données et d’anticiper ces besoins dès la conception [du dashboard] » pour faire le tri.

Soumya Bijjal, directrice de la gestion des produits chez Aiven, un fournisseur de plateforme d’infrastructure de données open source, confirme : « quand les entreprises élaborent des tableaux de bord qui sont adaptés à chaque utilisateur et qui ne présentent que les informations strictement nécessaires, ces entreprises extraient bien plus de valeur de leurs données ».

4. Pensez toujours « expérience utilisateur »

Certains tableaux de bord traitent parfois toutes leurs données de la même manière, constate également Soumya Bijjal. Or pour elle, des différences dans la présentation (et dans les capacités d’analyse que l’on donne à l’utilisateur) ont une influence non négligeable sur la manipulation et l’utilisation des données d’un tableau.

Par exemple, un utilisateur commence souvent par chercher une réponse particulière à une question précise. La valeur ajoutée d’un bon tableau de bord est de présenter cette réponse, mais aussi d’y ajouter des tendances plus larges et des possibilités de creuser dans les données (drill down).

« Les meilleurs tableaux de bord sont personnalisés et personnalisables. Ils laissent la liberté à chaque équipe [dans un cadre commun] d’élaborer des [versions] différentes selon leurs besoins », conseille-t-elle.

Cette possibilité permet de répondre à un défi typique des tableaux de bord : parler en même temps à des publics divers. Il n’est en effet pas facile d’apporter une valeur ajoutée à chaque cible dans un design rigide et uniforme.

5. Intégrez les tableaux de bord BI dans les processus métier

On considère généralement les tableaux de bord comme un outil purement informatif. Pourtant, aujourd’hui, ils peuvent aussi servir dans des processus opérationnels.

« Les entreprises sont en train de transcender l’informatique décisionnelle traditionnelle en infusant ce que nous appelons des “expériences de données” (ou “data experiences”) directement dans les outils métiers et dans les workflows de tous les jours », explique Pedro Arellano, à la tête du marketing produits de Looker, l’éditeur de BI récemment racheté par Google. « Les mines brutes de données, désormais à disposition, permettent de combler le fossé qui existait entre les enseignements tirés de la BI (les insights) d’une part et l’action opérationnelle d’autre part ».

Par exemple, les départements marketing utilisent des jeux de données et des tableaux de bord pour ajuster automatiquement leurs enchères sur les marketplaces de publicités en ligne en s’appuyant sur les performances réelles des publicités déjà achetées, illustre Pedro Arellano.

Concevoir des tableaux de bord de BI pour cet usage métier particulier implique de réfléchir à la manière de simplifier la façon dont les données sont organisées et présentées aux différents utilisateurs impliqués dans le processus que l’on souhaite « augmenter », analyse-t-il.

6. Mettez en place un cycle de développement du tableau de bord

On l’a dit, un bon tableau de bord vient d’un processus itératif. Conséquence directe : il s’affine et s’améliore au fur et à mesure, rappelle Penny Wand. L’experte recommande donc d’appliquer à la conception des dashboards une méthodologie inspirée des cycles de développement logiciels.

Concrètement, cette méthode est une boucle qui passe par les cinq étapes suivantes :

1. Identifiez les besoins des utilisateurs. Appuyez-vous sur une expertise transverse pour déterminer le potentiel d’un tableau de bord et la disponibilité des données nécessaires.
2. Évaluez la qualité des données. Puis créez une première version du tableau de bord en collaboration avec quelques utilisateurs clés. Vérifiez dans la foulée avec eux l’efficacité des aspects graphiques et analytiques (les insights proposés sont-ils bien les bons).
3. Prenez en compte les retours utilisateurs pour déterminer si des modifications peuvent améliorer le tableau de bord. S’il s’avère au contraire que la valeur ajoutée n’est pas celle attendue et que les modifications sont trop importantes, arrêtez tout et repartez de zéro.
4. Travaillez avec les différents interlocuteurs sur une analyse générale des facteurs qui ont pu affecter négativement l’élaboration du tableau de bord et/ou l’accès aux données nécessaires, et/ou l’efficacité de leur exploitation. Repérez les lacunes dans le processus analytique et trouvez les moyens de les combler.
5. Prenez ces enseignements et reprenez le cycle à la première étape. Et partagez vos conclusions au sein de votre équipe.

7. Utilisez le processus de conception du tableau de bord pour standardiser les données

Selon les services – voire d’une personne à l’autre au sein d’un même service – la conception d’une donnée et sa définition peuvent grandement diverger. Cela a des répercussions, non seulement sur la manière d’utiliser les données comme outil d’aide à la décision, mais aussi sur les règles pour créer une bonne gouvernance – point clé dans le cadre d’un processus analytique qui alimente les tableaux de bord en informations.

Penny Wand recommande de se pencher sur les différences dans la manière de définir les données et les indicateurs métier. Cette tâche est l’occasion d’engager un dialogue entre services, ce qui peut favoriser une meilleure compréhension transverse des relations entre les données, de leur qualité et des problématiques de cohérence, ajoute-t-elle.

Ce dialogue peut aussi déclencher ou améliorer la gouvernance des données dont un des buts est de normaliser en interne les règles et les standards en matière de données.

8. Formez les collaborateurs

Ne partez pas du principe que les tableaux de bord se passent d’explications ou que leur utilisation ne requiert aucune formation. La réussite d’un tableau de bord « exige la prise en compte des aspects humains qui est inhérente à tout projet de déploiement technologique », avertit Penny Wand.

Selon elle, il convient de commencer par identifier les utilisateurs les plus avisés (les « power users ») qui sont capables de repérer les problèmes et d’aider leurs collègues à exploiter pleinement les nouveaux tableaux de bord ou leurs mises à jour.

Il est aussi important d’élaborer un plan de communication et de formation, et de prévoir un mécanisme de collecte des commentaires (feedbacks). Pour tout projet, Penny Wand suggère en outre de lancer un programme pilote auprès d’un petit groupe d’utilisateurs avant un déploiement global à plus grande échelle.