Documation : la régulation, premier moteur de la dématérialisation en France

Avec le numérique, « la dématérialisation arrive aujourd’hui du côté du client » 

Avec l’émergence des services numériques auprès du grand public – à commencer par les banques par exemple – et l’avènement de la mobilité et ses apps, l’échange de documents ainsi que les flux se sont numérisés, constate Eric Brétéché, Product Manager chez Itesoft/W4, éditeur de solutions pour la dématérialisation et de BPM, rencontré lors du salon Documation. Dans les entreprises, « cela pousse à la dématérialisation. On est parti de la relation client pour arriver aujourd’hui sur l’omnicanal. La dématérialisation arrive aujourd’hui du côté du client », note-t-il. Cela s’inscrit donc dans le prolongement direct des modèles centrés sur le numérique.

A partir de là, la mise en place des solutions pour la capture et la lecture automatisée de tous les formats de documents devient une nécessité, ne serait-ce, par exemple, pour des opérations de détection de fraudes documentaires ou de gestion des risques, ajoute-t-il. Sans parler de la nécessité pour les entreprises d’accélérer les temps de traitement et le temps de réponse.

Si la transition des modèles et des processus vers le numérique poussent les entreprises à la dématérialisation, ce n’est toutefois pas le premier moteur. Si Eric Brétéché évoque « une accélération vers la numérisation pour supprimer le papier et accélérer les traitements (des documents numériques, NDLR), c’est aussi parce que, finalement, les entreprises sont désormais obligées de considérer la dématérialisation et la numérisation. Obligées légalement, poussées par une régulation française.

Chorus Pro et Loi Macron pour la dématérialisation des factures

Depuis le 1^er janvier 2017, par exemple, les entreprises françaises  prestataires de l’Etat français, ont l’obligation d’envoyer leurs factures au format numérique via un portail unique baptisé Chorus Pro. Ce portail de l’Etat, mis en place en septembre 2016, est en fait la plateforme par laquelle les entreprises devront transiter impérativement pour leurs échanges de facturation avec l’Etat. La démarche est progressive, mais en 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées, comme inscrit dans la « Loi Macron », reconnait de son côté Aurélien Simon, chef de produit chez Neopost France. Depuis le 1^er janvier 2017, les entreprises de plus de 5 000 salariés doivent s’y plier. Au 1^er janvier 2020, ce sera le tour des plus petites entreprises en France (moins de 10 salariés).

Cela suit également la mise en application du Compte Personnel d’Activité (prononcez CPA), inscrit dans la « Loi Travail », une autre réglementation portant sur la dématérialisation du bulletin de paie, souligne encore Aurélien Simon. Cet loi permet aux entreprises de dématérialiser d’office le bulletin de leurs employés, sans qu’ils aient besoin de leur demander leur autorisation en amont (ce qu’elles devaient faire jusque-là, NLDR) », commente-t-il.

Du coup, le CPA a également eu un effet de levier sur la dématérialisation dans les entreprises, entraînant avec lui le marché des solutions de dématérialisation (de la capture à la GED). « Chez les employeurs, cela a eu pour conséquences d’imposer l’obligation de conserver l’intégrité des informations », note-t-il. Autre conséquence : l’archivage et la mise à disposition centralisée de ce même bulletin de paie durant l’ensemble de la carrière de l’employé.

Citons également le recommandé électronique,  une mesure de la « Loi Lemaire », ou encore la règlementation européenne eIDAS qui standardise la signature électronique dans les états-membres.

« Mis bout-à-bout, on assiste à un vrai décollage et une prise de conscience de la dématérialisation », constate Aurélien Simon. « Cela oblige les entreprises à se pencher sur le problème et faire la part des choses sur ce qui est conforme ou pas », ajoute-t-il.

De la sphère publique à la sphère privée

Par effet mécanique, ce qui est mis en place pour répondre aux exigences du secteur public sera exploité dans les échanges entre entreprises privées. « Petit à petit, l’écosystème va se mettre en place au-delà de la sphère publique », espère le responsable qui mise sur la solution intégrée de la société.

D’ailleurs, depuis le début de l’année, Neopost a ressenti « une effervescence » autour de son offre de dématérialisation de factures (entrantes et sortantes). « Cela se traduit dans l’activité au même niveau que le bulletin de paie ».

Ce qu’Eric Brétéché ne saurait démentir. Selon lui, la dématérialisation de factures représente aujourd’hui 50% du chiffre d’affaires de la société. « Les entreprises se posent de moins en moins de questions » sur le sujet, précise-t-il. D’ailleurs, à Documation, la société présentait sa nouvelle solution de capture multicanal pour les factures, Streamline for Invoices, mettant l’accent sur son positionnement dans ce domaine.

« On ressent une forte accélération pour la disparition complète du papier », lance-t-il. Bientôt vers un zéro- papier en France dans les échanges BtoB ?