Passer à l’ERP SaaS ? 6 questions à poser en amont

Avantages de l’ERP en mode SaaS

Les décideurs envisagent le cloud parce qu’il offre des mises à jour plus simples, une agilité accrue et moins d’infrastructure à gérer, liste George Burns, consultant chez SPR, un cabinet de conseil en transformation numérique de Chicago.

Comme pour tous les produits SaaS, les coûts de l’ERP cloud sont « opérationnalisés » (OPEX), ce qui élimine le besoin d’investissements en capital (CAPEX) pour les montées de version, la maintenance des plateformes, ou l’achat de l’infrastructure sous-jacente, ajoute-t-il.

Pour Tarun Vaid, analyste chez ISG, les entreprises réfléchissent souvent à une transition d’une partie de leur infrastructure vers le cloud avant d’envisager le SaaS. Mais la crise a accéléré l’adoption des services IaaS et du SaaS pour améliorer la résilience et prendre en charge le travail à distance. Dans la foulée, certaines entreprises ont envisagé – voire décidé – de passer à l’ERP SaaS au lieu de simplement déplacer leur ERP sur un IaaS (lift & shift).

Toujours selon Tarun Vaid, l’un des avantages évidents du SaaS est que l’IT n’a plus à gérer la complexité de l’infrastructure, ni à tester les mises à jour avant de les déployer, ou à appliquer des patches pour colmater les failles de sécurité.

Cependant, c’est plutôt l’agilité à innover (IA, etc.) et à réagir aux changements du marché qui constituerait le facteur décisif en faveur du SaaS comparé à l’ERP sur site ou au lift & shift. Ce point est d’autant plus important que, dans le monde mouvant et incertain de la pandémie, les entreprises cherchent à s’adapter en permanence tout en continuant à suivre l’évolution incessante des normes, des exigences de conformité et des réglementations fiscales.

Mais l’ERP SaaS pose aussi des problèmes qu’il faut prendre en compte avant de décider d’une migration.

1 – Spécifiques et personnalisations actuelles

Le passage au SaaS présente plus de risques si l’on a développé des spécifiques essentiels aux opérations.

Les grandes entreprises qui ont investi dans ces développements pour étendre les fonctionnalités de leur ERP sont plus susceptibles de rencontrer un problème de migration, confirme Tarun Vaid.

La meilleure stratégie consiste à refactoriser ces spécifiques pour qu’ils puissent se connecter à l’ERP SaaS comme une extension ou une API. Mais le processus est coûteux, en particulier pour les personnalisations les plus complexes. Le point positif est que cette manière de faire améliore la modularité globale de l’outil, accroît la flexibilité et permet une évolution plus rapide.

L’évaluation de la complexité des différents spécifiques fait partie intégrante de ce processus. Les plus simples – comme un module analytique – seront faciles à réécrire (ou à remplacer par une fonctionnalité native du nouvel ERP), modère Tarun Vaid. D’autres, qui accèdent à une base de données autre que celle de l’ERP, nécessiteront un peu plus de travail. Mais ils restent relativement simples à porter.

En revanche, il faudra prévoir plus de ressources pour migrer des personnalisations plus complexes, par exemple lorsqu’elles extraient des données de plusieurs bases ou qu’elles utilisent des moteurs de règles métiers pour aider à la prise de décisions.

2 – Coûts longs termes vs économies possibles

L’ERP SaaS peut engendrer des coûts imprévus. Les unités opérationnelles (BU) peuvent involontairement faire grimper la facture en utilisant un service d’une mauvaise manière, par exemple en téléchargeant un grand nombre de petits relevés de transactions (avec les frais associés) plutôt qu’un gros fichier récapitulatif.

De même, les BU peuvent d’un coup utiliser des services auxiliaires qu’elles n’utilisaient pas auparavant, du fait que ces services sont désormais disponibles ou plus simples dans l’ERP SaaS, forcément plus moderne que l’ancien ERP sur site. Les métiers peuvent ne pas se rendre compte du coût total de ces nouveaux usages.

D’un autre côté, le passage à l’ERP SaaS permet de réaliser plusieurs économies, en premier lieu avec à la réduction des coûts de supports, estime l’analyste d’ISG. Il peut diminuer le nombre d’appels au service desk et simplifier la gestion des actifs IT. En outre, l’entreprise n’a plus à supporter les coûts initiaux liés à l’achat de serveurs ou d’une base de données. Mais sur le long terme, un abonnement peut tout de même être plus élevé. Il convient donc de bien évaluer le ROI (innovation, etc.) qu’induit ce surcoût.

3 – Extension au support de l’éditeur

Le client d’un ERP SaaS compte naturellement sur son fournisseur pour gérer les problèmes d’exploitation et le support.

Mais il doit aussi tenir compte de la manière dont cet éditeur prend en charge la migration, puis la maintenance sur le long terme, prévient Len Riley de la société de conseils en sourcing informatique UpperEdge.

Vos équipes internes trouveront certainement que le SaaS est plus simple à gérer qu’un ERP sur site. Mais de nombreuses entreprises surestiment leur capacité réelle à maintenir leurs environnements cloud. En d’autres termes, elles auront besoin d’un support important dédié au cloud.

Les grands groupes pourront aussi collaborer avec l’intégrateur qui les aide dans leur migration pour qu’il leur fournisse ce support à long terme, conseille Len Riley. Le point est encore plus essentiel lorsque ces entreprises font appel à des éditeurs différents pour différents services accessibles via l’ERP (comme l’analytique ou la gestion de la chaîne logistique) dans une logique multicloud.

4 – Difficulté de la migration des données

Comme tous les projets IT, les migrations d’ERP comportent un risque d’échec ou de dépassement de budget.

Selon Tarun Vaid, les aspects techniques des migrations vers le cloud se déroulent relativement bien. La plupart des éditeurs font un bon travail de collaboration avec les entreprises pour s’assurer que le client peut s’adapter à son logiciel.

« Le processus de migration des données vers un ERP cloud est un processus difficile qui nécessite une stratégie extrêmement bien planifiée. »

Cependant, les erreurs de migration et d’incohérence des données qui n’ont pas été bien pensées peuvent causer de gros problèmes, prévient l’analyste d’ISG.

Pour lui, c’est par exemple cette partie « données » qui, dans un domaine connexe à l’ERP, expliquerait l’échec de la migration de Vodaphone en 2016 vers un nouveau CRM, qui a abouti à sa condamnation à 4,6 millions £. Le spécialiste britannique des télécommunications migrait plus de 28 millions de comptes clients, soit plus d’un milliard de données, d’un ancien système de facturation vers Siebel et un nouvel ERP.

« Le processus de migration des données vers un ERP cloud est un processus difficile qui nécessite une stratégie extrêmement bien planifiée », avertit Tarun Vaid.

Cette stratégie passe par une feuille de route qui aborde les questions de la consolidation des données, de l’élimination des doublons, du format des données, de la priorisation des batchs, de la création d’un nouveau modèle de gouvernance de la donnée sans oublier des tests avant le début de la migration, liste-t-il (de manière non exhaustive).

5 – Réseau de partenaires

Le réseau de partenaires est aussi clé pour le succès d’un projet d’ERP SaaS.

Les entreprises auront tout à gagner à choisir un éditeur qui possède un solide réseau pour les aider à faire face aux potentiels problèmes d’intégration et de gestion des opérations. Il ne faut jamais sous-estimer la valeur des prestataires de service pour la prise en charge d’un nouveau système cloud.

Lors de la sélection d’un ERP SaaS, les décideurs devront se demander quels partenaires de services sont proches et disponibles.

Ils devront aussi prêter attention à l’écosystème régional de l’éditeur (qui doit pouvoir proposer des services de conseil, d’implémentation et d’assistance)

6 – Assurer la sécurité du SaaS

On oublie trop souvent que le SaaS ne dispense pas de faire de la sécurité.

Bien que les produits des grands éditeurs offrent généralement un très bon niveau dans ce domaine, il faut toujours mettre en place des contrôles, tout comme vous le feriez pour un ERP sur site, rappelle Tarun Vaid.

Les équipes projet doivent aussi toujours analyser sur quel cloud public – ou quelle infrastructure – est hébergée l’application SaaS.

Les entreprises doivent également évaluer le processus de gestion des sauvegardes qui doivent elles aussi être sécurisées.

L’ERP SaaS sauvegarde automatiquement les données (en plus des backups de votre IT). Mais il faut s’assurer qu’elles sont bien conformes aux réglementations en matière de confidentialité et qu’elles correspondent à vos besoins (un backup chaque jour par défaut – par exemple –, est-il adapté à votre activité ou vous faut-il un backup toutes les 30 minutes ?).

Conclusion

Aborder toutes ces questions vous aidera dans votre choix de migrer, ou non, vers un ERP SaaS. Et si vous décidez « d’y aller », leurs réponses seront aussi, en amont, des facteurs de succès pour votre projet.