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Les 10 applications de l’IA dans la gestion de la paie

L’une des possibilités d’application de l’Intelligence artificielle la plus intéressante dans les RH concerne la paie (payroll). Voici les moyens de gagner du temps en utilisant cette technologie dans ce domaine également à la croisée de la comptabilité et du juridique.

Eric St-Jean
par
Publié le: 24 juil. 2024

La paie (ou payroll) implique diverses tâches chronophages, notamment la confirmation que les données sont correctes et l’envoi de rappels pour remplir les feuilles de temps. L’intelligence artificielle (IA) peut prendre en charge certaines de ces étapes automatiquement ou faciliter leur exécution par les employés.

À noter que même si l’IA est capable toute seule de mettre en évidence des problèmes liés à la paie ou de calculer des déductions/retenues de salaire, un humain doit toujours superviser et confirmer ses propositions.

Ceci étant dit, voici 10 cas où l’IA peut grandement améliorer le traitement de votre paie.

1. Détecter des écarts et des divergences

Les heures et le salaire de nombreux employés restent relativement constants d’une période à l’autre. L’IA peut alerter les salariés, les responsables et l’équipe chargée de la paie si des écarts importants se produisent au cours de la période de paie.

Cette capacité permet de résoudre rapidement les erreurs, et ce avant le début du traitement de la paie, ce qui évite des problèmes plus importants par la suite.

2. Identifier les problèmes en temps réel

L’IA peut aussi identifier les problèmes au moment de la saisie, réduisant ainsi le nombre d’erreurs en amont. Par exemple, un algorithme signalera immédiatement un employé qui déclare plus de 80 heures travaillées sur deux semaines.

L’IA peut également interrompre le traitement de la paie jusqu’à ce que l’équipe chargée du payroll ait reçu et approuvé toutes les données, évitant ainsi que le processus ne continue avec des informations erronées.

3. Générer des « brouillons » de paie

Un système de paie infusé à l’IA peut générer automatiquement des ébauches de paie au fur et à mesure que les données sont saisies et approuvées. Cela permet d’une part au logiciel de détecter rapidement les problèmes s’il y en a, et d’alerter l’équipe comptable avant que la paie finale ne soit lancée.

Ces « brouillons » intermédiaires de paie permettent de gagner du temps en aval pour traiter et finaliser la paie avant la date limite.

4. Améliorer le respect des règles et des réglementations

L’un des plus grands défis de la gestion de la paie est de s’assurer que la rémunération de chaque employé est conforme aux réglementations en vigueur dans chaque juridiction. Les groupes internationaux, en particulier, doivent s’assurer que leur paie respecte les lois fiscales et les réglementations sur les heures de travail de chaque pays, État ou province.

L’IA peut automatiquement signaler tout problème de conformité, en aidant ainsi aussi bien le légal que les RH ou la comptabilité à respecter toutes les réglementations.

5. Répondre aux questions des employés

Tous les employés peuvent rencontrer des problèmes ou avoir des questions lors de l’utilisation du logiciel de paie et des systèmes connexes (SIRH, etc.). L’IA peut répondre aux questions des utilisateurs et recommander, le cas échéant, les étapes suivantes.

Ces fonctionnalités font gagner du temps aux membres de l’équipe chargée de la paie, car ils n’ont plus, ou beaucoup moins, de questions à répondre de la part des collaborateurs.

6. Automatiser les rappels

Deux étapes de la paie qui sont souvent effectuées manuellement sont le rappel aux employés de remplir leurs feuilles de temps et le rappel aux gestionnaires d’approuver ces feuilles ainsi que les demandes de congés.

L’IA dans un logiciel de payroll peut automatiquement envoyer ces rappels et faire remonter les cas de non-conformité si nécessaire.

7. Confirmer les données de l’employé

Le bon traitement de la paie nécessite avant toute chose d’avoir des informations correctes sur chaque employé : adresse, taux horaire ou son salaire, numéro de sécurité sociale ou d’identification gouvernementale, etc. Ces informations sont le plus souvent dans le Core RH.

L’IA peut confirmer que le logiciel de paie a toutes ces informations pour les embauches et les réembauches, et effectuer des mises à jour lorsque des changements interviennent dans le profil d’un salarié.

8. Mise à jour automatique des avantages

Les avantages sociaux d’un salarié évoluent au fil du temps, notamment lorsque les collaborateurs changent de filiales ou qu’un événement de la vie entraîne un changement de situation. L’IA peut ajuster automatiquement ces avantages, et ces coûts, dans le système de paie.

Cette capacité peut également s’avérer utile lorsqu’une entreprise met à jour ses options de prime, d’intéressement ou d’autres rémunérations connexes, ce qui se produit souvent chaque année.

9. Aider aux calculs

Au cours de chaque période de paie, de nombreux calculs « exceptionnels » doivent être faits : dernier salaire d’un employé licencié, rémunération d’heures supplémentaires, jours de vacances pris par rapport aux jours acquis, ainsi que des éléments spécifiques à l’entreprise, comme des remboursements d’avances, etc.

L’IA peut effectuer ces calculs, l’humain n’a plus qu’à vérifier l’exactitude des résultats.

10. Lutter contre la fraude

Des modifications non autorisées peuvent être apportées aux feuilles de temps, aux avantages sociaux, ou des tendances suspectes peuvent apparaître, comme certaines dépenses récurrentes d’un employé.

L’IA peut examiner en continu les données pour détecter des changements non conformes ou des schémas inquiétants et alerter les responsables.

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