Google refond G Suite dans sa nouvelle offre « Workspace »

La roue tourne. Il y a dix ans, Google sortait un outil avant-gardiste qui mélangeait dans une même interface une messagerie, des forums, l’édition de documents, des groupes de discussion, et toutes sortes d’applications tierces.

Cet outil unifié s’appelait Wave. Trop en avance sur son temps, Wave n’a pas trouvé son public et a été fermé. Mais nombre de ses innovations ont été reprises et ont infusé les Google Apps (Gmail, Docs, Slides, Sheets, Chat, Meet ou encore Calendar) - rebaptisées depuis G Suite. Aujourd’hui, G Suite change à nouveau de nom. Et - ironie de l’histoire - il revient à cette interface unifiée. Cette fois, le public semble prêt.

La refonte de la suite bureautique et de productivité s’appelle « Google Workspace ». Elle est conçue pour collaborer sans avoir à passer d'une application à une autre. « C’est tout ce dont vous avez besoin pour faire votre travail, réuni dans un seul et même endroit », résume Javier Soltero, Workspace General Manager et ancien patron d’Office 365 chez Microsoft, arrivé chez Google l’année passée pour mener ce chantier.

Dans Workspace, les utilisateurs pourront par exemple ouvrir et travailler dans Google Docs, Google Slides ou Google Sheet directement depuis Google Chat ou encore lancer une visioconférence Google Meet sans quitter le document à réviser (une fonctionnalité baptisée « picture-in-picture »).

Autre fonctionnalité qui rappelle Wave, un collaborateur peut taguer un autre participant (avec un « @ ») directement dans le corps du document - au lieu d’ajouter un commentaire. En survolant le @, une « fiche » apparaît avec les coordonnées de l'utilisateur ainsi que des suggestions contextualisées comme « Partager le document ».

Autre avancée, lorsqu’un document est mis en lien dans un autre (une présentation qui est évoquée dans un doc par exemple), une prévisualisation de ce document cible (la présentation) se fait directement dans le document source (le doc) en le survolant de la souris, sans avoir à ouvrir le document cible.

« Dans l'ensemble, je pense que cela traduit une meilleure intégration entre les différentes applications », commente Irwin Lazar, analyste de Nemertes Research. « Cela réduit la nécessité de jongler entre les tâches et les outils ». 

Pour les analystes, cet effort de Google vise à se relancer face à Microsoft 365, toujours très solide dans les grands groupes, et à gagner plus de clients payants. « Avec Workspace, Google essaie de construire un produit plus compétitif », analyse Bob O'Donnell de Techanalysis. « [Même si] je pense qu'ils ont encore du chemin à faire ».

Workspace montre aussi que Google met davantage l'accent sur les applications dîtes « de collaboration », ce qui correspond plus à la direction que prend le secteur, renchérit Irwin Lazar. Pour lui, Google concentrait trop sa stratégie sur sa messagerie, Gmail « alors que le monde passe à un mode de collaboration centré sur l'équipe », constate-t-il, évoquant Teams ou Slack.

A la décharge de Google, Gmail était certes la pierre angulaire de G Suite, mais Google ne misait pas tout sur le mail – celui-ci étant plus une porte d’entrée vers les autres services. Quant à ses applications collaboratives, elles n’ont rien à envier en termes d’ergonomie et de fonctionnalités à leurs grande concurrente, Office 365. La preuve : beaucoup d’employés utilisent les deux (souvent pour compléter la suite de Microsoft). La position dominante de Microsoft sur ce marché tient vraisemblablement autant à son image et à son historique B2B qu’à une éventuelle avance fonctionnelle de son produit.

Quoi qu’il en soit, et toujours selon Irwin Lazar, les entreprises qui adoptent un mode de collaboration centré sur la messagerie d'équipe auraient des coûts moins élevés et constateraient des « améliorations significatives » de leur productivité, de leurs ventes et de leurs services client. Les applications de collaboration serait également un moyen de communiquer plus simple que le courrier électronique. Google pourra désormais reprendre ces arguments à son compte.

La sortie de Workspace coïncide par ailleurs avec l’arrivée d’un quatrième plan tarifaire : le plan « Business Plus », à 18 $ par utilisateur et par mois. Ce nouveau plan prend en charge jusqu’à 250 participants aux réunions vidéo et offre 5 To de stockage cloud par utilisateur.

Google a également supprimé le stockage illimité de l’édition « Business Standard ». Ses clients disposent à présent de 2 To par utilisateur pour le même prix.

Google prévoit de déployer Workspace au cours des prochains mois.

D’un point de vue design, les logos de Gmail, Drive, Meet et Calendar vont être modifiés pour inclure les quatre couleurs rouge, bleu, jaune et vert du logo de Google. Quant à celui de Workspace, on peut penser que ce sera un « W ». Comme dans... « Wave ».