Box explore les différentes pistes ouvertes par l’IA générative
Box lance des portails documentaires pour publier des sélections de contenus au sein d’une organisation. Ils seront augmentés à l’IA dans un contexte où l’éditeur multiplie les partenariats et les fonctionnalités « intelligentes » – dont une avec Vertex pour générer des métadonnées.
Box multiplie les fonctionnalités infusées à l’intelligence artificielle pour rendre plus fluide son offre de gestion documentaire. L’éditeur multiplie également les partenariats. Notamment avec Google, mais pas que.
L’IA appliquée aux métadonnées avec Vertex (Google)
Tout d’abord, le spécialiste de la gestion de document a annoncé qu’il allait proposer des fonctionnalités qui s’appuient sur les modèles d’IA de Google Vertex pour ajouter automatiquement des métadonnées aux documents.
Le tagging est une application de l’IA générative certainement moins excitante que la création d’œuvres d’art, de poèmes ou de textes marketing. Mais c’est un vrai problème pour les entreprises aux prises avec des référentiels documentaires qui ne cessent de croître.
« Il ne s’agit pas seulement d’accélérer un processus. Il s’agit de se débarrasser de la saisie manuelle et de réduire les erreurs, ce qui représente une véritable valeur pour l’entreprise », explique Alan Pelz-Sharpe, fondateur de Deep Analysis. « Ce n’est pas un domaine sur lequel Box a beaucoup travaillé jusqu’ici, et cela ouvre d’énormes opportunités. Tout dépend maintenant de ce qu’ils en feront – soit ils la laissent filer entre leurs doigts, soit ils l’exploitent vraiment ».
« Il est très difficile d’extraire des informations de milliers voire de millions de fichiers. Mais l’IA générative aide désormais ce processus. »
Ben KusCTO de Box
Une partie de la valeur de la « gestion de la prolifération des documents » peut être définie comme l’économie du nombre d’heures perdues par les employés pour chercher des documents (heures qu’ils ne consacrent pas aux dossiers importants). Mais une autre partie de cette valeur se chiffre en espèces sonnantes et trébuchantes, ajoute Alan Pelz-Sharpe. Par exemple en regroupant automatiquement tous les documents qui n’ont pas été manipulés depuis cinq ans pour les déplacer vers un stockage moins onéreux.
« Il est très difficile d’extraire des informations à partir de milliers ou de millions de fichiers, de téraoctets ou de pétaoctets de données », constate Ben Kus, CTO de Box. « Mais l’IA générative peut désormais aider dans ce processus. »
Box a également approfondi son intégration avec Google Workspace, pour créer, collaborer et enregistrer du contenu dans Google Docs, Sheets et Slides depuis l’environnement Box. Box devient par ailleurs une source possible de pièces jointes dans Gmail, et les Box Notes pourront être reliées à des événements de Google Calendar.
« Nous apprécions vraiment ce partenariat avec Box », se réjouit Stephen Orban, VP ISVs et marketplace chez Google Cloud. « Ils essaient beaucoup de nos modèles [d’IA] et ils partagent beaucoup de feedbacks avec nous, ce qui nous permet de vérifier si nous répondons bien aux besoins des utilisateurs ».
Toujours dans ce contexte de rapprochement, Box fait son apparition sur la Google Cloud Marketplace. Et l’éditeur a fait savoir qu’il allait étendre son utilisation des services GCP que ce soit pour l’infrastructure, pour Google BigQuery et Bigtable, ou pour l’analytique et le ML.
Que sont les Box Hubs ?
Autre annonce majeure pour Box : les Hubs. Les Box Hubs permettent de publier du contenu sur des sortes de mini-sites pour des audiences ciblées, en s’aidant là encore de l’IA.
La nouveauté a été présentée lors de la conférence utilisateurs BoxWorks 2023, un jour après que son concurrent Dropbox a dévoilé ses propres fonctionnalités d’IA – Dropbox AI et Dropbox Dash (un outil d’IA destiné à améliorer la recherche de contenus).
« L’objectif des Hubs est d’aller au-delà de cette structure en arborescence de dossiers et de fichiers pour mieux mettre en avant l’information utile. »
Aaron LevieCEO de Box
« L’avantage le plus tangible est que les Box Hubs faciliteront la remontée des informations sur lesquelles vous travaillez et des contenus dont vous avez besoin », estime l’analyste IDC Wayne Kurtzman. « Ces Hubs feront en fait ce que la recherche fédérée a toujours promis ».
Une recherche efficace – c’est-à-dire la capacité à retrouver rapidement des données non structurées (documents, fichiers, images) dans des bases documentaires pléthoriques – est un défi de longue date pour les éditeurs de GED et d’ECM. La recherche fédérée est une approche qui permet de récupérer des informations à partir de sources dispersées, avec un moteur de recherche qui chapeaute les référentiels.
À l’opposé de la recherche « classique », le PDG et cofondateur de Box explique que les Hubs permettront de pousser des informations spécifiques aux bonnes personnes en les regroupant dans des portails dédiés (pour les commerciaux, pour les sujets RH, pour les problématiques de marque ou de produit, etc.).
« L’objectif des Hubs, c’est d’aller bien au-delà de cette structure en arborescence de dossiers et de fichiers pour mieux partager et mettre en avant l’information utile », résume-t-il. Un service RH pourra, par exemple, regrouper toutes les informations sur les politiques de ressources humaines de l’entreprise sur un mini-site, qui fera lui-même partie d’une galerie RH Box Hubs plus large.
« Box Hubs est un produit intéressant », estime Alan Pelz-Sharpe. « Les équipes pourront sélectionner les ensembles de données qu’elles jugent pertinents, puis appliquer Box AI dessus pour automatiser une partie du travail de synthèse et de recherche ».
Exemple d’application de Box AI dans un Box Hub
Les outils Box AI seront en effet intégrés aux Box Hubs dès leur arrivée en version bêta dans le courant de l’année prochaine.
Box AI appliqué aux Hubs permettra de poser des questions en langage naturel sur les contenus des portails afin d’en extraire les informations clés, de créer des résumés ou de comparer les fichiers.
Box AI dans Box
Box AI ne se cantonnera pas aux Hubs. Bien au contraire. Ces « services » d’IA générative – développés en collaboration OpenAI, présentés en mai et disponibles d’ici peu (dixit Box) – s’appliqueront à tous les documents stockés dans Box. Tout comme les outils Copilot de Microsoft avec lequel Box travaille également.
Les deux premières fonctionnalités de Box AI permettront de créer du contenu dans Box Notes et de poser des questions aux documents.
« Grâce à l’IA, le contenu va devenir plus facile à gérer », entrevoit Wayne Kurtzman d’IDC. « Il sera plus facile d’extraire des connaissances et de renforcer la collaboration dans Box ».
« L’IA générative est impressionnante. [...] On peut commencer à mettre de l’ordre et à redonner du sens à tout ce fatras de documents. »
Alan Pelz-SharpeDeep Analysis
Et comme Box n’utilise a priori pas les technologies de ses partenaires gratuitement, il faudra bien les faire payer à ses propres clients.
Pour l’instant, le PDG de Box, Aaron Levie a fait savoir qu’il avait l’intention d’inclure des fonctionnalités infusées à l’IA dans la licence Enterprise Plus – sans surcoût, mais dans certaines limites. Box évoque 20 requêtes par mois par utilisateur, et 2 000 requêtes supplémentaires par entreprise.
Pour Alan Pelz-Sharpe, même dans un contexte difficile où de nombreux DAF deviennent économes, payer pour appliquer l’IA à la gestion des documents (en particulier pour les métadonnées) ne devrait pas poser trop de problèmes aux grandes organisations.
« L’IA générative est impressionnante », insiste Alan Pelz-Sharpe. « Les économies sont dans l’automatisation. Elles sont dans le tagging des milliards de fichiers stockés dans Box et Sharepoint. Tout le monde a évité de s’atteler à ces chantiers fastidieux. Mais là, on peut commencer à mettre de l’ordre et à redonner du sens à tout ce fatras de documents ».
Pour approfondir sur GED, signature électronique et partage de fichiers
