JO Paris 2024 : le centre de commandement IT lance ses opérations
Les jeux Olympiques 2024 se rapprochent. La tension monte gentiment pour les équipes IT du Comité d’Organisation des JO et des jeux paralympiques (COJOP) et Atos, qui se préparent à gérer les déploiements des infrastructures et des applications lors des deux événements.
Une nouvelle étape vient d’être franchie avec l’inauguration le 3 octobre du centre de commandes et de contrôle technologique des JO par Atos et le COJOP. Son nom ? Le Techonology Operation Center, plus communément nommé le TOC.
« C’est une étape importante. Ce Technology Operations Center, pour nous, est clé. […] C’est un site éminemment stratégique dans la réussite de l’événement », affirme Tony Estanguet, président du COJOP de Paris 2024.
Cet espace de 610 mètres carrés situé dans un grand bureau de la région parisienne accueille 104 postes. Le lieu servira de « cœur névralgique » pour superviser le bon fonctionnement des technologies et leurs déploiements sur les sites de compétition, les villages olympiques, paralympiques ou encore les aéroports de la région parisienne. Au total, différents systèmes logiciels et matériels sont installés sur 63 sites répartis sur l’ensemble du territoire français, dont 49 seront dédiés à la compétition. Pas moins de 306 personnes en provenance de « 15 partenaires technologiques » s’y relaieront 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en « 3x8 ».
Le TOC, la « cuisine » IT des JO de Paris
Les équipes d’Atos occuperont 25 postes, mais 70 experts du groupe seront sur le pont, à la fois au TOC, au CTOC (Central Technology Operations Center), à Barcelone, et sur les sites de l’événement. En amont, l’Integration Testing Lab, situé à Madrid et présenté par Atos et le COJOP en avril dernier, devrait avoir terminé ses 250 000 heures de tests d’ici juillet 2024.
Depuis le TOC, Atos gérera l’intégration réseau, le déploiement du matériel sur les sites, l’intégration des systèmes, l’organisation et la gestion des résultats sportifs et la préparation des équipes et des ressources, selon Blandine Lassau, directrice adjointe et responsable de l’intégration des projets spéciaux pour Paris 2024, chez Atos.
Il faut ajouter la gestion de crises et des incidents ainsi que la supervision de la cybersécurité.
« Imaginez un immense restaurant accueillant 63 tables de banquet », explique-t-elle aux journalistes. « Chaque table dispose d’une équipe pour fournir l’attention dont les convives ont besoin. À l’arrière de ce restaurant, il y a une cuisine. À l’intérieur de cette cuisine, il y a des îlots spécialisés et qui travaillent en interdépendance pour que le service en salle soit irréprochable. Le TOC, c’est la cuisine ».
« Imaginez un immense restaurant accueillant 63 tables de banquet [...] Le TOC, c’est la cuisine ».
Blandine LassauDirectrice adjointe et responsable de l’intégration des projets spéciaux pour Paris 2024, Atos
En lieu et place des casseroles et des poêles, le TOC accueille une rangée de tables sur lesquelles trônent des écrans d’ordinateur. Plusieurs grands écrans affichent les informations synthétisées pour l’ensemble de la salle. Un outil de monitoring permet de constater la bonne santé des applications et des systèmes (signalée en vert), les signaux faibles (en orange), les erreurs (rouge) et les indisponibilités pour maintenance (en bleu). L’ITSM est orchestré depuis la plateforme ServiceNow.
« En réalité, nous avons déjà pu tester le TOC à partir du mois de juin. Il nous a permis de monter en puissance et de faire collaborer les équipes », relate Tony Estanguet.
Ces exercices réalisés pendant 11 événements sportifs et compétitions consacrés à 18 sports ont permis de lister les réussites et les points à améliorer, en prévision des jeux olympiques et paralympiques.
Pour rappel, une bonne portion des 150 applications critiques gérées par Atos est répartie dans deux suites : Olympic Management System (OMS) et Olympic Diffusion System (ODS).
Le sigle OMS cache le portail des volontaires, le système de planification des équipes opérationnelles, les systèmes d’inscription et d’accréditation des athlètes ou encore le calendrier des compétitions. ODS renvoie des informations aux systèmes de partage de résultats et de données sportifs, au système des commentateurs, aux portails Web MyInfo, et à l’impression papier.
OMS et ODS ont tous deux été mis à l’épreuve. Globalement, hormis quelques bugs, les applications et dispositifs mis en place lors des précédents JO ont bien fonctionné, selon les responsables.
« Nous avons pu tester un large périmètre de services applicatifs, dont le flux vidéo des conférences de presse intégré à MyInfo », témoigne Damien Chauvet, responsable de l’intégration de services pour Paris 2024, chez Atos. « Généralement, ces tests sont effectués plus tardivement ».
Il reste à augmenter la quantité de tests multisport, note Christophe Thivet, directeur de l’intégration technologique pour les jeux de Paris 2024, chez Atos. Les équipes d’Atos et du COJOP ont déjà pu tester les transitions entre le basket et la gymnastique à Bercy, mais d’autres configurations sont à éprouver.
« Nous avons lancé le préprojet IT dès 2018 », rappelle Bruno Marie-Rose, directeur des technologies et des systèmes d’information au sein du COJOP. « Nous sommes entrés dans la phase de “readyness”. Elle doit répondre à la question : comment bien se préparer pour les Jeux olympiques ? » Environ 500 personnes liées à l’IT ont été mobilisées lors des événements sportifs et une trentaine d’opérations de tests ont été menées, selon le DSI.
Un programme de formations à parfaire
En ce sens, il convient de préparer les femmes et les hommes en charge d’opérer l’IT depuis les centres de contrôle et les sites.
De son côté, Atos commence à former le personnel concerné, qu’il ait déjà participé à l’organisation des JO ou non. Cette phase de formation passe entre autres par une offre d’e-learning.
« Nous avons vu beaucoup de choses pendant la période de tests. Nous avons compris qu’il nous faut améliorer le processus d'apprentissage. C’est en cours ».
Shibu GeorgeResponsable de la planification et des opérations des sites Olympiques, Atos.
« Nous avons vu beaucoup de choses pendant la période de tests. Nous avons compris qu’il nous faut améliorer le processus d’apprentissage. C’est en cours », affirme Shibu George, responsable de la planification et des opérations des sites olympiques chez Atos.
Au total, ce sont 2 000 intervenants qui participeront au bon fonctionnement des systèmes matériels et logiciels lors des Jeux olympiques et paralympiques.
« Même si certains d’entre eux ont déjà participé à l’organisation d’un ou de plusieurs Jeux, nous faisons en sorte que tous les membres du personnel IT suivent les entraînements », Shibu George. « Certains aspects de l’organisation sont standards, mais des processus ont changé ».
C’est notamment le cas lorsqu’il est question des plus de 10 000 ordinateurs qui seront déployés pendant les jeux de Paris 2024. Les installations des images et mises à jour d’une partie d’entre eux seront gérées par un prestataire choisi par le COJOP, tandis qu’Atos s’occupera de déployer les images des systèmes critiques pour la compétition. Dans tous les cas, Atos doit s’assurer que les processus de cybersécurité soient suivis à la lettre.
Aussi, les responsables IT ne sont pas les seuls concernés. Les déploiements impliquent plusieurs corps de métiers, dont les équipes logistiques. « Si je dépends de quelques-uns, alors il faut les bons processus pour que cela se déroule au mieux avant, pendant et après les Jeux », insiste Shibu George. « Typiquement, s’il n’y a pas de table, je ne peux pas installer d’ordinateurs ».
Il conviendra également de préparer les 140 responsables IT et les 60 responsables de la collecte des résultats sur site.
Les responsables IT auront pour charge d’orchestrer les déploiements sur site et de faire face aux aléas de la préparation et de la compétition. Météo désavantageuse, coupures de courant, réseaux qui flanchent, dysfonctionnement en tout genre… Les défis à anticiper sont nombreux.
Les erreurs des logiciels déployés par Atos et la cybersécurité seront gérées depuis le TOC. Dans d’autres cas, la coordination entre le centre de commande et les responsables IT des sites sera clé.
« Lors des Jeux de Tokyo, il a énormément plu, ce qui a détérioré les équipements des commentateurs qu’il a fallu modifier rapidement », illustre Christophe Thivet. « Nous avons ajouté des couvercles, mais cela a créé un deuxième incident : en fonction de la température extérieure, cela a pu créer les défaillances pour certains PC ».
Néanmoins, les équipes IT des JO de Paris 2024 devraient éviter le désagrément subi par celles des JO de Rio, tombées nez à nez avec… un alligator.
Un « grand puzzle à assembler »
L’autre défi n’est autre que la mise en musique des processus aux mains des 15 partenaires, un des rôles d’Atos.
Par exemple, Atos doit installer les écrans géants sur les différents sites, mais c’est Orange qui s’occupera de les connecter au réseau et un troisième prestataire sera chargé de la diffusion des images, note Shibu George.
« C’est un grand puzzle qu’il faut assembler », résume-t-il.
Le responsable de la planification et des opérations des sites olympiques chez Atos anticipe surtout le défi que représentent le déploiement et le décommissionnement des systèmes sur la Place de la Concorde. « Le lieu sera accessible tardivement et il accueillera quatre compétitions simultanément », informe le responsable.
La place de la Concorde accueillera les épreuves olympiques consacrées aux sports urbains, à savoir le Basketball 3x3, le BMX freestyle, le skateboard et le break dance.
« Nous commençons à percevoir où vont être les problèmes qui nous restent à aborder », résume Bruno Marie-Rose. « Évidemment, même si le risque zéro n’existe pas, nous abordons cette dernière ligne droite avec sérénité et ça fait du bien au regard de ce qui nous attend d’ici au 26 juillet 2024 ».
