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Trello : que change la (grosse) mise à jour de mai 2019 pour les utilisateurs ?

Limitation de la version gratuite et outil d'automatisation en low-code no-code avec un power-up baptisé Butler (majordome en français) sont deux nouveautés qui peuvent changer de manière significative l'utilisation de l'outil de collaboration d'équipe.

Philippe Ducellier
par
Publié le: 21 mars 2019

Michael Pryor, Directeur de Trello, vient d'annoncer une mise à jour majeure de l'outil de collaboration d'équipe racheté par Atlassian en 2017. L'annonce marque un tournant prévisible dans le modèle économique de l'éditeur qui a décidé de réduire le nombre de tableaux pour les comptes gratuits.

Rappelons que Trello fonctionne sur le mode de post-it numériques (des cartes). Ces cartes sont organisées en listes, qui elles-mêmes constituent des tableaux.

Jusqu'ici, les comptes gratuits n'avaient pas de limite de nombre de tableaux (Boards). C'est désormais terminé. « Les équipes avec la version gratuite pourront compter un maximum de 10 tableaux ouverts », écrit Michael Pryor.

Une limitation... limitée

« Nous comprenons parfaitement que ce changement peut avoir un impact sur la façon dont votre équipe utilise Trello ; nous souhaitons donc vous laisser le temps de vous y habituer », ajoute-t-il. « Jusqu'au 1er mai 2019, les équipes utilisant la version gratuite pourront ajouter jusqu'à 10 tableaux sans passer à la version Business Class. Après cette date, si votre équipe dispose de 10 tableaux ouverts ou plus, vous pourrez toujours y accéder, mais vous devrez passer à la version Business pour en ajouter d'autres ».

Une précision s'impose. La limitation n'est en effet pas si drastique qu'elle peut en avoir l'air. Dans Trello, il existe deux grands types de tableaux. Les tableaux individuels et les tableaux partagés au sein d'une équipe.

Les premiers ne sont pas touchés par ce changement. « Tous les utilisateurs peuvent toujours créer un nombre illimité de tableaux, de listes et de cartes », confirme le Directeur de Trello.

Quant aux tableaux d'équipe, la limitation concerne une équipe. Dit autrement, si une entreprise a plusieurs projets dans Trello (par exemple 5) reliés chacun à une équipe différente, chaque projet peut avoir 10 tableaux actifs (l'entreprise aura donc une limite à 50 tableaux).

Côté utilisateur, la limite ne s'applique pas non plus. Un employé qui serait membre des 5 équipes à la fois aura accès aux 50 tableaux. Il ne sera pas limité à 10.

On le voit, cette stratégie de Trello, assez douce au final, vise plus à pousser les plus gros utilisateurs vers une version payante.

Un majordome nommé Butler

D'autant plus que dans le même temps, la version gratuite n'est pas bridée et bénéficie de la grosse nouveauté de la mise à jour : Butler.

« Butler est un outil d'automatisation intégré pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment », résume Michael Pryor.

Dans l'univers de Trello, c'est un Power-up qui ressemble à un début d'incursion entre le RPA et un moteur de règles intégré. Butler repose sur des commandes simples - sans code - pour déterminer des actions en fonction de déclencheurs.

Paramétrage de Butler

Pour l'automatisation, Butler peut trier des listes, changer l'échéance d'une carte (la marquer comme terminée ou décalée lorsqu'elle est déplacée dans une liste précise comme « Terminé » ou « en retard »), ou modifier le contenu d'une carte (en marquant tous les points d'une checklist comme faits) ou encore laisser un commentaire, parmi d'autres actions possibles.

« Si vous êtes dans une équipe commerciale et que vous avez un contrat qui doit être soumis au juridique, vous pouvez configurer une règle pour faire en sorte que chaque fois qu'une carte est mise dans la liste « Contrôle légal» , votre checklist du processus de supervision juridique soit ajoutée à la carte avec une date d'échéance de 2 jours, et l'avocat de votre équipe sera automatiquement désigné comme responsable sur cette carte », illustre Brian Cervino, Product Marketing Manager.

Autre exemple, une règle peut automatiser une copie de chaque carte déplacée dans la liste « Terminé » d'un tableau vers le tableau général de l’équipe.

Butler permet également de créer des boutons pour déclencher des actions ou des suites d'actions, comme déplacer les cartes dans la liste suivante ou fixer une échéance type (une semaine, trois jours, un mois et demi). Le bouton peut aussi être appliqué à une liste : « comme déplacer toutes les cartes en retard en haut de chaque liste, ajouter une étiquette rouge et laisser un commentaire : “Où en est-on ?” ».

Dans la version gratuite de Trello (et Gold), Butler n'est disponible que si aucun autre power-up n'est actif dans le tableau.

Dans la version Business et Entreprise, son usage est illimité et inclut d'autres fonctionnalités de planification de commandes pour organiser, nettoyer et mettre à jour les tableaux à une date et une heure prédéfinies. « Par exemple, sur un tableau de sprint hebdomadaire, vous pouvez planifier une commande pour le début de chaque semaine [...] : tous les lundis à 9h, archiver toutes les cartes de la liste “Semaine Dernière”, déplacer les cartes de la liste “Cette semaine” vers la liste “Semaine Dernière”, déplacer toutes les cartes de “Prochaines tâches” dans “Cette semaine” et les trier par date d'échéance », propose Trello.

Lorsque Butler (Majordome en français) est activé sur un tableau, l'outil l'analyse et recommande des automatisations possibles pour les actions courantes de ses listes.

La mise à jour Entreprise ajoute 12 autres fonctionnalités dont la visualisation de plans (sur mobile) avec le Power-up Map et plusieurs outils pour l'administration et la gestion.

Trois questions à Trello sur la limitation des comptes gratuits

LeMagIT : Imaginons une entreprise avec trois équipes (A, B et C) qui utilisent toutes Trello. Que se passe-t-il si un employé est, en même temps, un membre invité de l'Équipe A et de l'Équipe B. Cela comptera-t-il pour 2 "Team Boards" dans ses comptes ?

Trello : Non, cela ne comptera pas comme deux "tableaux d'équipe" pour le compte de l'employé. Nous comptons les "Team Boards" par équipe constituée, et non par individu. Dans votre exemple, les équipes A, B et C peuvent toutes avoir 10 tableaux chacune.

Si vous, personnellement, vous faites partie de ces trois équipes, vous pouvez par ailleurs toujours créer autant de tableaux que vous le souhaitez sur votre compte personnel. Et vous pouvez rejoindre autant d'équipes que vous le souhaitez, sans limite du nombre de tableaux que vous utilisez individuellement.

LeMagIT : Pour que les choses soient encore plus claires, que se passe-t-il si je travaille au sein de cinq tableaux avec l'équipe A et de 5 autres avec l'équipe B et que l'administrateur de l'équipe C m'invite à un nouveau tableau ?

Trello : Il ne se passera rien - vous pouvez encore être ajouté à n'importe quel autre Team Board. Si vous travaillez sur 10 tableaux d'équipe avec A, et sur 10 autres dans l'équipe B, vous pourrez toujours travailler sur 10 tableaux avec l'équipe C. Vous pouvez rejoindre autant d'équipes que vous le souhaitez.

La limitation ne s'applique qu'à une "équipe", qui est une façon d'organiser les utilisateurs et les tableaux à partir d'un seul endroit.

LeMagIT : Il est dit sur votre site que "tous les membres de l'équipe verront le nombre de tableaux restants qui peuvent être ajoutés". Ce nombre est-il déjà affiché ou apparaîtra-t-il le 1er mai ?

Trello : Ce nombre sera affiché une fois qu'une équipe gratuite sera à trois tableaux de la limite. Les équipes existantes auront la possibilité d'ajouter 10 tableaux supplémentaires jusqu'au 1er mai 2019. Par exemple, si une équipe gratuite existante a actuellement 5 tableaux, elle pourra en ajouter 10 pour un total de 15 tableaux jusqu'au 1er mai. Elle verra apparaître le nombre de tableaux restants après en avoir utilisé 12.  Ce nombre apparaîtra au fur et à mesure que les équipes approcheront de la limite. Et ceci est déjà activé.

Pour approfondir sur Outils collaboratifs (messagerie, visio, communication unifiée)