10 étapes à ne pas oublier après le go-live d’un ERP
Il est possible de surmonter les difficultés qui surviennent souvent après à la mise en œuvre d’un l’ERP en suivant ces quelques étapes.
Dans un projet ERP, les chefs de projet doivent être proactifs pour tout ce qui concerne le processus post-implémentation.
Atteindre l’étape du go live est une victoire, mais il reste un travail important à réaliser après la mise en service. Malgré tous les efforts déployés, certaines questions ont peut-être dû être reportées, et certaines tâches spécifiques doivent de toute façon attendre la fin de la mise en service. Il faut bien comprendre que la phase de post-implémentation peut faire ou défaire l’adoption d’un système ERP.
Voici donc les étapes à ne pas négliger dans cette phase.
1. Mettre l’accent sur la formation
Une petite sélection d’employés peut commencer à se former à l’ERP avant le go live, par exemple pour être des ambassadeurs internes de l’outil. Mais la principale période de formation a généralement lieu juste après le go live.
Pour faciliter la formation, créez et enrichissez régulièrement une FAQ qui rassemble les questions des employés au fur et à mesure qu’ils les envoient et assurez-vous que votre base de connaissances fournit des réponses claires.
2. Finaliser la documentation du processus
La mise en œuvre de l’ERP a probablement impliqué des nouveautés, comme l’automatisation des processus manuels ou la modification d’un processus existant pour l’adapter aux fonctionnalités du logiciel.
L’équipe chargée de la configuration de l’ERP doit avoir tenu une documentation relative aux processus. Après le go live, l’équipe doit procéder à un examen final des documents et simplifier les instructions relatives à leur utilisation, si nécessaire.
3. Classer les questions en suspens par ordre de priorité
Souvent, certains problèmes ne sont pas résolus pendant la phase de test final et avant la mise en service. Les chefs de projet veilleront à ce que les tâches précédemment reportées ne soient pas oubliées après le go live.
Prévoyez une réunion avec les principales parties prenantes peu après la mise en production de l’ERP afin qu’elles puissent examiner les problèmes en suspens et les classer par ordre de priorité en vue de leur résolution.
4. Répondre aux questions des utilisateurs
Les utilisateurs de l’ERP auront inévitablement des questions, quelle que soit la qualité de la formation. Assurez-vous que les utilisateurs savent à qui s’adresser pour obtenir des réponses.
En outre, si des personnes externes accèdent à l’ERP, elles peuvent avoir besoin de contacts différents de ceux des utilisateurs internes.
5. Programmer des réunions sur les updates
Une fois le système ERP opérationnel, les principales parties prenantes continueront à demander des updates. Par exemple, ils peuvent demander des informations sur les problèmes qui ont été signalés, en identifier de nouveaux et demander des statistiques sur l’utilisation du système.
Continuez à fournir ces informations de suivi et à produire des tableaux de bord jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord sur la clôture du projet.
6. Effectuer la migration des données
Toutes les données historiques n’ont peut-être pas été migrées au cours du projet – parce qu’elles sont très anciennes et moins prioritaires. L’organisation peut également avoir décidé de ne pas inclure les données historiques dans le nouvel ERP, car elles seront stockées dans un système distinct.
Mais si les données historiques doivent être stockées dans le nouvel ERP, ce sera un chantier majeur après la mise en service.
7. Nettoyer les données
Le travail de migration s’accompagnera sûrement d’un travail sur la qualité des données.
Il se peut que ces problèmes n’aient pas été résolus auparavant en raison d’un délai serré pour la migration des données. Ou il se peut que les décisions prises au cours du processus de migration des données doivent être corrigées. Par exemple, on peut avoir créé des enregistrements en double pour un même fournisseur au cours de la migration, et devoir supprimer ces doublons.
Il est possible également que vous découvriez des incohérences ou des erreurs qui avaient échappé à vos équipes pendant le processus de migration. Par exemple, les scripts de conversion des données peuvent avoir modifié les données de manière inattendue.
8. Retirer les membres de l’équipe qui partent
Les membres de l’équipe ERP partent souvent vers d’autres projets après l’étape du go live. Avant que cela ne se produise, assurez-vous que ces membres terminent toutes les tâches nécessaires – par exemple finaliser les documents de l’implémentation, compléter les notes de frais et les feuilles de temps en retard et, éventuellement, former un autre membre de l’équipe dans son domaine de responsabilité.
9. Clôture du projet
Une fois l’implémentation terminée, d’autres tâches spécifiques doivent être effectuées pour clôturer officiellement le projet.
Il s’agit notamment de finaliser tous les documents nécessaires, de s’assurer que le code de développement du logiciel est correctement stocké, de finaliser les paiements et de confirmer que toutes les tâches qui étaient en suspens au moment du go live sont achevées.
10. Planifier la phase suivante
Votre entreprise devra probablement effectuer des tâches supplémentaires, comme mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités, corriger des défauts nouveaux ou déjà connus, ou intégrer un outil tiers.
Il faudra alors lancer un nouveau cycle de planification avant d’entamer ces tâches, afin que le groupe puisse délimiter le travail, obtenir l’approbation et constituer une équipe. Celui-ci doit également donner aux principales parties prenantes l’occasion de donner leur avis sur les points à traiter et sur le calendrier à respecter.
