Digital Workplace : comment ne pas recréer de la complexité ?
Censées simplifier l’environnement numérique et le travail hybride, les digital workplaces appellent des compétences diverses (IT, RH, métiers) et doivent s’intégrer à de multiples systèmes, sans recréer de la complexité. Leur vrai défi aujourd’hui.
Deux ans après le début de la pandémie, les modes de travail ont radicalement évolué. Les applications qui en ont bénéficié (visio, UCaaS, collaboratif, etc.) existaient déjà pour la plupart. Et certaines se sont certes enrichies (comme avec la gestion des espaces physiques). Mais le changement principal vient surtout de la démocratisation massive et de l’intensification de leurs usages.
De la maturité après des déploiements anarchiques
« Après deux ans, les organisations affichent un peu [plus] de maturité et réfléchissent à présent à la manière de mieux tirer parti et faire fonctionner ensemble tous les outils dont elles disposent », note Jean-Michel Lambert, responsable avant-vente de Jalios ; lors du salon Digital Workplace à Paris qui a été l’occasion de faire un bilan sur les implications du travail hybride. « Parfois, ces outils ont été déployés les uns à côté des autres. Désormais, l’enjeu est de les associer pour faciliter le quotidien des collaborateurs ».
« Avec le recul, j’ai le sentiment qu’on a gagné en maturité sur ces déploiements, assez anarchiques à un moment donné », poursuit-il.
Si la maturité a progressé, elle n’est cependant pas uniforme d’une entreprise à l’autre, pondère pour sa part Martin Willot, directeur conseil pour Intranet Inside. « La ligne de départ n’était pas la même pour tous. Il est difficile par conséquent d’en tirer un constat analogue pour tous », souligne-t-il.
Par ailleurs, il ne faudrait pas considérer une, mais trois lignes distinctes, avec chacune leur propre niveau de maturité. Ces trois axes sont l’organisation, la direction et la culture, et enfin le collaborateur.
Signe d’une maturité fluctuante sur ces nouveaux usages en distanciel, la tentation d’un retour au tout présentiel n’est pas totalement oubliée pour certaines directions. Mais un tel « retour à la normale » se heurte aujourd’hui à l’aspiration des salariés pour une « semaine flexible ».
Citant une étude Accenture, Thierry Montcoutie, responsable marketing chez LumApps, rappelle que 83 % des salariés se déclarent attachés au travail hybride.
Et s’il faut composer avec l’hybride dans l’organisation, c’est aussi parce que la flexibilité est désormais un critère pour attirer des talents, et cela sur un marché en tension. L’expérience collaborateur, à laquelle participe la Digital Workplace, est un facteur d’attractivité et de fidélisation.
Un trio outil(s), organisation et compétences
Mais attention, prévient Jean-Michel Lambert, « l’outil ne fait pas tout. Il y a un volet d’accompagnement à y associer, pour les utilisateurs et pour l’organisation ».
Cet accompagnement passe par les « parcours utilisateur », par exemple pour inscrire dans les usages le recours à une GED collaborative plutôt qu’à des services de partage de fichiers comme OneDrive.
Cette approche structurée suppose en amont une réflexion RH et une stratégie. C’est une des raisons pour lesquelles les projets de digital workplace impliquent d’autres compétences que l’IT – notamment en ressources humaines.
Les métiers doivent aussi être intégrés aux équipes projet. « Ils sont désormais impliqués, et dès le début, lors des tests, de l’expérimentation et du recueil des besoins. Les métiers ont la possibilité de choisir l’outil », constate Jean-Michel Lambert de Jalios.
« Ce centrage sur les métiers est essentiel », se félicite d’ailleurs Alain Berger, CEO d’Ardans. Car « dans cette phase après Covid, les métiers vont reprendre leur rôle essentiel dans la gestion du patrimoine de l’entreprise », entrevoit-il. Comme une direction commerciale qui mobilise une communauté sur un lancement produit et qui partage des informations, illustre Thierry Montcoutie de LumApps. Ou comme des directions de l’innovation et de la veille concurrentielle qui ont, elles aussi, besoin d’échanger.
Des intégrations utiles, mais sans retomber dans les travers de l’intranet
Martin Willot d’Intranet Inside met en garde cependant contre un resilotage par métier. Sa préconisation : réunir les métiers pour aboutir à une solution qui permet une convergence.
La solution réside dans une cohabitation efficace entre les applications existantes. La digital workplace est, par définition, cette imbrication.
La centralisation autour d’un seul applicatif n’est néanmoins pas la seule réponse aux silos. La solution réside avant tout dans une cohabitation efficace entre les applications existantes. Et cela passe généralement par de l’intégration interapplicative. La digital workplace est, par définition, cette imbrication.
« La digital workplace peut récupérer de l’information d’un service pour la transmettre dans un autre service et faire ainsi ce lien entre applications », souligne Jean-Michel Lambert, qui cite l’exemple d’une intégration entre un organigramme et une visioconférence afin de lancer des visios entre membres d’une équipe.
Des intégrations avec l’intranet pour la communication interne ou avec le SIRH se mettent ainsi en place. Avec plus ou moins de facilité, néanmoins.
Et avec le risque de voir réémerger un vieux travers des portails d’entreprise. « Les digital workplaces sont de plus en plus complexes », relève Alexandre Joly, patron de Hubi.ai. « On peut tout y faire, au risque de retomber dans l’ancien intranet et d’y perdre les utilisateurs ». Il faut donc bien veiller à ce que la volonté initiale de simplification ne redevienne pas source de complexité.
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