9 questions à poser lors de la démo d’un ERP
Voici les quelques questions clés à poser lors de la démonstration d’un ERP pour avoir une vision complète et précise du logiciel que vous évaluez, de l’éditeur qui vous le vend, et de la mise en œuvre à prévoir, afin d’être sûr de faire le bon choix.
La démo est une étape très importante du processus d’achat d’un ERP. Elle est même essentielle pour en savoir plus sur le fonctionnement réel du logiciel, sur ses principales caractéristiques et sur les fonctionnalités qui distinguent l’éditeur de ses concurrents.
Il est donc important d’aborder les questions suivantes pendant une démonstration, pour être sûr d’avoir une vision complète et précise de la suite, réduire les risques de problèmes après l’achat de l’ERP, et confirmer que l’éditeur pourra bien répondre à vos besoins.
1. Quelles sont les fonctionnalités que vos clients apprécient le plus ? Et celles qu’ils apprécient le moins ?
En posant des questions sur les fonctionnalités les plus populaires de l’ERP, vous découvrirez peut-être que certaines vous avaient échappé.
Même si un éditeur n’aime pas parler des points faibles de son produit, abordez tout de même ce point. Ses réponses montreront ce qu’il envisage de faire – ou pas – pour combler ses lacunes.
Obtenir ces informations pendant la démo peut par ailleurs vous aider à décider de compléter l’ERP avec un logiciel tiers ou de modifier le calendrier de mise en œuvre (si votre équipe prévoit plusieurs phases dans l’implémentation).
2. Pouvez-vous préciser en quoi cette fonctionnalité répond à mes besoins ?
L’un des principaux objectifs d’une démonstration est d’évaluer si l’ERP répond bien à vos besoins. Demandez donc des précisions sur toutes les fonctionnalités de la suite logicielle qui vous paraissent essentielles pour votre entreprise.
Il arrive que les éditeurs fassent une démo rapide d’une fonctionnalité particulière par manque de temps, mais il ne faut pas hésiter à demander plus de détails si celle-ci vous semble stratégique. La démo est de loin le meilleur moment pour obtenir ces compléments d’information très pragmatiques.
3. À quelle fréquence sortez-vous les mises à jour ?
Demandez également à quelle fréquence l’éditeur publie des mises à jour – mineures, majeures – et des patchs de sécurité.
De longs intervalles entre les versions majeures peuvent signifier que des fonctionnalités potentiellement importantes ne seront pas disponibles avant un an ou plus.
À l’inverse, des mises à jour fréquentes et régulières peuvent être bénéfiques si vous souhaitez accéder rapidement à de nouvelles fonctionnalités. Mais elles peuvent également induire davantage de tests et une formation continue des utilisateurs.
4. Est-il facile d’intégrer des technologies tierces ou en développement dans cet ERP ?
Vous devrez probablement intégrer d’autres applications à votre ERP ; soit parce qu’une fonctionnalité de la suite ne répond pas totalement à vos besoins (CRM, BI, etc.), soit parce que vous utiliserez un logiciel tiers pour une fonction métier spécifique (FSM, gestion d’entrepôt, etc.).
Dans un cas comme dans l’autre, demandez ce que l’éditeur propose – et prévoit de proposer – comme intégrations (actuelles et futures).
5. Quels sont les coûts en aval de l’achat et celui du support à long terme ?
Comprendre les coûts à long terme de l’ERP et les autres coûts associés est indispensable avant de choisir un fournisseur. Idéalement, essayez de discuter de ces coûts avant la démonstration pour vous assurer qu’ils seront compatibles avec votre budget.
Ces coûts peuvent aussi bien être liés à l’ERP lui-même qu’aux partenaires de l’éditeur.
6. Pouvez-vous nous donner des précisions sur le support ?
Avant de signer, il faut également aborder la façon dont les fournisseurs assurent le support de leurs produits (SLA, etc.). Par exemple, certains éditeurs proposent un support avec un agent dédié.
En outre, si l’éditeur utilise des logiciels ou du matériel d’autres prestataires pour compléter son offre ERP, demandez-lui qui résoudra un problème lorsque sa source n’est pas clairement identifiée.
7. Quelle est votre feuille de route produit ?
Un éditeur d’ERP doit pouvoir donner un aperçu de ses projets de développement pour les deux ou trois prochaines années.
Il doit également être en mesure d’évoquer certaines fonctionnalités en cours de développement.
Cependant, vous devez garder à l’esprit que les fournisseurs s’engagent rarement sur une fonctionnalité avant de la lancer. Toutes les informations qu’ils fourniront dépendront du calendrier et resteront des promesses.
8. Pouvez-vous nous donner plus de détails sur l’implémentation ?
Toute personne impliquée dans l’implémentation – chez l’éditeur ou chez une tierce partie – peut participer à la démo pour répondre à vos interrogations sur la mise en œuvre elle-même.
Vous pourrez alors leur poser des questions sur la durée de l’implémentation, sur l’expérience en la matière de l’éditeur ou de l’organisation tierce, ainsi que sur le temps et les ressources que votre organisation – en tant que client – devra y consacrer.
9. Pouvez-vous nous donner plus de détails sur votre société ?
Le choix d’un PGI dans un projet de très grande envergure engage votre entreprise sur le long terme. Il faut donc obtenir en amont le plus de détails possible sur la société que vous allez choisir, notamment sur sa pérennité.
Parmi les questions à poser, citons l’ancienneté de l’entreprise ; qui sont les membres de l’équipe de direction ; quelle est la structure de l’actionnariat de la société (et les éventualités de rachats par un autre éditeur) ; quels sont les acquisitions récentes et à venir (pour compléter l’offre) et tout ce qui peut vous aider à déterminer si l’éditeur pourra accompagner votre entreprise sur long terme ?
Vous pourrez également questionner le fournisseur sur sa culture d’entreprise pour déterminer si elle est en accord avec la vôtre. Par exemple, de plus en plus d’organisations abordent la question de l’engagement des éditeurs sur les problématiques de durabilité (ce que SAP nomme « la Green Line ») dans le cadre de leurs politiques ESG.
