Gemini pour Workspace : l’assistant IA de Google qui veut booster la collaboration

Les trois Gemini

Chez Google, Gemini est devenu une marque ombrelle (comme « Copilot » l’est devenu chez Microsoft). Mais sous ce nom se cachent trois offres distinctes.

La première est l’application Gemini – un Gemini « stand-alone », en quelque sorte. C’est l’assistant qui se rapproche le plus d’un ChatGPT (OpenAI)/Claude (Anthropic)/Le Chat (Mistral).

La deuxième déclinaison de Gemini est l’IA intégrée directement dans Workspace, d’où son nom de « Gemini pour Workspace » (tout comme Microsoft a marketé son offre similaire « Copilot for Microsoft 365 »). L’offre inclut également la précédente application.

Concrètement, l’assistant de Google peut résumer un ensemble de mails dans Gmail, aider à la rédaction dans Docs, analyser de grandes quantités de données (en générant du code Python en réponse à une demande de l’utilisateur) ou faire un tableau de gestion de projet dans Spreadsheet, créer une présentation dans Slides, ou encore traduire à la volée, faire un transcript et une liste de points clés d’une réunion dans Meet.

Il peut aussi trouver automatiquement des créneaux disponibles dans Calendar, ou augmenter la recherche de documents et de fichiers dans Drive (liste de cas d’usage non exhaustive).

Le tout en langage naturel. Et, donc, en français (à noter que la génération d’image est disponible, mais pour l’instant exclusivement en anglais).

Enfin, le troisième Gemini est un ensemble de LLMs maison, déployables et entraînables dans Vertex sur GCP (le jardin de modèles de Google), pour les entreprises qui souhaitent faire une GenAI sur mesure, pour des métiers spécifiques, et au-delà du périmètre de Workspace.

ROI : 104 minutes de gagner par semaine et par employé

C’est donc le deuxième Gemini, Gemini pour Workspace qui était au centre des annonces de cette semaine. L’outil aurait déjà trouvé, dans sa version anglaise, des applications pertinentes (c’est-à-dire avec un vrai ROI) dans le marketing, la vente, et les services clients.

« Les conseillers peuvent, par exemple, afficher les courriels des clients non lus qui nécessitent une attention particulière. Gemini peut ensuite les aider à rédiger des réponses pertinentes et empathiques dans leur langue de prédilection », illustre Google. Gemini peut aussi générer des FAQ sur une base documentaire, ou, en frontale avec les clients, servir de moteur de recherche avancé qui synthétise les réponses d’un forum utilisateur.

Google ne se ferme évidemment pas la porte pour cibler d’autres domaines. Une étude menée auprès des 3 200 premiers utilisateurs anglophones de Gemini pour Workspace montrerait en effet un gain de temps moyen de 105 minutes par semaine.

Ce chiffre de 1h40 gagnée est plus modeste que ceux d’autres observateurs, comme BCG X (5 heures par semaine) ou Capgemini (7 heures par semaine). Ce n’est qu’une estimation après une première prise en main, nuance Google France dans un échange avec LeMagIT.

Le ROI ne s’évalue par ailleurs pas qu’aux gains de productivité. 75 % des utilisateurs de Gemini dans Workspace estimeraient que l’assistant aurait amélioré la qualité de leur travail au quotidien.

BCG-X souligne par ailleurs qu’il faut aussi ajouter le potentiel de transformation des workloads et aborder ce type de projet de manière large, avec une réflexion sur l’organisation de l’entreprise pour concrétiser les bénéfices de la GenAI.

En tout état de cause, les clients français de Google seraient très demandeurs. Ou plus exactement, ils montreraient un fort intérêt pour expérimenter Gemini dans Workspace, d’abord sur certaines fonctions ou dans certaines filiales, avant d’envisager un déploiement à l’échelle – confie Google France.

Un signe pousse cependant Google à l’optimisme. L’IA générative en général, et sa version embarquée dans les outils collaboratifs en particulier, serait devenue un sujet de discussion stratégique de DG, voire au niveau des CEO.

Les Gems

Par défaut, Gemini pour Worskpace utilise trois sources de données : les connaissances acquises lors de l’entraînement du LLM ; les données internes du client (mails, Drive, etc.) ; et des données externes (web). Il est toutefois possible de contraindre le modèle en lui demandant de répondre en ne s’appuyant que sur les documents internes. Une manière de limiter les hallucinations et d’améliorer la pertinence des réponses, par exemple pour des directions juridiques.

Point très intéressant, en particulier pour un déploiement à l’échelle, Gemini pour Workspace permet une logique de persona. Dans le lexique de Google : des « Gems ».

Un « Gem » est un assistant, personnalisé grâce à une fenêtre de contexte et des documents (un mini RAG), qui peut ensuite être partagé avec le reste de l’organisation. Par exemple, un manager peut « créer » un assistant expert en maintenance, avec une base de connaissances techniques et avec un ton particulier cadré par des prompts. Puis il peut donner accès à ce Gem aux techniciens et à ses agents de support.

Google promet d’ajouter des Gems préconfigurés pour des cas d’usage courants (assistant marketing, assistant pour les ventes, assistant pour le recrutement, copy creator, etc.).

Un assistant payant

Certains éditeurs « augmentent » leurs solutions à l’IA sans répercussion sur le prix (Workday, Oracle). D’autres font le choix inverse (Joule de SAP, Microsoft). Google s’inscrit dans cette seconde catégorie, en justifiant ce choix par la valeur apportée par ce type d’outils (une valeur encore en devenir), mais aussi en évoquant les sommes colossales investies pour développer, héberger, entraîner, fine-tuner, et faire tourner (l’inférence) des LLM.

Des investissements qui se comptent en milliards de dollars, mais qui permettent à Google « de ne pas avoir de dépendance technologique », souligne un porte-parole de la filiale française. Copilot de Microsoft, par exemple, repose sur son partenariat avec OpenAI.

Gemini dans Workspace est donc commercialisé sous la forme d’une extension (un add-on). Pour y accéder, les clients devront s’acquitter d’une vingtaine d’euros par mois et par utilisateur en plus de leur plan (Business ou Enterprise). L’application Gemini – indépendante – est accessible sans surcoût dans tous les plans.